Lettere di raccolta fondi: Chiedere donazioni in modo facile (+ modello gratuito)

Mentre i millennials rispondono agli appelli digitali per le donazioni, la generazione dei baby boomer preferisce di gran lunga la posta diretta.

Possono essere inviate tutto l’anno o per raccogliere fondi per campagne specifiche. Le lettere di raccolta fondi di solito dettagliano i bisogni della vostra organizzazione e fanno sapere ai donatori come possono aiutare. Vi danno la possibilità di raccontare ai potenziali donatori la vostra storia, mostrare l’impatto che la vostra organizzazione sta avendo, e raccogliere sostegno per la vostra missione.

Le lettere di raccolta fondi generalmente rientrano in due categorie separate: appelli individuali e aziendali.

In questo articolo, ci concentriamo sugli appelli individuali.

Tabella dei contenuti:

• Come scrivere una lettera efficace per la raccolta fondi nel non profit
• Esempi di lettere per la raccolta fondi nel non profit
• Modello di lettera per la raccolta fondi nel non profit
• Creazione la perfetta lettera di raccolta fondi

Come scrivere un’efficace lettera di raccolta fondi no-profit

Prima, prenditi del tempo per rivedere le tue dichiarazioni di missione e visione, così come i tuoi obiettivi organizzativi. Poi, fate un brainstorming e chiarite l’obiettivo della lettera di raccolta fondi. Infine, collegate l’obiettivo della lettera di raccolta fondi alla missione generale della vostra organizzazione.

Prima di scrivere la vostra lettera di raccolta fondi, determinate anche come sarà per voi il successo. Quanti soldi sperate di raccogliere e come li userete? Cosa sperate di ottenere? Le risposte a queste domande ti aiuteranno a guidare il contenuto della tua lettera.

È anche utile decidere in anticipo quante lettere di richiesta vuoi inviare, quanto spesso, e quando è il momento migliore per farlo.

Pro tip: Inizia la tua prima bozza con: “Ti scrivo perché…” Anche se alla fine modificherai queste parole, iniziare con esse ti aiuterà a chiarire il tuo obiettivo e ad essere sulla buona strada per un messaggio rilevante!

Pensa al tuo pubblico

Ci sono tanti tipi di lettere di raccolta fondi quanti sono i progetti e le attività di raccolta fondi. Tutte le lettere di raccolta fondi che inviate dovrebbero essere scritte in un modo che possa essere persuasivo per il pubblico di destinazione.

Per fare questo, di solito è utile segmentare i vostri donatori.

Segmentare i vostri donatori vi permette di personalizzare il tono e le informazioni e incoraggia i vostri donatori a impegnarsi con la vostra organizzazione nonprofit in un modo che è adatto al punto in cui si trovano nel loro percorso di donatori.

Un donatore che ha dato alla vostra organizzazione ripetutamente nel corso degli anni dovrebbe ricevere una lettera diversa da quella di qualcuno che è appena diventato donatore. La segmentazione aiuta anche a costruire la fiducia e permette al vostro nonprofit di far crescere strategicamente le donazioni.

Se non avete un buon database di raccolta fondi, raccoglietelo attraverso le indagini sui donatori. È essenziale che tu conosca i dati demografici e psicografici del tuo pubblico.

Racconta una storia coinvolgente

Lo storytelling è la chiave per una comunicazione efficace. Concentra la tua lettera di raccolta fondi sulla storia di una persona specifica o di una situazione che la tua organizzazione non profit ha aiutato.

La ricerca ha dimostrato che le persone sono più interessate alla situazione di una singola persona identificabile che a quella di più persone, o a una dichiarazione generale di necessità. Leggi di più sul perché i donatori danno e “non danno” qui.

Inizia la tua lettera di raccolta fondi con qualcosa che catturerà il lettore: una domanda audace, una dichiarazione, o un gioco di parole.

Il focus principale della tua storia dovrebbe essere su chi o cosa ha bisogno di aiuto. Racconta la storia di una famiglia che lotta per pagare la scuola ai suoi quattro figli o di un animale che ha bisogno di una casa per sempre.

Dopo aver scritto del bisogno, delinea la soluzione. Dichiarate cosa sta facendo la vostra organizzazione no-profit e come sarebbe il successo.

Poi, introducete l’eroe: il vostro donatore. L’eroe fa accadere il cambiamento. Rendi il tuo donatore l’eroe della storia ogni volta.

Mantenila centrata sul donatore

Tra le varie parole “magiche” che aiutano le organizzazioni non profit ad aumentare le donazioni, spicca la parola “tu”.

La comunicazione centrata sul donatore è la pietra angolare di una campagna di raccolta fondi di successo. Usare la parola “voi” fa sentire i vostri donatori apprezzati e rimuove i muri tra i vostri donatori e la vostra organizzazione.

I donatori che si sentono apprezzati sono più propensi a donare di nuovo.

Sostituite la parola “io” con “voi” ogni volta che è possibile per aggiungere interesse umano e sottolineare il tocco personale.

• Ci avete permesso di impiegare 1000 persone senza casa l’anno scorso – e la vostra dedizione fa la differenza.

Pro tip: Prova a non usare il nome della tua organizzazione nel corpo della tua lettera. Tenendolo fuori dal corpo della lettera, sarete costretti a concentrarvi sul donatore.

Make it Short and Sweet

La maggior parte delle lettere di raccolta fondi sono lunghe una o due pagine. Tuttavia, è meglio rinunciare a qualsiasi regola quando si è agli inizi. Lascia che sia il tuo contenuto a dettare la lunghezza della tua lettera. Continua a scrivere finché hai qualcosa da dire, poi fermati.

Non sentirti obbligato ad aggiungere un sacco di informazioni extra solo per aumentare il numero di parole.

Evita frasi straniere e paroloni.

Usa aggettivi e avverbi con parsimonia, ed evita abbreviazioni o acronimi.

Sebbene la tua lettera di raccolta fondi dovrebbe essere breve e dolce, non dovresti mai scendere a compromessi sulla qualità. Stampa sempre le tue lettere su carta di alta qualità e spediscile in buste resistenti. E non dimenticare di marchiare la tua lettera alla tua organizzazione. Come minimo, includi il tuo logo nell’intestazione.

Fai in modo che sia facile da leggere

Pensa alla tua lettera come un’altra opportunità per informare il tuo donatore su cosa fa la tua organizzazione e perché il tuo lavoro è importante. Perché questo accada, la tua lettera deve essere facile da leggere.

Utilizzare molto spazio bianco rende ciò che hai da dire più invitante per il tuo pubblico.

Usa parole brevi, frasi brevi, paragrafi brevi, e vai subito al punto! Usa il carattere leggibile in una dimensione di carattere di almeno 12. Scegliete la leggibilità piuttosto che un bel design (se non potete fare entrambe le cose). Scrivi in paragrafi brevi e digeribili.

Aiuta il donatore a vedere le parti importanti del tuo messaggio sottolineando le parole chiave e le frasi, o anche evidenziandole o usando il testo in grassetto. Ed evitate di usare un linguaggio di vendita esagerato. Vi farà solo sembrare falsi.

Utilizzate un inglese semplice e non preoccupatevi di rendere il vostro messaggio più banale. Usare un linguaggio semplice assicura che ognuno dei vostri lettori capisca quello che avete da dire.

Jeff Brooks suggerisce che le lettere di raccolta fondi dovrebbero essere da qualche parte tra la quarta e la sesta classe di livello di lettura.

Skip the Statistics

Mentre molte organizzazioni no-profit usano le statistiche per dimostrare l’impatto e apparire più credibili, le statistiche di solito non spingono le persone a donare.

Anche se chi raccoglie fondi per le organizzazioni no-profit ha le migliori intenzioni, le lettere di raccolta fondi possono a volte finire così: Abbiamo dato da mangiare a 88 bambini sotto i 5 anni e le loro abilità matematiche sono migliorate del 12% ed esattamente il 91,7% della tua donazione è andato direttamente a fare questo.

Invece, racconta una storia emotiva a cui i tuoi lettori possano riferirsi.

Puoi aumentare la tua credibilità mettendo in relazione l’effetto di una specifica quantità di denaro su un problema. Dite ai vostri donatori cosa farà la loro donazione di 25 dollari (ad esempio, comprare materiale scolastico per un bambino per 3 mesi, comprare cibo per 5 gatti da rifugio per un mese, etc.)

Evidenzia l’urgenza e la chiamata all’azione

I donatori rispondono meglio ai bisogni urgenti, non a quelli che possono facilmente ignorare fino al prossimo appello. Tuttavia, non è sufficiente dire “è urgente” o “dona ora”, anche se usare queste parole ed espressioni può aiutare. Dovete dire ai vostri donatori perché devono donare oggi. Cosa c’è in gioco? Qual è il rischio? Quali sono le conseguenze?

Lo scopo principale della tua lettera di raccolta fondi è di portare donazioni, quindi rafforza questo messaggio. Alla fine della tua lettera di donazione, scrivi una chiamata all’azione chiara e convincente, chiedendo chiaramente al lettore di donare. Non dare per scontato che sia chiaro.

Le grandi chiamate all’azione sono domande reali che suggeriscono importi reali per i donatori. “Vuoi donare 25 dollari per cambiare la vita di un bambino per sempre?” t

Pro tip: Ottenere un partner per equiparare le donazioni per un periodo di tempo aiuta a ispirare la donazione e a motivare i donatori a donare ora invece che ‘più tardi’ (che spesso si trasforma in mai).

Ringraziate e firmate

Ringraziate sempre i vostri donatori nella lettera di raccolta fondi – che sia per aver preso in considerazione una donazione o per essere stati donatori per anni.

Firmate la vostra lettera di raccolta fondi, ma ignorate la tentazione di firmare come organizzazione (es. “La Croce Rossa”). Invece, scegliete un impiegato, un membro del consiglio o un volontario chiave per rappresentare l’organizzazione.

Questo rafforza il sentimento di connessione personale e aggiunge un tocco umano alle vostre comunicazioni di raccolta fondi.

Già che ci siete, assicuratevi di personalizzare la lettera. “Caro amico” o “Caro stimato donatore” dovrebbero essere evitati a tutti i costi. Usa il nome o il cognome del donatore e indirizza la lettera a lui (e non solo all’esterno sulla busta con l’indirizzo).

E non scrivere male il suo nome! Per evitarlo, tieni sempre aggiornato il database dei tuoi donatori e dei prospect.

Riscrivi, rivedi

Prima di spedire la tua lettera di raccolta fondi, falla leggere a qualcun altro. Quando leggiamo qualcosa troppe volte, la nostra capacità di cogliere gli errori e le incongruenze si riduce.

Ottieni un feedback dai membri del tuo team, così come da un membro del tuo pubblico target su una prima bozza per assicurarti che la tua lettera sia chiarissima.

Idealmente, dovresti lasciare del tempo prima di redigere la prima versione e guardarla di nuovo. Questo ti permette di vedere la lettera con occhi nuovi e trovare cose che possono essere migliorate.

Non dimenticare di correggerla correttamente prima che raggiunga i tuoi sostenitori.

Pro tip: Non dimenticare il P.S. (post scriptum). Studi sul movimento degli occhi hanno dimostrato che le prime due cose che i lettori guardano quando aprono una lettera sono il nome e il post scriptum. Pertanto, assicurati che il tuo post scriptum ribadisca il tuo appello.

Mantieni la semplicità

Mentre la preparazione di un pacchetto (teaser, lettera, busta di risposta, foto, vari altri inserti) può dimostrare il duro lavoro e la cura che hai messo nel prepararlo, la lettera è in definitiva l’elemento più importante del tuo pacchetto.

Se includete troppi inserti nel vostro pacchetto, il donatore non sarà in grado di concentrarsi sulla lettera, e potrebbe anche perdersi e scartare il pacchetto nel suo complesso.

Invece, mantenete il pacchetto al minimo e includete solo quegli inserti che sono di estremo valore e che inviteranno il donatore a donare.

Inoltre, alcuni donatori potrebbero essere scoraggiati da pacchetti fantasiosi – volendo che ogni centesimo possibile vada alla causa.

Se preparate un pacchetto più elaborato, pensate a come ognuno di questi elementi possa persuadere i donatori ad agire ora. Usa un tema unificante, simboli, colori e caratteri tipografici. Cerca di renderlo memorabile.

Facile donare

Dopo aver speso ore, giorni, o addirittura settimane per creare la migliore lettera di raccolta fondi possibile, è essenziale che tu renda facile ai tuoi donatori donare.

Per un risultato ottimale, offri ai tuoi donatori la possibilità di donare online e offline.

Inviare una lettera di raccolta fondi senza un dispositivo di risposta è uno spreco di soldi.

Lasciate che i vostri donatori donino online impostando una pagina di donazione semplice e personalizzata dedicata esclusivamente alla raccolta di donazioni da questo specifico appello. Altrimenti, porta i tuoi donatori ad una pagina di donazione generale che usi per raccogliere donazioni da tutti gli appelli di raccolta fondi.

Non tralasciare il modulo di donazione online come parte del tuo processo di direct mail. Studi recenti indicano che uno dei modi migliori per guidare le donazioni online è quello di inviare una lettera.

Esempi di lettere per la raccolta fondi no-profit

Museo dell’alloggio a New York

Macmillan Cancer Support

Save the Children

Modello di lettera di raccolta fondi no-profit

L’esame di documenti campione può servire come risorsa utile e come base per creare le proprie lettere di raccolta fondi.

Utilizza questo esempio di lettera come guida la prossima volta che dovrai inviare una lettera di raccolta fondi per conto della tua organizzazione nonprofit.

Creare la perfetta lettera di raccolta fondi

La grande raccolta fondi è tutta una questione di autentica connessione umana, e non di arte di alto livello. Se vuoi raggiungere veramente le persone, racconta delle storie. E raccontale nel modo in cui le persone le raccontano a voce.

Mentre le organizzazioni a scopo di lucro possono spesso permettersi di pagare un copywriting professionale, le organizzazioni non profit spesso dipendono da personale interno. Questo non significa che tu non possa creare una lettera di raccolta fondi convincente e di successo!

Segui queste linee guida – adattandole alle tue circostanze uniche – e poi sperimenta. Segui attentamente i risultati in modo da poter cambiare il tuo piano di gioco di conseguenza.

Speriamo che questo ti abbia dato qualche idea su come scrivere una lettera di raccolta fondi incredibile.

Ne hai scritta una in passato? Con quali lettere hai avuto più successo? Fatecelo sapere con un tweet a Donorbox.