RFI, RFQ, RFP… Qual è la differenza?

Come fornitore, avrete probabilmente visto richieste di informazioni, quotazioni o proposte durante il processo di ricerca di affari con aziende e organizzazioni governative. Tutti e tre hanno alcune caratteristiche in comune, ma ognuno ha le proprie qualifiche distinte, e capire queste distinzioni vi aiuterà nei vostri sforzi per assicurarvi opportunità di offerta.

Procurement, o l’atto di acquistare beni e servizi, è semplificato attraverso processi RFI, RFP e RFQ.

Ecco una semplice suddivisione degli acronimi:

Quando un’organizzazione acquirente diffonde una richiesta di informazioni (RFI), sta cercando informazioni generali sulle capacità dei potenziali fornitori e sui servizi/merci. La fase successiva nel processo di approvvigionamento comporta una Richiesta di Preventivo (RFQ) o una Richiesta di Proposta (RFP). Quando un’azienda distribuisce una RFQ, sta semplicemente chiedendo i prezzi dei fornitori sui servizi richiesti. Una RFP, d’altra parte, è una richiesta di una panoramica completa del background aziendale dei fornitori, descrizioni dettagliate dei prodotti/servizi richiesti, e spesso il completamento di un questionario specifico richiesto per la presentazione.

Come azienda piccola o in fase iniziale, avere i seguenti otto (8) articoli a portata di mano e aggiornati accelererà il noioso ma vitale processo di approvvigionamento per vincere un contratto:

1. Pagina di copertina professionale
La prima impressione è tutto – assicuratevi di progettare una pagina di copertina professionale e pulita che rifletta accuratamente l’identità della vostra azienda. Questo dovrebbe rappresentare il marchio della tua azienda, il titolo del servizio o prodotto richiesto e la data della proposta.

2. Indice
Fornisci al tuo pubblico una panoramica comprensibile e facile da leggere per fare riferimento alle sezioni a cui sono più interessati. Se possibile, numerate le sezioni in base alle informazioni richieste dall’organizzazione d’acquisto.

3. Background e panoramica dell’azienda
Parliamoci chiaro, senza questo componente il team di approvvigionamento non avrà idea di chi o cosa sia la vostra azienda. Anche una lettera di presentazione e un riassunto esecutivo sono elementi apprezzati durante il processo di offerta.

4. Descrizioni complete del prodotto
Una panoramica completa e dettagliata del prodotto o servizio richiesto dovrebbe esaurire completamente qualsiasi domanda che il potenziale acquirente potrebbe avere. Sii organizzato nel tuo approccio e suddividi i tuoi paragrafi in sezioni digeribili con titoli in grassetto o in corsivo.
5. Piano di implementazione

Il piano di implementazione include la timeline passo per passo della vostra azienda per l’inserimento dei nuovi clienti. Il piano dovrebbe includere una panoramica della timeline in modo che il vostro potenziale cliente possa programmare di conseguenza con il proprio team.

6. Revisione finanziaria
Siate pronti a dettagliare fino a due (2) o tre (3) anni di informazioni finanziarie della vostra azienda. Per evitare il mal di testa, sii proattivo e assicurati che la revisione finanziaria della tua azienda sia aggiornata per gli ultimi 2-3 anni.

7. Referenze
Prima di entrare nel processo di presentazione di RFP, RFQ o RFI, è saggio avere tre-quattro referenze o testimonianze di clienti a portata di mano. Scegliete saggiamente: questi referenti dovrebbero avere un’esperienza positiva facendo affari con la vostra azienda.

8. Schema dei prezzi
Avere un foglio standard dei prezzi per tutti i vostri prodotti/servizi vi renderà la vita molto più facile quando le RFI, RFQ e RFP cominceranno ad arrivare.

Ha domande sulla scrittura delle offerte o sul processo di organizzazione? Prenda appuntamento con un business coach ConnXus Platinum per una consultazione personalizzata.