Come scrivere una travel policy

Potresti non pensare che hai davvero bisogno di una travel policy. Dopo tutto, con la maggior parte dei viaggiatori d’affari che prenotano compagnie aeree a basso costo in questi giorni, la spesa irresponsabile potrebbe non essere un problema nella vostra azienda. Ma una grande travel policy non riguarda solo ciò che i viaggiatori possono acquistare con la loro carta aziendale o quanto possono spendere su voli o alloggi.

Una travel policy è molto più di questo: è il vostro modo di incanalare i viaggi di lavoro in qualcosa che non prenda tutto il tempo del team amministrativo. È anche il vostro modo per mantenere i vostri viaggiatori al sicuro.

Esaminiamo come scrivere una travel policy aziendale che conti davvero.

Come costruire una travel policy per i dipendenti (in modo che la seguano davvero)

Mentre la vostra azienda trarrà assolutamente beneficio dall’avere una policy, è importante mettere i vostri dipendenti al primo posto. Quando si considerano le esigenze dei dipendenti, si aumentano le possibilità che la politica sia utile per loro.

Ecco due modi importanti per metterlo in pratica.

Includi informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno (come il rimborso e la sicurezza) – Se i dipendenti hanno bisogno di fare riferimento alla tua politica, allora è più probabile che diventino familiari con essa. Includete la vostra politica di viaggio e di spesa in modo che sappiano per cosa possono essere rimborsati, e includete la procedura di rimborso. Inoltre, includi l’assicurazione di viaggio e le procedure di emergenza.
Dichiarate chiaramente lo strumento di prenotazione di viaggio approvato con politiche integrate – Non dovreste aspettarvi che i dipendenti ricordino la tariffa consentita per notte in 100 città diverse. Usate la vostra politica di viaggio per ricordare ai dipendenti qual è lo strumento di prenotazione di viaggio approvato. Questa piattaforma dovrebbe includere politiche integrate con budget per tariffa e percorso, così come processi di approvazione in modo che se qualcosa è fuori dalla politica, una richiesta viene inviata al manager giusto.

Se stai cercando i dettagli sul miglior formato di politica di viaggio, controlla il nostro modello di politica.

Come scrivere una travel policy passo dopo passo

Ora diamo un’occhiata al processo per scrivere una policy che funzioni davvero. È necessario impostare gli obiettivi e le priorità per l’aggiornamento, coinvolgere gli stakeholder importanti, e rivedere ciò che è e non funziona nella vostra politica attuale.

Rivedere la vostra politica o le pratiche attuali

La vostra politica è obsoleta o non ne avete una?

Prima di personalizzare un modello, può essere intelligente rivedere ciò che è e non funziona nella vostra politica attuale o nei processi di viaggio. Fatelo insieme agli stakeholder durante il vostro kick-off meeting.

Fissate obiettivi e priorità

Determinate i due o tre obiettivi principali per aggiornare la vostra politica, come ad esempio soddisfare le esigenze di un team in crescita. Ecco alcuni esempi di obiettivi per aggiornare la vostra politica di viaggio:

Ridurre la confusione per i viaggiatori
Ridurre il lavoro manuale per il team amministrativo
Migliorare la conformità della travel policy
Ridurre i costi inutili
Migliorare il dovere di cura e la sicurezza dei viaggiatori
Migliorare il monitoraggio finanziario delle spese di viaggio
Aumentare la soddisfazione dei viaggiatori

Coinvolgere gli stakeholder

Le dimensioni e l’organizzazione della vostra azienda determineranno chi deve approvare il vostro nuovo modello di travel policy. Le persone sono occupate. Alcuni stakeholder saranno coinvolti in tutto il processo. Per altri stakeholder, dovreste dare loro una lista di cose da approvare o controllare, in modo da non chiedere troppo del loro tempo.

Ecco chi dovrebbe aiutare a scrivere la travel policy aziendale, o approvare la versione finale:

Travel manager – Porta la conoscenza del comportamento dei viaggiatori, gli obiettivi della policy, e tutti i dettagli sui fornitori di viaggi, le tariffe negoziate e molto altro.
Office manager – Porta la sua visione dei problemi con il processo di prenotazione dei viaggi e il supporto ai viaggi, e aiuta a fissare gli obiettivi per migliorare la politica e le procedure
CEO – Porta la sua visione degli obiettivi per la conformità e il risparmio dei costi. Avrà anche idee per snellire le procedure di rendicontazione delle spese
COO – Aiuta a fissare gli obiettivi per snellire i processi e risparmiare tempo, oltre a migliorare il dovere di cura e la conformità
Viaggiatori frequenti – Sa cosa funziona e cosa no con l’attuale politica di viaggio, e può anche agire come voce per i compagni di viaggio
HR – Capisce le richieste e le aspettative dei dipendenti, e ha anche una serie diversa di obiettivi per i viaggi (assunzioni, al contrario di vendite o marketing)

Lavorare insieme per creare una politica che soddisfi le esigenze di tutti. Scegliete tra i membri del team elencati sopra. Per ridurre al minimo l’interruzione delle normali responsabilità di ognuno, tenete una riunione iniziale per stabilire gli obiettivi, poi lavorate indipendentemente per completare le personalizzazioni del modello. È possibile contattare le singole parti interessate per un aiuto su alcune sezioni, se necessario. In seguito, tenete una riunione finale con tutti gli stakeholder per rivedere la politica prima di diffonderla.

Scegliete uno stile di gestione dei viaggi e il livello di severità

Prima di iniziare a scrivere la vostra politica, dovrete anche decidere il vostro stile di gestione dei viaggi e il livello di severità. Conoscere questi elementi renderà le altre decisioni più facili.

Stile di gestione dei viaggi – I viaggiatori prenoteranno da soli utilizzando il vostro strumento di prenotazione dei viaggi d’affari? O sarà ancora un amministratore/manager a gestire le prenotazioni? Quanta libertà e autonomia vuoi offrire ai tuoi viaggiatori?

Livello di severità – Se permetti ai viaggiatori di prenotare da soli, quanto vuoi che sia severa la tua politica integrata nello strumento di prenotazione? Vuoi che permetta di viaggiare fuori dalla policy e che invii semplicemente una notifica al manager? O volete che richieda l’approvazione? O volete che i viaggiatori siano in grado di selezionare i dettagli del viaggio che vogliono e poi richiedere l’approvazione per tutti i viaggi?

Se gli stakeholder non sono ancora d’accordo sullo stile di gestione dei viaggi, è davvero impegnativo scrivere correttamente una policy o configurare il processo di approvazione all’interno del vostro strumento di prenotazione dei viaggi d’affari.

Decidere cosa includere nella vostra policy

In seguito, dovete decidere cosa includere nella vostra policy. Di seguito, abbiamo una panoramica delle basi. Per maggiori dettagli, consultate la prossima sezione di questa guida.

Un’introduzione con una panoramica del perché la politica è importante per i dipendenti da rivedere e cosa troveranno all’interno
La vostra procedura approvata per la prenotazione dei viaggi e il vostro strumento approvato per la prenotazione dei viaggi d’affari
Le categorie di spese ammissibili, con i dettagli su ciò che è rimborsabile in ogni categoria
Acquisti non rimborsabili (così i viaggiatori sanno cosa devono pagare da soli se vogliono qualcosa che non è coperto)
Come presentare le note spese e le richieste di rimborso
Come contattare il supporto di viaggio, l’assicurazione di viaggio e i fornitori di servizi di assistenza, così come le procedure di emergenza

Mentre una polizza spese di viaggio per le piccole imprese potrebbe includere solo alcune città popolari e le rotte che l’azienda percorre, una società potrebbe aver bisogno di includere massimali per tutte le principali città e rotte del mondo.

Scrivete la vostra politica e ottenete l’approvazione delle parti interessate

Il prossimo passo è quello di scrivere la vostra politica e assicurarsi che includa tutto quanto sopra. Ottenete l’approvazione da tutti i vostri stakeholder, non solo dai vertici. Ricordatevi di ottenere un feedback da uno o più viaggiatori frequenti per assicurarvi che il documento sia il più chiaro e conciso possibile.

Imposta una travel policy automatizzata che funzioni durante il processo di prenotazione

Dopo aver aggiornato il tuo documento di travel policy, dovresti creare una versione automatizzata per guidare le prenotazioni di viaggio 24 ore su 24. Una travel policy automatizzata blocca o permette di completare i viaggi al momento della prenotazione, in base ai tuoi parametri, come il costo massimo globale per volo, o il costo massimo per determinate rotte. Scopri di più su come automatizzare l’approvazione dei viaggi.

Nel nostro prossimo articolo, vi daremo una policy da compilare per rendere questo processo il più veloce possibile.

La guida completa alle travel policy aziendali