Consigli per scrivere lettere efficaci ai legislatori statali e ad altri funzionari

Di Adrian Hochstadt, JD, CAE

March 28, 2005

Contattare un legislatore o un funzionario governativo non deve essere difficile o intimidatorio. Considerate di condividere con i membri della vostra associazione questi semplici consigli su come scrivere una lettera efficace ai funzionari statali.

Scrivere ai legislatori e ai regolatori statali è un modo per influenzare i politici ed educarli sui problemi e sulle prospettive della medicina veterinaria. Di seguito ci sono alcuni semplici consigli che puoi usare per scrivere lettere più efficaci:

• Usa un saluto appropriato. Il saluto dovrebbe essere “Caro Rappresentante Smith” o Caro Senatore Smith” o “Caro Assessore Smith” a seconda della carica ricoperta. L’indirizzo dovrebbe essere: Onorevole Jim Smith, Indirizzo, Città, Stato, CAP. Rivolgetevi ai funzionari del governo statale come fareste con una comunicazione commerciale, indicando il titolo del destinatario (Jim Smith, Direttore, Dipartimento dell’Agricoltura, Indirizzo, Città, Stato, CAP).
• Evitate la giusta indignazione. Un tono educato e informativo è il migliore. Evitate di aprire dicendo “come cittadino e contribuente”, poiché il legislatore può presumere che voi siate entrambi. Iniziate la lettera con un breve paragrafo che descriva il problema e la richiesta che state facendo. Un esempio di frase di apertura standard è: “Sto scrivendo riguardo alla HB 1234, la legge sui diritti del benessere degli animali, attualmente all’esame della legislatura. Vi incoraggio ad opporvi a questa legislazione così come è stata scritta per il fatto che ….”
• Concentratevi sui punti chiave. Non rendere la comunicazione troppo prolissa. Cercate di usare termini e un linguaggio comune. La maggior parte dei legislatori non hanno una formazione medica o clinica e non possono decifrare un linguaggio troppo tecnico. Spiegate il potenziale impatto sui pazienti e/o sui proprietari, la qualità e l’accessibilità delle cure, la salute animale o umana e la vostra pratica, se rilevante. Una lettera di una pagina è l’ideale, ma due pagine sono accettabili. Evitate di discutere questioni tangenziali che diluiranno o confonderanno il vostro messaggio.
• In chiusura. Evitare un linguaggio minaccioso. Riassumete semplicemente i punti principali e incoraggiate azioni specifiche. Non siate vaghi. Le richieste dovrebbero essere chiare, concise e il più specifiche possibile, come quella di co-sponsorizzare una legge. Offrite di parlare con il legislatore o il regolatore fornendo un numero di telefono dove potete essere raggiunti. I veterinari sono generalmente visti in una luce positiva e sono visti come esperti in questioni di salute animale. Se contattati dal legislatore o da un membro dello staff, assicuratevi di trovare il tempo per parlare o visitare quella persona.

Le lettere dovrebbero essere scritte sulla vostra cancelleria o su quella del vostro studio. Usa le tue parole ed esempi personali. Anche se la maggior parte dei legislatori ha il fax e la posta elettronica, non è generalmente raccomandato che le comunicazioni personali siano inviate in questo modo, a meno che il legislatore non lo richieda specificamente, o semplicemente non c’è tempo per inviare materiale scritto per posta o consegna notturna.

Inoltre, assicuratevi di controllare l’ortografia di ogni lettera e correggete attentamente la grammatica e la punteggiatura. Non sarebbe male chiedere ad un collega di rivedere la lettera prima di spedirla.