Industria della formazione
Dwight Eisenhower ha notoriamente citato J. Roscoe Miller, presidente della Northwestern University, in un discorso: “Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. L’urgente non è importante e l’importante non è mai urgente.”
Il 34° presidente degli Stati Uniti, che servì come generale dell’esercito, lanciò programmi spaziali e fu responsabile dello sviluppo dell’autostrada interstatale, capì l’importanza della gestione efficace del tempo. Infatti, ideò un intero sistema per alleviare la pressione del carico di lavoro: la Matrice Eisenhower.
I quattro quadranti
Di fronte al crescente burnout sul posto di lavoro – qualcosa sperimentato da quasi il 23% degli impiegati – il metodo di Eisenhower offre un semplice quadro per aiutare le persone a bilanciare la quantità sul loro piatto.
Detto anche matrice urgente-importante, questo metodo visivo di gestione del tempo divide i compiti in quattro quadranti per aiutare a dare priorità all’ordine di completamento. Le caselle sono etichettate da uno a quattro, ognuna con un punto di azione specifico: fare, decidere, delegare o cancellare.
- Fare: urgente e importante (compiti da completare immediatamente).
- Decidere: importante ma non urgente (compiti che si dovrebbero dare priorità e programmare per evitare una corsa all’ultimo minuto).
- Delega: urgente ma non importante (compiti urgenti ma banali, come le riunioni che intralciano quelli importanti).
- Cancella: non urgente e non importante (compiti che servono solo a perdere tempo e che puoi rimuovere dalla tua lista di cose da fare).
Urgente contro importante
I compiti urgenti sono responsabilità sensibili al tempo. Sono i lavori che richiedono una pronta attenzione e comprendono telefonate, riunioni e crisi immediate rientrano in questa categoria. Le questioni importanti, d’altra parte, sono fondamentali per la crescita e sono spesso evolutive per natura. Il problema, come si può immaginare, è che quando i compiti importanti passano in secondo piano, il business può rimanere stagnante e immobile o progredire ad un ritmo più lento di quanto si voglia. Questo è particolarmente vero per quei compiti importanti ma non urgenti nel secondo quadrante, che spesso trascuriamo mentre i compiti nel primo e terzo e, spesso, anche quarto quadrante hanno la precedenza.
Distinguere tra “urgente” e “importante” ti aiuta a compartimentare i tuoi pensieri e a prendere decisioni. In questo modo, la matrice di Eisenhower fornisce il permesso senza sensi di colpa di concentrare la vostra attenzione sui compiti che contano – quelli nei primi due quadranti – e di eliminare tutto ciò che non contribuisce positivamente al vostro ruolo.