Outlook Forms: Come creare moduli compilabili in Microsoft Office 2016 / 2019?

Nota: Questo contenuto del post è applicabile a Office 2019,2016, 2013, 2010; versioni desktop e Office 365; Windows 10, 8 e 7;

Post aggiornato il: Maggio 2020

Ecco una domanda di Deanne:

Lavoro nel settore Retail. Uso Outlook per gestire le mie informazioni di contatto. Sono abbastanza affezionato ad Outlook come mio gestore di contatti, ma chiaramente ho bisogno di essere in grado di migliorare le capacità di base del modulo di contatto. La mia esigenza è quella di poter aggiungere diversi campi che mi permettano di memorizzare i link ai profili dei social media di ciascuno dei miei contatti. Per farla breve, credo di avere un paio di domande: In primo luogo, come fare i pulsanti delle voci di menu che mi permetteranno di interagire con i moduli di Outlook e in secondo luogo: come effettivamente andare avanti e creare o modificare il mio modulo di contatto. Qualsiasi suggerimento è molto apprezzato. Grazie!

In questo post, vi insegneremo come è possibile creare facilmente moduli utente compilabili personalizzati in Microsoft Outlook. Personalizzeremo il modulo di contatto come esempio, ma il processo è pienamente applicabile per e-mail, attività, richieste di attività, inviti ad appuntamenti, voci del diario e così via.

OK. iniziamo.

Lavorare con i moduli in Outlook non è particolarmente difficile. Outlook fornisce diversi modelli predefiniti, e l’idea di base è quella di personalizzare questi modelli in base alle proprie esigenze.

Creare moduli di Outlook personalizzati

Questo è il processo per inserire e modificare i moduli utente di Outlook:

1. Imposta la tua scheda di sviluppo di Outlook.
2. Apri un modulo di Outlook esistente.
3. Modifica il modulo per includere i tuoi campi personalizzati come necessario.
4. Salva il tuo modulo utente personalizzato.
5. Testa accuratamente il tuo lavoro.
6. Condividi con altri utenti di Outlook nel tuo posto di lavoro o gruppo in modo che possano usare l’utile modulo che hai appena creato :-).

Forme di Outlook: Un esempio dettagliato

Microsoft Outlook fornisce una bella collezione di moduli relativi ai principali oggetti di Outlook che puoi selezionare e avviare il tuo processo di sviluppo di moduli. Questo è molto utile perché non vogliamo reinventare la ruota. In questo tutorial, andremo avanti ed estenderemo il modulo Contacts già esistente memorizzato nella libreria standard dei moduli.

In particolare, ci concentreremo su come personalizzare il modulo Contacts. Per comodità, assumiamo che vogliate gestire le seguenti informazioni sui social media per i vostri contatti:

• profiloLinkedIn
• profilo Twitter
• profilo Facebook
• gruppo Facebook

Ecco come sarà il nostro modulo personalizzato per Outlook:

Step 0: Setting up the Developer tab

Come notato dal lettore sopra, prima di iniziare con i nostri moduli personalizzati di Outlook, dobbiamo abilitare la cosiddetta scheda Developer. Questo ci permetterà di accedere alle funzionalità di Outlook di cui abbiamo bisogno per sviluppare i nostri moduli.

Ecco come fare:

1. Prima di tutto, aprite Microsoft Outlook.
2. Fate ora clic destro sulla barra multifunzione e selezionate Personalizza barra multifunzione.

1. Fate clic sulla casella di controllo Sviluppo e selezionate OK.

1. Ora noterete la nuova scheda Sviluppatore aggiunta nella vostra barra multifunzione.

Passo 1: Apri il tuo modulo esistente

1. Sulla tua barra multifunzione di Outlook, vai avanti e premi il menu Sviluppatore.
2. Ora vai avanti e premi Design a form.
3. Nel campo Look In box assicurati che sia selezionata la libreria Standard Forms.
4. Seleziona il modulo Contact.
5. Punta su Open.
6. Ora andremo avanti e modificheremo il modulo di contatto esistente.
7. Si noterà che il nostro modulo è stato aperto in Design View.
8. Nel prossimo passo, aggiungeremo diversi nuovi campi personalizzati per contenere le informazioni dei Social Media del nostro contatto.

Passo 2: Aggiungere campi personalizzati del modulo

In questo passo, andremo avanti e creeremo campi personalizzati del modulo (colonne0 per le informazioni sui Social Media.

• Nel gruppo Strumenti della barra multifunzione, premi il pulsante Scelta del campo.
• Si aprirà questa finestra di dialogo, nella parte inferiore della finestra di dialogo Field Chooser, premi New.

• Crea la tua prima nuova Colonna, chiamala LinkedIn, scegli Tipo = Testo e Formato = Testo, come mostrato sotto.

• Ora ripetete il processo sopra per i prossimi 3 campi: Twitter, Facebook, Gruppo Facebook.
• Vedrai i tuoi nuovi campi nella sezione Campi definiti dall’utente nella cartella come mostrato qui sotto:

Step 3: Aggiungere una pagina personalizzata del Form

In questo passo aggiungeremo una pagina personalizzata al Contact Form. In questa pagina memorizzeremo i campi del profilo Social Media.

1. Ora vai avanti e premi il tasto (P.2) accanto a General come mostrato qui sotto.

1. Ora dalla barra multifunzione, premi il pulsante Page e seleziona Rename Page.

1. Inserire Social Media nel campo Nome Pagina e premere OK.
2. Ora trascina i quattro campi dalla scelta dei campi alla tua pagina Social Media e posizionali come mostrato qui sotto:

1. Nota: Per allineare i tuoi campi personalizzati, basta selezionarli (assicurati di premere il tasto CTRL mentre li selezioni tutti), poi fai un clic destro e premi Align, quindi seleziona la direzione di allineamento.
2. Come parte dello sviluppo del tuo modulo dovresti controllare periodicamente il tuo lavoro. Il modo migliore per farlo è premendo il pulsante Run this Form. Questo ti mostrerà come il tuo lavoro apparirà all’utente.

Step 4: Salva il tuo modulo di Outlook

Come hai visto prima, il tuo modulo Contact modificato è ancora in modalità design. Se vuoi iniziare a usarlo, dovresti pubblicarlo nella tua libreria dei moduli. Secondo i tuoi permessi, potresti essere in grado di renderlo disponibile per il tuo uso personale o permettere anche ad altri colleghi della tua organizzazione di usarlo.

1. Dalla barra multifunzione, premi il pulsante Pubblica.
2. Seleziona Pubblica modulo come.
3. Sotto il nome di visualizzazione digitare ContactFormSocial
4. Premere Pubblica.

Nota utente avanzata: il modulo sarà salvato come file .oft nella directory AppData della vostra home directory::

Step 5: Prova il tuo nuovo modulo

Ci siamo quasi. Ora è il momento di andare avanti e provare il nostro lavoro.

1. Apri la tua scheda Contatti in Outlook.
2. Punta su Nuovi elementi.
3. Punta su Moduli personalizzati.
4. Seleziona la tua voce ContactFormSocial.
5. Punta sul pulsante Social Media nella barra multifunzione (l’hai appena aggiunto nel passo precedente ;-))
6. Voila’ – fatto!

Passo 6: Usa il tuo nuovo modulo di contatto come predefinito

Se sei soddisfatto del risultato del tuo lavoro, puoi impostare il tuo nuovo modulo come modulo di contatto predefinito in Microsoft Outlook. Fallo solo dopo aver seguito l’intero tutorial, perché altrimenti questo passo è irrilevante.

Prosegui come segue:

1. Passa alla scheda Contatti.
2. Evidenzia la cartella della tua libreria Contatti (per default si chiama Contatti).
3. Fare clic destro e selezionare Proprietà.
4. Nella scheda Generale, selezionare il nome del modulo (nel nostro caso ContactFormSocial) nel campo Quando si pubblica nella cartella.
5. Premere OK.

Modelli di moduli per riunioni in Outlook

Se state cercando un tutorial più approfondito, assicuratevi di visitare questo esempio dettagliato di un modello di email e appuntamenti per Outlook (applicabile sia a Windows che a macOSX)

Dove trovare i miei modelli di Outlook?

Un paio di lettori hanno avuto qualche problema a trovare la posizione di archiviazione dei loro moduli utente personalizzati per Outlook.

Di default, la posizione è sotto il tuo account utente. In Windows 10 /8 o 7, sarà quindi probabilmente: C\:users\<your_user_name>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.