Organizzare le scartoffie di famiglia nel 2019: un sistema semplice
Le pile di carta ti fanno impazzire?
Forse ti stai chiedendo il modo migliore per conservare tutta quella carta. Quali carte dovresti conservare e quali puoi riciclare in sicurezza? Lasciami prendere un momento per parlare dell’organizzazione delle scartoffie.
Tutte queste domande trovano risposta in questo mega post su come organizzare scartoffie come bollette e file.
Uno dei più grandi ostacoli all’organizzazione sono le scartoffie.
Fatture, posta, compiti scolastici e altri documenti entrano nelle nostre case ogni giorno. Se non ci si tiene in cima, le scartoffie possono diventare rapidamente un casino! Odio queste carte che si accumulano sul mio bancone – mi fa un po’ impazzire! Anche tu?
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Ecco perché seguo un sistema per mantenere le mie scartoffie organizzate.
Ho due semplici requisiti per il mio sistema di scartoffie:
Facile da mantenere.
Se non è semplice e conveniente (come super facile) per me tenere il passo con le scartoffie, le ignorerò.
Questo mi renderà la vita difficile lungo la strada (forse bollette perse, notifiche scolastiche mancanti, ecc). Questa è la mia motivazione per tenere sotto controllo le nostre scartoffie!
Consentitemi di trovare facilmente ciò che mi serve in seguito.
Se devo passare molto tempo a scavare in una pila di fogli o in un mucchio di cartelle per trovare qualcosa più tardi, il mio sistema sarà inutile e ignorato.
La comodità è un requisito enorme per qualsiasi sistema e questo non fa eccezione. Quando sono pronto a fare la mia istantanea finanziaria annuale, ci vuole solo un minuto per raccogliere i documenti di cui ho bisogno.
Dati questi due obiettivi, ecco quello che il mio sistema di documenti NON è:
Questo sistema di documenti NON è 100% elettronico.
Pago la maggior parte delle nostre bollette online e tengo alcuni “documenti” online (più avanti su questo), ma non passo il tempo a scansionare bollette o ricevute. So che alcune persone se la cavano bene con un sistema al 100% privo di carta, ma non fa per me.
Questo sistema non è un’immagine perfetta.
Il mio sistema non è bello. Non è per niente degno di Pinterest!
Non mi interessa se i documenti sono perfettamente archiviati o se tutti i miei file sono codificati a colori. Scrivo a mano le etichette sui miei file. Il mio pianificatore può avere troppi fogli agganciati in un dato giorno.
Certo, un bel sistema di archiviazione o vassoi di carta abbinati sarebbe fantastico, ma non è una priorità per me, quindi non lascio che mi impantani. La mia priorità è la semplicità: semplice da archiviare, semplice da recuperare.
Ecco come gestisco tutte quelle scartoffie.
La posta e i documenti in arrivo sono ordinati non appena entrano in casa. Questo richiede solo un paio di minuti al giorno e in questo modo, nulla viene perso o dimenticato fino a quando non è troppo tardi.
I fogli vanno in 1 di 4 posti:
Cestino
(Nel dubbio, buttalo via!) Di solito non conservo i cataloghi vaganti che arrivano. La posta spazzatura viene gettata immediatamente. (Riduci la posta spazzatura qui)
La posta per mio marito va in un armadietto riservato a lui in cucina.
(Consiglio: ricicla anche le buste a questo punto, per ridurre la carta.)
Il mio planner
Fatture e altri documenti che richiedono la mia attenzione vengono attaccati all’interno del mio planner. Di solito scrivo anche una nota sulla mia lista di cose da fare per occuparmi di tale elemento.
Se si tratta di una fattura che non deve essere pagata per un po’, creo un promemoria nel mio calendario di Google in modo da non dimenticarlo.
Provo a elaborare immediatamente tutti i documenti che hanno bisogno della mia attenzione. Questo potrebbe essere il pagamento di una piccola fattura (tramite pagamento online), la firma di un permesso, o l’inserimento di una ricevuta nel mio software di budgeting.
Se posso farlo in un minuto o due, lo faccio subito.
Stoccaggio (temporaneo / permanente)
A questo punto, mi rimangono solo i documenti da archiviare. Faccio una distinzione tra due tipi di archiviazione – temporanea e permanente.
- Archiviazione temporanea
Alcuni documenti devono essere conservati per un breve periodo (un programma di volontariato, un invito a una festa, ecc.)
Questi tipi di cose potrebbero essere attaccati con lo scotch in un armadio (il nostro frigorifero non è magnetico o li appenderei lì).
Altre cose vengono infilate nel mio planner fino a quando ne ho bisogno o posso disfarmene (di solito durante la mia revisione settimanale quando do una rapida occhiata a tutte le carte del planner).
Altri documenti devono essere conservati a tempo indeterminato. Questo include bollette pagate, documenti medici, ricevute per grandi acquisti, ecc. Queste carte hanno una casa temporanea in un armadietto proprio in cucina. (Deve essere comodo, ricordate?)
- L’archiviazione a lungo termine
Quando l’armadietto è pieno, è un segnale per me di spendere un paio di minuti per archiviare queste carte in modo permanente. Porto la pila al piano di sopra nella stanza della scuola dove tengo un paio di scatole di plastica (come questa).
Posso archiviare le carte rimanenti in un paio di minuti.
Ora il mio sistema è riordinato e pronto per altre carte.
Solo un paio di minuti al giorno mantiene questo sistema in ordine. Questo può sembrare un sacco di passaggi, ma in realtà richiede solo un minuto o due su base giornaliera e poi forse 5-10 minuti una volta alla settimana o giù di lì per mantenere il sistema in funzione senza problemi (e per evitare che l’armadietto di stoccaggio temporaneo trabocchi).
Martha Stewart raccomanda di centralizzare i vostri documenti per comodità.
Come separare i tuoi documenti in categorie
Per archiviare i tuoi documenti, scegli delle categorie che ti permettano di trovare facilmente le cose in seguito e che ti permettano anche di tenere le cose relativamente in ordine.
Ho un set standard di categorie e posso aggiungere una nuova cartella (e categoria) a seconda di ciò che i documenti devono essere conservati.
Le mie categorie standard di archiviazione:
- Ricevute e garanzie – grandi acquisti
- Ricevute e garanzie – piccoli acquisti (tengo solo le ricevute a cui potrei voler accedere in seguito)
- Medico – fatture (separate per persona se necessario)
- Medico – registri (separati per persona se necessario)
- Fatture e documenti delle utenze (assicurati di negoziare le migliori tariffe su queste fatture)
- Richiarazioni fiscali – anno corrente
- Documenti fiscali
- Estratti conto e documenti dell’ipoteca
- Documenti della scuola domestica (finché non vengono raccolti in un portafoglio alla fine anno)
- Registri di manutenzione della casa
- Manuali di elettrodomestici (tenuti in una scatola separata a causa della loro enorme quantità)
- Documenti ufficiali (certificati di nascita, titoli di automobili, copie di passaporti, ecc.)
- Polizze di assicurazione sulla vita
- Assicurazione auto, registri di manutenzione, e documenti di registrazione
- Memoria – Conservo molte lettere personali che ricevo – ho un punto debole nel mio cuore per le lettere personali scritte su carta fisica!
Carte che non conservo
- Estratti conto di banche e carte di credito – faccio il bilancio dei miei conti almeno mensilmente e posso sempre accedere ai miei estratti conto online.
- La maggior parte delle ricevute quotidiane – una volta che le ho inserite nei miei conti, queste vengono buttate.
- Cataloghi – non mi piace lasciare che questo genere di cose si accumulino. Trovo che i cataloghi rendano me (e la mia famiglia) scontenti di ciò che ho già.
- Carte – tutte le carte che riceviamo vengono esposte in cucina per qualche giorno e poi riciclate.
Chiavi per far funzionare questo sistema per te:
- Avere un posto designato per le cose, specialmente uno per le altre persone che ricevono anche carte in casa tua.
- Fare le “piccole” cose immediatamente. È molto più bello toccare queste cose solo una volta e toglierle di mezzo.
- Avere un sistema di promemoria per le cose che non gestisci immediatamente.
- Avere un semplice sistema di archiviazione permanente. Una scatola di cartone per banchieri e alcune cartelle manila funzionano bene.
Alcuni documenti sono meglio conservati elettronicamente.
Tenere molti dei miei documenti e registri online è un grande aiuto per ridurre al minimo la documentazione fisica. (Restate sintonizzati per un futuro post su quali documenti tengo online.)
Che dire della gestione dei documenti scolastici dei bambini?
Tengo una selezione di lavori scolastici per il nostro portfolio scolastico. Due dei miei figli sono ora a scuola, quindi tengo solo alcuni dei loro compiti ogni settimana, nel caso in cui abbiamo bisogno di spendere del tempo extra su qualcosa.
Qualsiasi avviso dalla scuola firmato subito e rimesso negli zaini per il giorno successivo. Le date importanti sono segnate sul calendario.
Che dire di tutti quei lavoretti di carta che i bambini creano?
Um, sono una mamma terribile in questo campo 🙂
Di solito metto il nastro adesivo su una o due ultime creazioni in cucina e riciclo il resto. Ai miei figli non sembra importare – la parte divertente è davvero nel processo per loro e non tanto nel risultato finale.
Se hanno qualcosa di cui sono particolarmente orgogliosi, potremmo appenderlo nella loro stanza, archiviarlo per conservarlo o semplicemente scattargli una foto e riciclarlo.
Le scartoffie domestiche sono come il bucato.
Si rigenerano ogni giorno! Assicuratevi di avere un sistema in atto per tenerlo sotto controllo.