Come organizzare un viaggio: Una guida per i principianti

Si sta chiedendo come organizzare un viaggio e non sa da dove cominciare? Non sei solo!

Per i viaggiatori esperti, prenotare i voli e mettere insieme un itinerario è una seconda natura. Ma ricordo che la prima volta che ho pianificato un viaggio tutto da solo, ero un po’ nervoso.

Certo, ero eccitatissimo per la mia prima esperienza di viaggio indipendente. Ma non avevo la più pallida idea di come creare in modo efficiente un itinerario, cercare i voli, trovare i posti dove stare o capire i trasporti. Inutile dire che mi mettevo in dubbio ad ogni passo.

Ma non più! Dopo tutti questi anni, sono una specie di professionista della pianificazione di viaggi (…ho avuto un breve periodo come agente di viaggio nel 2016, dopo tutto!)

Ricevo decine e decine di email e messaggi da parte di futuri viaggiatori, e ho pensato che sarebbe stato utile creare una guida dettagliata per gli ansiosi principianti (o anche per i viaggiatori esperti che amano le liste di controllo e le informazioni utili – piacciono anche a me).

Ho stipato quanta più conoscenza e quante più risorse possibili in questa guida “Come organizzare un viaggio”. Spero che la troverete utile, ma come sempre, lasciate qualsiasi domanda nella sezione commenti e farò del mio meglio per rispondere!

(A corto di tempo? Puoi trovare una lista condensata delle mie risorse di viaggio preferite qui.)

Scegli una destinazione

Ricercare e scegliere una destinazione di viaggio è di gran lunga una delle parti più emozionanti della pianificazione di un viaggio.

A questo punto del tempo, il mondo intero è la tua ostrica. Puoi andare ovunque e fare qualsiasi cosa!

Di nuovo, il mondo è un posto dannatamente grande, quindi è bene avere una strategia per restringere le tue opzioni.

Ecco alcuni metodi per scegliere una destinazione di viaggio:

• Cerca l’ispirazione. Una delle mie risorse preferite per trovare ispirazione è The Travel Book di Lonely Planet. Presenta brevi panoramiche di OGNI SINGOLO PAESE del mondo insieme ad alcune foto davvero stupefacenti. Ho sprecato molte ore sfogliando questo libro! Mi piace anche sfogliare Pinterest e Reddit per trovare foto e itinerari di viaggio. E naturalmente seguo molti blogger di viaggio su Instagram e Bloglovin’!
• Scegli la destinazione che è più economica per volare. Sei disposto ad andare in qualsiasi parte del mondo? Risparmia qualche soldo serio semplicemente prenotando il volo meno costoso che puoi trovare! Iscriviti a un servizio come Scott’s Cheap Flights, che ti manda offerte di biglietti aerei dai tuoi aeroporti locali. Puoi anche usare lo strumento Explore su Kayak per cercare voli economici ovunque.
• Costruisci una lista di cose da fare. A volte, quando sto navigando online e mi imbatto in una nuova destinazione o in un’attrazione interessante, la annoto nella sezione note del mio iPhone. Tengo una bucket list “locale” (piena di tutti i tipi di destinazioni vicino a dove vivo in California) così come una bucket list globale. Può essere facile dimenticare ciò che originariamente ha attirato la vostra attenzione su una città o un paese, quindi avere alcune note a portata di mano quando arriva il momento di prenotare un viaggio può aiutare con la vostra decisione.

Pssst – Possiedo tutti e 3 questi libri da tavolo, e sono incredibili per trovare l’ispirazione di viaggio!

Decidi quanto dovrebbe essere lungo il tuo viaggio

Quattro giorni? Una settimana? Due settimane? Un mese?

Non ci sono risposte giuste o sbagliate quando si tratta della lunghezza del tuo viaggio, ma in genere questa decisione si riduce ad alcuni fattori:

1. Tempo di vacanza. Quante ne avete? Quanto ne vuoi spendere in questo viaggio?
2. Il tempo di viaggio verso la destinazione. In generale, più lontano sei, più lungo dovrebbe essere il tuo viaggio. Se la tua destinazione è a sole tre ore di volo, puoi sicuramente passarci solo qualche giorno e ottenere il valore dei tuoi soldi. Se stai passando 20 ore su un aereo, tuttavia, probabilmente vorrai una settimana intera (meglio ancora, due) al minimo per far sì che il tempo di viaggio ne valga la pena.
3. Tempo necessario per godersi la destinazione. I paesi sono di tutte le dimensioni, e il tempo necessario per esplorare “correttamente” la Cina rispetto al Costa Rica (per esempio) sarebbe drasticamente diverso. È vero che probabilmente non vedrai mai tutto ciò che un paese ha da offrire, non importa quanto tempo tu abbia. Ma se stai visitando una grande destinazione, o una che ti affascina davvero ad un livello profondo, è intelligente mettere in preventivo più tempo.
4. Budget monetario. In generale, più lungo è il tuo viaggio, più spenderai. Il che ci porta a…

Imposta il tuo budget

Alcune persone potrebbero preferire impostare il loro budget prima nel processo; per esempio, anche prima di decidere la destinazione o la lunghezza del viaggio. E questo probabilmente ha senso se hai un budget molto stretto o limitato.

Per esempio, se sai che non puoi assolutamente spendere più di 1.000 dollari in totale, allora è intelligente prendere questa decisione prima, e poi cercare le destinazioni che rientrano nel tuo budget (o perché hanno un basso costo della vita, o perché sono economiche per volare).

Ma personalmente, tendo ad avere già una destinazione da sogno in mente, e poi costruire il mio budget intorno al biglietto aereo e ai costi medi della destinazione.

Per esempio, se ho scelto il Messico (che è a un breve volo di distanza, oltre che una destinazione relativamente economica) fisserò un budget molto più basso che se avessi scelto la Germania, che costa più soldi per volare, oltre ad essere un paese più caro.

Ancora una volta, se sai di avere un budget limitato, ha senso escludere subito le destinazioni inaccessibili. Ma se hai un po’ di margine di manovra, ha senso essere flessibili nel tuo budget in base alla località.

Ma come fai a stabilire il tuo budget di viaggio?

In sostanza, basta capire quanto sei in grado di spendere comodamente, e poi forzare le tue spese per rientrare in quel budget. Facile, no?

Può essere utile pensare in termini di dollari al giorno; per esempio, se hai 2.000 dollari da spendere (esclusi i costi di volo) e vuoi viaggiare per 10 giorni, sai che puoi spendere 200 dollari al giorno per alloggio + cibo + attività, ecc.

Avere questa stima a portata di mano può aiutarti a prendere decisioni su hotel e attività più avanti nel processo di pianificazione.

Iniziare la ricerca dei voli & Date

Regola super importante: i voli dovrebbero essere SEMPRE la prima cosa da prenotare.

Perché?

I prezzi e la disponibilità delle compagnie aeree sono molto più volatili dei prezzi e della disponibilità degli hotel o delle attività.

Se prenoti un volo e poi scopri che la camera d’albergo che ti piaceva non è più disponibile, c’è ancora una buona possibilità di trovare un posto dove stare che soddisfi le tue esigenze e rientri nel tuo budget.

Ma cosa succede se hai già prenotato i tuoi hotel, solo per scoprire che il volo che stavi guardando è raddoppiato di prezzo? O non è più disponibile? O è significativamente più economico il giorno prima o dopo che avevi pianificato di iniziare il tuo viaggio?

Avrai anche bisogno di conoscere il tuo programma di arrivo e partenza per costruire il tuo itinerario.

Per esempio, fattori come il fatto che il tuo volo arrivi di mattina o di sera possono determinare quanto tempo trascorri nella città di arrivo prima di muoverti verso la prossima destinazione.

Ecco alcune variabili da considerare durante la ricerca di date e rotte aeree:

• Quando puoi assentarti comodamente dal lavoro o dalla scuola?
• In quale stagione vuoi viaggiare? Come sarà il tempo nella tua destinazione in quel periodo?
• Vuoi viaggiare in alta stagione (tipicamente il tempo migliore, ma i prezzi più cari) o in bassa stagione (meno turisti e costi più bassi, ma potrebbe esserci maltempo o altri inconvenienti)?

A me personalmente piace usare Kayak per cercare i voli, ma prenoto sempre direttamente con la compagnia aerea. Perché? Se succede qualcosa (come un ritardo, una cancellazione o un volo perso) i venditori terzi saranno meno attrezzati per aiutarti rispetto alla compagnia aerea vera e propria.

Una volta che hai fissato le tue date e identificato un volo che ti soddisfa, ti consiglio comunque di creare un itinerario di massima prima di prenotare effettivamente i tuoi voli. Il che ci porta a…

Crea il tuo itinerario

A questo punto, mi piace fare una lista di tutte le potenziali città, attrazioni e attività all’interno della mia destinazione che mi interessano. Un documento Word o la sezione note del tuo telefono è un buon posto per fare questa lista. Ho anche usato PowerPoint se voglio includere immagini nelle mie note.

…questa lista è di solito troppo lunga.

Se hai una settimana per esplorare un paese, non riuscirai ad inserire le visite a 5 città diverse. Semplicemente non lo farai! Restringi la tua lista alle 2 città che ti interessano di più.

Se il tuo viaggio è più lungo, aumenta di conseguenza il numero di destinazioni; per esempio, in 2 settimane potresti ragionevolmente visitare 4 (o forse 5) città.

Alcune regole personali:

• 2 giorni per città come minimo assoluto
• Per le grandi città (come Parigi), raddoppiate questo numero
• 3 giorni è il mio punto forte per la maggior parte delle città di medie dimensioni
• Evitare soggiorni di una sola notte…anche per le piccole città. È solo una seccatura troppo grande con il check-in e il check-out degli hotel; non c’è tempo per rilassarsi davvero!

Fattori per aiutarti a restringere la tua lista e scegliere quali città visitare:

• Accessibilità di viaggio e tempo tra le città (se una città è a 9 ore di autobus, e un’altra città è a 1 ora di navetta, sceglierei quasi sempre la seconda città)
• Cose da fare in ogni città; cosa ti interessa di più?
• Disponibilità di alloggi in ogni città

E qui c’è qualcosa che la maggior parte delle guide probabilmente non ti dirà: non esiste una cosa come una città o un’attrazione da vedere assolutamente.

Seriamente! È tutto relativo.

Se il tuo sogno è quello di girare in bicicletta per la campagna francese esplorando piccoli villaggi e degustando vini locali, e il pensiero di camminare per le strade della città e visitare i musei d’arte ti sembra un inferno, perché dovresti passare del tempo prezioso a Parigi durante la tua settimana in Francia?

Lo so, sembra un peccato saltare una città così grande come Parigi… ma onestamente, credo che sia peggio saltare quelle destinazioni che infiammano la tua immaginazione e ti riempiono di eccitazione, in favore del “must see” di qualcun altro.”

Non credo nel saltare le attrazioni turistiche solo per il gusto di andare fuori dai sentieri battuti (in verità, le attrazioni popolari sono di solito popolari per una buona ragione), ma se davvero non ti parlano, segui il tuo cuore.

…Scusa, questa era un po’ una tangente! Ma ecco dove voglio arrivare: So che è difficile inserire tutto quello che vuoi vedere nel tuo itinerario. Per me, di solito è più che difficile – è impossibile!

Il mio consiglio: Accetta il fatto che non puoi vedere tutto, scegli i posti che ti eccitano o ti interessano di più, e confida nel fatto che ti divertirai così tanto a visitare quei posti, che non penserai nemmeno ai posti che hai dovuto tagliare.

È la verità, te lo prometto.

Inizia a prenotare!

Una volta che hai scelto un itinerario che ti soddisfa, è il momento di bloccare il tutto prenotando finalmente i voli, gli alloggi, le attività e qualsiasi altro mezzo di trasporto.

Prenota i tuoi voli

Boom! Fatto.

Questo è sempre un momento super eccitante per me, perché non importa cosa succede dopo…non si può più tornare indietro, si parte per il viaggio!

Prenota il tuo alloggio

Dopo aver assicurato i voli, l’alloggio è sempre la prossima cosa che prenoto.

Il più delle volte, finisco per prenotare un posto dove stare tramite Airbnb. Trovo che si può ottenere un valore davvero incredibile da Airbnb, per lo stesso costo o inferiore a quello che si trova in un hotel. Molte delle case che ho affittato hanno una vista incredibile o servizi, e di solito sono in ottime posizioni.

(Psst – ottieni $40 di sconto sul tuo primo soggiorno Airbnb!)

Quando non sto in un Airbnb, mi piace cercare camere d’albergo su Booking.com.

Non solo è un utile motore di ricerca per trovare camere disponibili, ma puoi anche vedere le foto, leggere le recensioni degli utenti, e vedere le valutazioni di caratteristiche come la posizione, la pulizia e il valore complessivo.

A differenza dei voli (che preferisco prenotare direttamente con le compagnie aeree), sono felice di prenotare gli hotel attraverso fornitori terzi come Booking. A volte puoi trovare offerte migliori di quelle che vedi sul sito dell’hotel, come la colazione gratuita o la prenotazione flessibile.

Detto questo, ti consiglio sempre di fare shopping per vedere dove puoi trovare il prezzo più basso!

Quando viaggio con un budget limitato, HostelWorld è la mia fonte di riferimento per trovare dormitori o anche stanze private negli ostelli.

Se non sei mai stato in un ostello prima d’ora, il mio consiglio è questo: non criticarlo finché non l’hai provato! Possono essere fantastici per viaggiare a basso costo e incontrare viaggiatori simili.

Qualunque sia il servizio che uso per prenotare il mio alloggio, queste sono alcune cose che cerco sempre:

• Posizione, posizione, posizione. Non importa quanto sia stupendo o unico un hotel, è difficile rinunciare a un alloggio che sia perfettamente situato. Puoi risparmiare molto tempo e stress scegliendo un posto che sia a pochi passi dal centro della città, dalle maggiori attrazioni, dal buon cibo e dalla vita notturna, ecc.
• Carattere/carattere. Perché prenotare una stanza “cookie cutter” quando ci sono così tanti ostelli eccentrici, boutique hotel, pensioni a conduzione familiare, o Airbnbs splendidamente decorati tra cui scegliere?
• Viste. Non è un must-have, ma li prendo dove posso averli!

Pianifica/Prenota altri trasporti

Come ti sposterai tra le varie città che stai visitando? Che ne dici di gite o escursioni giornaliere?

Prenotare i trasporti potrebbe non essere qualcosa che devi fare in anticipo, ma è qualcosa che dovresti assolutamente ricercare e pianificare.

• Se noleggi un’auto, ti consiglio vivamente di prenotare in anticipo.
• Se viaggi in treno, può dipendere dalla destinazione se hai bisogno o meno di prenotare in anticipo. Cerca gli orari dei treni per vedere quanto spesso partono per la tua destinazione, e sfogliare i forum come Reddit o TripAdvisor per vedere cosa dicono gli altri viaggiatori sulla prenotazione in anticipo o dopo che sei arrivato.
• Se viaggi in autobus, molto probabilmente non hai bisogno di prenotare prima del tuo arrivo … ma ancora una volta, non fa male controllare due volte.

Pianifica/prenota le attività

Questa parte è sempre molto divertente!

Come hai fatto durante la selezione delle città da visitare, ti consiglio di compilare una grande lista di tutte le possibili attività e attrazioni che ti interessano: tour a piedi, escursioni giornaliere, musei, siti architettonici o storici, tour gastronomici, visite ai bar, escursioni, snorkeling, ecc.

Ecco dove mi piace cercare le cose da fare e vedere durante il viaggio:

• blog di viaggi (come questo 😉 )
• Pinterest
• TripAdvisor
• Rough Guides (adoro le loro sezioni “Things Not to Cose da non perdere)
• Lonely Planet
• WikiTravel
• Reddit

Una volta che hai una buona idea delle tue possibili opzioni, tornate alla vostra lista e restringete le vostre scelte ai vostri personali “must do’s”.” Quando decidi quali attività tagliare, considera fattori come la lunghezza del tempo, il costo, la posizione e, soprattutto, quanto ogni attrazione o attività ti interessa.

Ecco un altro consiglio: non hai bisogno di un itinerario minuto per minuto per ogni singolo giorno del tuo viaggio.

Ognuno ha stili di viaggio diversi; alcuni preferiscono lasciare i loro piani aperti e prendere decisioni al volo, mentre altri preferiscono pianificare e prenotare in anticipo il più possibile.

In entrambi i casi, consiglio di lasciare un po’ di spazio di manovra nei vostri itinerari giornalieri.

La mia preferenza personale è di 1) fare una lista di tutte le attività, attrazioni e ristoranti che voglio assolutamente provare, e poi 2) “assegnarli” liberamente ai vari giorni. Questa tattica mi permette di assicurarmi di poter inserire tutto ciò che voglio nel mio programma, pur mantenendolo flessibile.

Ricorda: viaggiare dovrebbe essere divertente! Non forzarti a fare qualcosa solo perché era originariamente sul tuo itinerario; se non te la senti più una volta che sei a destinazione, o pensi che preferiresti sperimentarla in un altro giorno, non è un problema!

Fai un piano di arrivo dettagliato

Arrivare per la prima volta in un paese straniero mi lascia sempre con le farfalle nello stomaco… e non solo quelle buone.

E se mi perdo? E se vengo truffato? E se, e se…

Questi sono tutti pensieri perfettamente normali, ma fare un piano di arrivo dettagliato può aiutare ad alleviare alcune di queste ansie.

Pianifica fattori come:

• Qual è il modo migliore per raggiungere il tuo hotel/ostello/Airbnb? Quanto dovrebbe costare? Come comportarsi con i tassisti che cercano di farti pagare troppo? (Consiglio: rifiutati di accettare una corsa a meno che non accendano il tassametro)
• Dove/come acquisterai la valuta locale? (Un bancomat dell’aeroporto è di solito una buona opzione)

Mi piace anche fare uno screenshot del nome e dell’indirizzo del mio hotel (nella lingua locale, se possibile) così come le mie conferme di prenotazione. In questo modo, se c’è un problema con la connessione WiFi, ho ancora tutto ciò di cui ho bisogno per fare il check-in nella mia stanza, che è la cosa più importante del primo giorno.

Pianifica questi passi non molto divertenti ma super importanti

Visti – Hai bisogno di un visto per visitare la tua destinazione? Per gli americani che visitano la maggior parte dei paesi, la risposta di solito è no. Ma è sempre intelligente controllare due volte i requisiti del visto, così come i requisiti di validità del passaporto (nota: la maggior parte dei paesi richiede che il passaporto sia valido per almeno sei mesi dopo la data di ritorno).

Vaccini – Sul sito del CDC, c’è una sezione dove i viaggiatori possono inserire la loro destinazione e trovare le vaccinazioni raccomandate, così come i rischi per la salute.

Assicurazione di viaggio – Non si dovrebbe mai viaggiare senza una corretta assicurazione di viaggio! Vorremmo tutti dare per scontato che il peggio non ci accadrà mai mentre viaggiamo all’estero… ma la verità è che nessuno di noi può pianificare queste cose.

Se sei seriamente ferito o ti ammali all’estero, avere un’assicurazione può fare un mondo di differenza per assicurarti di ricevere le cure di cui hai bisogno. Soprattutto quando si tratta di malattie ed emergenze gravi! World Nomads è una delle preferite tra i viaggiatori esperti; puoi inserire i dettagli del tuo viaggio nello strumento qui sotto per vedere una stima dei prezzi:

Di’ alla compagnia della tua carta di credito i tuoi piani di viaggio – Di solito, se la tua banca vede un improvviso afflusso di addebiti sulla tua carta di credito provenienti da un paese straniero, cosa farà…? Segnalare le spese come potenzialmente fraudolente e congelare la vostra carta, forse?

Questo sarebbe considerato un ottimo servizio la maggior parte delle volte, ma potrebbe diventare una situazione da incubo per qualcuno che viaggia all’estero. Fate SEMPRE sapere alla vostra banca dei vostri piani di viaggio; quasi tutte le banche vi permettono di inserire queste informazioni online al giorno d’oggi. In caso contrario, basta chiamarli.

Ha il tempo della tua vita!

Pianificare un viaggio richiede sicuramente lavoro, ma è una di quelle cose che diventa più facile e molto meno stressante quanto più lo fai. E ehi, lo sforzo ripaga sicuramente – ti divertirai un sacco!

Goditi il tuo viaggio – mangia tutto il cibo, vedi tutte le attrazioni, immergiti nella cultura e scatta tutte le foto. Buon viaggio!

Stai pianificando un viaggio in un posto fantastico? Quali domande hai ancora su come pianificare un viaggio? Posso fare del mio meglio per rispondere nei commenti!

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