Qual è l’obiettivo di un Kickoff Meeting di progetto?
Come agenzia digitale, siamo orgogliosi di creare soluzioni che vanno oltre i bei siti web o le tattiche di marketing appariscenti. Definiamo il successo in termini di risultati che i nostri clienti sono in grado di ottenere con ciò che creiamo. Il kickoff meeting del progetto stabilisce il tono per il successo, assicurando che i processi adeguati siano in atto per rispettare le scadenze del progetto e fornire risultati di alta qualità per tutta la durata della partnership.
Se stai pensando di lavorare con un’agenzia per portare il tuo marketing digitale al livello successivo, o hai appena firmato per lavorare con eCity su un nuovo sito web o una campagna, ecco cosa puoi aspettarti dal kickoff meeting iniziale del progetto.
Cos’è un kickoff meeting di progetto?
Lo scopo principale di un kickoff meeting di progetto è quello di stabilire metodi di comunicazione tra il cliente e l’agenzia, e finalizzare i tempi del progetto. Questo aiuta a garantire l’allineamento del team fin dall’inizio, portando a progetti di maggior successo e meno scadenze mancate.
Un kickoff meeting di progetto aiuta tutte le persone coinvolte a dare un volto a un nome e a conoscersi meglio. Quando è possibile, raccomandiamo di condurre un kickoff meeting di progetto di persona, ma per alcuni clienti, il luogo può richiedere che un kickoff meeting abbia luogo virtualmente, attraverso un video client o al telefono. L’incontro inizia tipicamente con le presentazioni della squadra, passa a un riepilogo della strategia e degli obiettivi del progetto e termina con considerazioni logistiche come i canali di comunicazione preferiti, considerazioni sul budget e una timeline proposta.
Quali sono gli obiettivi del kickoff del progetto?
Introdurre la squadra: In molti casi, il kickoff del progetto è la prima opportunità che l’agenzia ha di incontrare il cliente faccia a faccia. Pertanto, è bene presentare sia il team dell’agenzia che quello del cliente. In questo modo, tutte le persone coinvolte avranno un’idea migliore del ruolo che ogni individuo gioca nell’organizzazione e come questo avrà un impatto sul progetto andando avanti.
Rivedere il processo del progetto: Non possiamo sottolineare abbastanza l’importanza del processo collaudato di eCity nel fornire risultati ai nostri clienti che avranno un impatto positivo sui loro profitti. Tuttavia, è frequente che i clienti vogliano accelerare o saltare completamente la fase uno per iniziare a vedere i risultati più rapidamente. La riunione di kickoff del progetto ci dà la possibilità di spiegare in dettaglio cosa facciamo nelle fasi di scoperta e di ricerca di ogni progetto, e come questo porterà a un risultato finale migliore sia per il cliente che per i suoi utenti.
Stabilire metodi di comunicazione: Una comunicazione chiara è la chiave per assicurare che un progetto vada liscio, sia completato in tempo e rientri nel budget. Come project manager, usiamo la riunione di kickoff del progetto per stabilire chi sarà il principale punto di contatto da entrambe le parti, quanto spesso vorrebbero essere aggiornati sui nostri progressi e quale metodo o metodi di comunicazione preferiscono. Il nostro obiettivo è quello di comunicare con i clienti nel modo più facile ed efficace per loro, che sia per telefono, email, Google Docs, uno strumento di gestione del progetto come Basecamp, o una combinazione di tutti e quattro.
Finire la Timeline: Come ogni project manager esperto ti dirà, la timeline è la spina dorsale del progetto. Affinché il progetto sia un successo, la timeline deve essere realistica e concordata da tutte le persone coinvolte. La riunione di kickoff del progetto è una grande opportunità per discutere come sarà il processo di feedback e di approvazione da parte del cliente, e come questo avrà un impatto sulla timeline. Questo aiuta ad evitare costosi ritardi in seguito.
Cosa dovrebbero aspettarsi i clienti da questo incontro?
Il kickoff del progetto rappresenta un’opportunità unica per i clienti di conoscere le persone dietro un’agenzia. In eCity, siamo orgogliosi di formare relazioni con i nostri clienti che vanno al di là della chiamata settimanale di stato. Per fare questo, è importante che tutte le parti interessate al progetto siano presenti al kickoff meeting.
Raccomandiamo anche ai clienti di essere pronti a rispondere alle domande riguardanti il loro processo per fornire feedback sui deliverable chiave. Nel corso dei nostri molti anni come agenzia digitale, abbiamo scoperto che i progetti di maggior successo avvengono quando il project manager e il punto di contatto sono sulla stessa pagina per quanto riguarda il processo di approvazione e l’effetto che può avere sulle scadenze del progetto.
Infine, questa è l’opportunità per il cliente di fare tutte le domande rimanenti che potrebbero avere prima che il progetto prenda il via. Le domande sull’ambito del progetto, il budget, la tempistica e il processo sono tutte attese in questa fase. Ricordate, questo incontro è altrettanto importante per il cliente quanto lo è per l’agenzia.
Passi successivi
L’incontro di kickoff del progetto è solo il primo passo di molti sulla strada per il lancio di un progetto di successo. Dopo che tutti si sono incontrati e hanno discusso i risultati desiderati per il progetto, è ora che l’agenzia si metta al lavoro per trasformare questi sogni in realtà. Qui a eCity, questo passo successivo di solito comporta la consegna da parte dei clienti di materiali di immersione nel marchio e la programmazione di interviste con le parti interessate. Da lì, iniziamo a condurre una ricerca sugli utenti che informerà la nostra strategia di contenuti in futuro. Poi, avviene la magia!
Sei pronto a iniziare il tuo prossimo grande progetto digitale? eCity ha avuto il privilegio di lavorare con clienti affermati come l’Università della Pennsylvania, Pentec Health, Porsche e altri per creare strategie digitali che guidano i risultati di business e coinvolgono gli utenti in ogni fase. Per saperne di più, dai un’occhiata ai nostri casi di studio più recenti.
