Ecco come compilare il nuovo modulo W-4 per il 2021

Ogni anno, l’Internal Revenue Service emette un nuovo W-4, e ogni anno, molte persone non si preoccupano di compilarlo.

Questo accade nonostante il fatto che ci sono cose significative che possono accadere in un dato anno che potrebbero influenzare il modo in cui si compila un W-.4. Noi sosteniamo che rivedere annualmente il modulo W-4 è un’ottima abitudine per chiunque, anche se non è un requisito federale.

In questo post, forniremo una rapida panoramica del W-4 2021 sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Vi mostreremo esattamente come compilare il W-4, e vi guideremo attraverso i fogli di lavoro e lo stimatore di ritenute. Tutte queste conoscenze possono aiutare chiunque a compilare il modulo con le migliori informazioni possibili in base alla propria situazione.

Perché qualcuno dovrebbe preoccuparsi di compilare un W-4? Beh, il modulo è stato ridisegnato nel 2020 per rendere le ritenute più accurate, e mentre non c’è una grande differenza tra il modulo del 2020 e quello del 2021, è importante rimanere aggiornati.

I contribuenti che compilano il modulo 2021 hanno meno probabilità di ritrovarsi con una grande bolletta fiscale o un rimborso gigantesco quando presenteranno la dichiarazione dei redditi nel 2022 – denaro che avrebbe potuto essere investito o speso per spese essenziali durante l’anno.

Aggiornare l’importo delle ritenute è sempre facoltativo, anche se l’IRS raccomanda ai dipendenti di rivedere i loro moduli W-4 ogni anno.

Ok, immergiamoci nei dettagli, in modo da sapere come compilare il modulo.

Guida del datore di lavoro al W-4 2021

Questa sezione spiega i maggiori cambiamenti del W-4 che i datori di lavoro devono conoscere.

Cosa c’è da sapere sul modulo W-4?

I dipendenti che non hanno avuto cambiamenti significativi nella vita, come sposarsi o avere figli, probabilmente non hanno compilato un W-4 da molto tempo. Ecco perché vi consigliamo di ricordare al vostro team l’importanza di rivedere le loro ritenute ogni anno. Inoltre, ogni nuovo dipendente deve compilare un W-4.

Se questo non è un motivo sufficiente per rivedere il modulo W-4, con il passaggio del Tax Cuts & Jobs Act (TCJA) nel 2017, sono arrivati importanti cambiamenti alle ritenute dei dipendenti. Questi cambiamenti hanno colpito molti contribuenti in molti modi e sono ancora in corso.

Nel caso in cui vi siate persi i cambiamenti dell’anno scorso, ecco alcune cose che sono cambiate nel 2020 e che sono ancora in vigore sul modulo W-4 del 2021.

Il nome

Storicamente, il titolo del modulo W-4 era “Employee’s Withholding Allowance Certificate”. A partire dal 2020, il modulo W-4 non calcola più le “indennità”, quindi il titolo è stato abbreviato in “Certificato di ritenuta del dipendente”.

Buh-Bye, Personal Allowances Worksheet

Esattamente, il Personal Allowance Worksheet da pagina tre del vecchio Form W-4 è scomparso nel 2020 e continua a sparire nel modulo 2021.

Perché? Il TCJA ha eliminato le esenzioni personali. Queste esenzioni permettevano di dedurre il reddito personale di un contribuente, che riduceva il suo reddito imponibile, e quindi la sua imposta federale sul reddito. Queste esenzioni erano legate alle indennità, ma dato che le esenzioni non ci sono più, è sparita anche la necessità di determinare il numero di indennità.

I 5 passi del modulo W-4

Ora, approfondiamo ogni passo in modo da poter guidare con successo i tuoi dipendenti attraverso il modulo W-4.

Passo 1: Inserire le informazioni personali

Questo passo deve essere completato da tutti i dipendenti. Se un dipendente non compila il modulo, dovrai calcolare la sua trattenuta come “Single” in modo da poter trattenere le sue tasse al tasso “Single” più alto.

Step 2: Lavori multipli o il coniuge lavora

Il messaggio prima del secondo step dà istruzioni su dove trovare una guida per i dipendenti che potrebbero essere esenti dalla ritenuta. Se il tuo dipendente lo chiede, indirizzalo a quella lingua, descritta qui sotto.

Questo messaggio istruisce anche i dipendenti che non hanno bisogno di compilare i passi da due a quattro al passo cinque, che tutti devono completare.

Per la fase 2, i dipendenti devono solo completare l’opzione (a), (b), o (c). Le opzioni (a) e (b) porteranno i dipendenti lontano dal modulo stesso, mentre l’opzione (c) può essere fatta direttamente sul modulo.

L’IRS ha dichiarato che l’opzione (a) darà ai dipendenti la maggior accuratezza e privacy delle tre, poiché il nuovo stimatore di ritenuta calcolerà tutte le voci rilevanti per il modulo. L’opzione (b) fornisce anche accuratezza ma richiede lavoro manuale, e (c) è la meno accurata poiché presuppone che i lavori abbiano una paga simile, ma è la più facile da completare.

Passo 3: Reclama i dipendenti

I contribuenti single con un reddito totale di $200,000 o meno ($400,000 se sposati in comune) hanno diritto al credito d’imposta per i figli. I dipendenti dovrebbero prestare attenzione alle definizioni in IRS Publication 972 – Child Tax Credit se stanno cercando di richiedere il credito.

Step 4: Other Adjustments

Questa sezione opzionale è per varie cose di cui un dipendente potrebbe voler tenere conto quando considera le sue ritenute. Queste aree includono:

• (a): Altri redditi (non da lavoro). Reddito aggiuntivo che potrebbe non essere soggetto a ritenuta, come reddito da pensione o dividendi.
• (b): Deduzioni. Questa linea è per le deduzioni diverse dalla deduzione standard. Questo include tutte le deduzioni dettagliate come gli interessi ipotecari e i contributi caritatevoli meno la deduzione standard. Ricordate che, in generale, la deduzione standard riduce il reddito lordo corretto di un contribuente per arrivare al reddito imponibile. La maggiore tra la deduzione standard e le deduzioni dettagliate aiuterà a ridurre l’ammontare delle tasse dovute. La deduzione standard del 2021 è di $25.100 per i contribuenti sposati che archiviano insieme; $12.550 per i contribuenti single e sposati che archiviano separatamente; $18.800 per quelli che archiviano come capofamiglia.
• (c): Ritenuta extra. Qualsiasi ritenuta extra che il dipendente vorrebbe trattenere ogni periodo di paga.

Passo 5: Assicurati che il tuo dipendente abbia firmato il modulo

Se il tuo dipendente non completa questo passo finale, il modulo non è valido.

Guida ai dipendenti su come compilare il W-4 2021

Tutti i dipendenti devono completare i passi 1 e 5 nel nuovo W-4. I passi 2, 3, e 4 sono completati solo se si applicano certi criteri. Tratteremo ognuno di questi passi in dettaglio qui.

Fai seguire ai tuoi impiegati i passi seguenti.

Passo 1: Inserisci le informazioni personali

Dovrai compilare le tue informazioni di base: 1) Nome; 2) Numero di previdenza sociale; 3) Indirizzo; 4) Città, stato e CAP; 5) Stato di registrazione. Niente di troppo complicato.

Ecco come si presenta:

Sotto i campi delle informazioni personali nel passo 1, ci sono i passi da 2 a 4. Molto probabilmente, questi passi non si applicano a voi se siete single con un solo lavoro o se siete sposati e il vostro coniuge non lavora.

Passo 2: Lavori multipli o il coniuge lavora

Più comunemente, questo passo è per chiunque abbia più di un lavoro o sia sposato e il cui coniuge lavora.

Selezionando la casella 2(c) si dice al datore di lavoro che si hanno più lavori. Se non vuoi rivelare questo fatto, non selezionare la casella.

In questo passo, il modulo nota che gli individui con più lavori dovrebbero completare il modulo W-4 con le informazioni del loro lavoro più remunerativo. Questo dovrebbe risultare nella ritenuta più accurata.

Se si lavora più di un lavoro, i passi da 3 a 4b dovrebbero essere completati solo su un modulo W-4.

Passo 3: Richiedere i familiari a carico

Questa sezione determina la vostra idoneità per il credito d’imposta per i figli. È un passo relativamente semplice da completare:

I contribuenti single con un reddito totale di $ 200.000 o meno ($ 400.000 se sposati in comune) avranno diritto al credito d’imposta per i figli.

Il vostro numero di figli qualificati sotto i 17 anni moltiplicato per 2.000 dollari andrà nella prima casella. Il numero di altre persone a carico moltiplicato per 500 dollari andrà nella seconda casella. La somma di questi due numeri andrà sulla linea 3.

Step 4: Altri aggiustamenti

Questa sezione è per varie cose di cui potresti voler tener conto.

Ecco come appare:

Queste aree includono:

• (a): Altri redditi (non da lavoro). Reddito aggiuntivo che potrebbe non essere soggetto a ritenuta, come dividendi o reddito da pensione.
• (b): Deduzioni. Deduzioni specifiche come interessi ipotecari e contributi di beneficenza che superano la vostra deduzione standard.
• (c): Ritenuta extra. Qualsiasi trattenuta extra che vorresti trattenere ogni periodo di paga.

Passo 5: Firma il modulo

Facile abbastanza, vero? Ok.

Tieni presente che se non firmi il modulo, non è valido. Questo significa che il tuo datore di lavoro non terrà conto delle tue nuove selezioni W-4 e delle tue ritenute, e invece calcolerà le tue ritenute come “Single.”

Fogli di lavoro sul modulo W-4

Passa oltre. Come il modulo W-4 del 2020, il modulo W-4 del 2021 ha solo due fogli di lavoro, rispetto ai tre del modulo del 2019. Li copriremo entrambi qui in modo che tu possa capire se dovresti usarli e perché.

Foglio di lavoro multiplo

Se scegli l’opzione b al passo 2, dovrai completare il foglio di lavoro Multiple Jobs. Secondo l’IRS, questo foglio di lavoro è meno accurato dello stimatore fiscale, ma fornisce la massima quantità di privacy.

Linea 1

La Linea 1 è per chiunque abbia due lavori o sia registrato insieme ad un coniuge che lavora.

Utilizzando le tabelle a pagina quattro, trovate il salario o lo stipendio del “Higher Paying Job” nella colonna a sinistra (vedi sotto) e incrociatelo con l’ammontare del salario o dello stipendio del “Lower Paying Job” nelle colonne da sinistra a destra.

L’intersezione di questi due importi è la cifra da inserire alla riga 1.

Nota che lo screengrab di cui sopra è la tabella per i contribuenti che sono sposati in comune o vedovi qualificati. C’è una tabella separata per i contribuenti single e sposati che archiviano separatamente e ancora un’altra tabella separata per i contribuenti che archiviano come capo famiglia. Assicurati di usare la tabella giusta.

Riga 2

La riga 2 è per qualcuno che ha tre lavori totali da solo o con un coniuge.

La linea 2a è per i due lavori più pagati. Di nuovo, trova il salario o lo stipendio per il lavoro più remunerativo nella colonna a sinistra e il salario o lo stipendio per il secondo più alto in alto. La cifra all’intersezione di queste due cifre andrà sulla riga 2a.

Per la riga 2b, i salari e gli stipendi per i due lavori più paganti devono essere sommati e trovati nella colonna a sinistra. I salari e gli stipendi per il terzo lavoro si trovano nella riga in alto della tabella. Il valore all’intersezione di queste due cifre andrà sulla riga 2b. La somma delle righe 2a e 2b va sulla riga 2c.

Riga 3

Le righe 3 e 4 si applicano a tutti coloro che scelgono di compilare il foglio di lavoro Lavori multipli.

La riga 3 è il numero di periodi di paga all’anno per il lavoro più remunerativo. Per esempio, se quel lavoro paga settimanalmente, allora 52 va sulla riga 3. Se il lavoro paga bimestralmente, allora 24 dovrebbe essere inserito

Linea 4

La linea 4 divide semplicemente l’importo sulla linea 1 o 2c per il numero di periodi di paga sulla linea 3. È l’importo che viene fornito nel passo 4c.

Foglio di lavoro delle detrazioni

Il foglio di lavoro delle detrazioni è per chiunque abbia intenzione di itemizzare le detrazioni. Dal momento che il TCJA ha aumentato la deduzione standard, molte meno persone itemizzeranno le loro deduzioni. Molte persone con alti guadagni continueranno comunque a capitalizzare, quindi procedete di conseguenza.

Per il 2021, se credete che le vostre deduzioni itemizzate supereranno $12.550 (se siete single o sposati separati), $25.100 (se siete sposati in comune), o $18.800 (se siete il capo famiglia), dovreste considerare di compilare il foglio di lavoro delle deduzioni.

Chiunque compili questo foglio di lavoro dovrebbe avere a portata di mano la dichiarazione dei redditi dell’anno precedente per avere una buona idea di quali potrebbero essere queste deduzioni.

Devo compilare un nuovo W-4?

La risposta breve è: dipende.

Ecco una lista di domande da porsi :

• Sei sposato? Se sì, il tuo coniuge lavora?
• Tu o il tuo coniuge avete un secondo lavoro?
• Hai nuove persone a carico?
• C’è la possibilità che tu non usi la deduzione standard?
• L’anno scorso avete ricevuto una grossa fattura fiscale o un grosso rimborso?

Se rispondi “Sì” a una di queste domande, allora ti consigliamo di rivedere il tuo W-4. Se siete assunti nel 2021, allora dovete compilare il nuovo W-4.

Potete anche fare riferimento alle nuove W-4 Frequently Asked Questions pubblicate dall’IRS, che forniscono ulteriori indicazioni su come regolare le vostre elezioni W-4 per il 2021.

Lo stimatore di ritenute fiscali

Ora, alcuni di voi probabilmente ci staranno guardando storto ora che vi abbiamo suggerito di fare tutto questo lavoro. Per rendervi tutto più facile, vi consigliamo di controllare lo stimatore di ritenute dell’IRS.

(Alla data di pubblicazione di questo articolo, lo stimatore di ritenuta fiscale sta usando le tabelle di ritenuta IRS 2020. La versione 2021 dello strumento dovrebbe essere disponibile nel 2021.)

Chiunque voglia usare lo stimatore dovrà essere preparato con informazioni simili a quelle richieste sui fogli di lavoro W-4.

Se siete interessati ad usare lo stimatore, dovreste avere quanto segue:

• La vostra più recente busta paga. Dovrebbe includere l’ammontare dell’imposta federale sul reddito trattenuta finora nell’anno fiscale corrente (2020).
• Una copia completata della sua più recente dichiarazione dei redditi. Aiuterà a stimare il reddito e altre voci per l’anno fiscale corrente.

È importante che chiunque usi lo stimatore sappia che sarà accurato solo quanto le informazioni inserite. Se si inserisce una “migliore ipotesi” per le informazioni richieste, il risultato non sarà così preciso.

Lo stimatore di ritenuta sputerà fuori un’approssimazione di ciò che l’obbligo fiscale di qualcuno sarà per la loro dichiarazione dei redditi e se la loro ritenuta attuale è sufficiente per soddisfare tale obbligo. A seconda della situazione di una persona, questa informazione può indurla a fare cambiamenti al suo W-4.

Lasciamo tutti con questo: L’IRS raccomanda che i contribuenti con i seguenti profili controllino le loro ritenute:

• Famiglie con due redditi.
• Persone con due o più lavori allo stesso tempo o che lavorano solo per una parte dell’anno.
• Persone con bambini che richiedono crediti come il Child Tax Credit.
• Persone che hanno fatto le deduzioni nell’anno fiscale precedente.
• Persone con redditi alti e dichiarazioni dei redditi più complesse.

Infine, se compilate un nuovo W-4, assicuratevi di presentarlo il prima possibile nel nuovo anno. Vorrete che gli aggiustamenti abbiano effetto prima piuttosto che dopo, in modo che la giusta quantità di tasse sia trattenuta dal vostro stipendio per la maggior parte dell’anno possibile.