Petty cash

Il petty cash è una piccola quantità di fondi discrezionali sotto forma di contanti utilizzati per le spese in cui non ha senso fare alcun esborso tramite assegno, a causa della scomodità e dei costi di scrivere, firmare, e poi incassare l’assegno.

Il modo più comune di contabilizzare le spese di petty cash è quello di utilizzare il sistema di anticipi. Il fondo iniziale verrebbe creato emettendo un assegno per l’importo desiderato. Un importo di 100 dollari sarebbe in genere sufficiente per la maggior parte delle piccole imprese, dato che le spese da coprire sono di piccola entità. La voce contabile per questo fondo iniziale sarebbe quella di addebitare il Petty Cash e accreditare il conto bancario. Questo assegno verrebbe poi incassato per acquisire il contante effettivo necessario per i pagamenti.

Quando le spese vengono effettuate, il custode del fondo (un contabile o un membro dello staff amministrativo) rimborserà i dipendenti e riceverà in cambio un buono per la cassa comune con una ricevuta/fattura allegata. In qualsiasi momento, il totale dei contanti a portata di mano più i buoni rimborsati deve essere uguale al fondo originale.

Quando il fondo diventa basso, ad esempio 20 dollari rimanenti, il custode richiede un rabbocco e presenta i buoni per il rimborso. Supponendo che i buoni ammontino a 80$, viene emesso un assegno di ricarica di 80$ e viene registrato un debito di 80$ per le spese d’ufficio. Una volta incassato l’assegno, il custode ha di nuovo contanti all’importo originale di $100.