Rischi post-impiego – Proprio quando si pensava di aver finito con Dan il Difficile

Difficult Dan è stato un dipendente abbastanza a lungo – il suo scarso rendimento, l’atteggiamento negativo e la negligenza hanno finalmente portato al licenziamento. Una bella liberazione e niente di cui preoccuparsi, giusto? Sfortunatamente, potresti non aver ancora finito con Dan.

Le leggi sulla discriminazione sul lavoro, insieme a molte altre leggi statali, si applicano agli ex dipendenti. I reclami possono essere basati su attività del datore di lavoro che si verificano dopo che i dipendenti cessano il lavoro. Per esempio, un’impiegata che si è lamentata delle molestie prima di dimettersi ha presentato una richiesta di risarcimento per ritorsione quando il suo datore di lavoro ha rifiutato di riassumerla sulla base della sua precedente denuncia. Allo stesso modo, un dipendente che è stato licenziato e ha presentato una denuncia per discriminazione sul lavoro ha presentato una denuncia per ritorsione quando il suo datore di lavoro ha dato un riferimento negativo a un potenziale datore di lavoro sulla base della presentazione della denuncia. Un altro dipendente ha presentato un reclamo contro il suo ex datore di lavoro secondo l’Americans with Disabilities Act perché il datore di lavoro ha rivelato informazioni sulla condizione medica dell’individuo a un potenziale datore di lavoro che ha chiamato per una referenza. I datori di lavoro dovrebbero usare la stessa cautela nel non violare le leggi sull’occupazione con gli ex dipendenti come fanno con gli attuali dipendenti o candidati. Fortunatamente, la responsabilità per molti reclami post-impiego può essere ridotta attraverso politiche post-impiego applicate in modo coerente. In particolare, i datori di lavoro dovrebbero redigere attentamente e applicare coerentemente le politiche sulle referenze, l’idoneità per la riassunzione e l’accesso ai file del personale.

Le referenze di impiego dovrebbero essere fornite solo da funzionari designati (preferibilmente quelli con una competenza delle risorse umane). Centralizzando le persone che forniscono le referenze e formando i manager e i supervisori a indirizzare le richieste di referenze alle persone designate, i datori di lavoro possono garantire che stanno fornendo referenze coerenti e obiettive. I rappresentanti che forniscono le referenze devono essere addestrati a fornire le stesse informazioni per ogni individuo, come confermare le date di impiego e la posizione ricoperta. Molti datori di lavoro scelgono di fornire solo referenze neutre per evitare accuse di referenze negative discriminatorie. In Texas, i datori di lavoro sono protetti dalla sezione 103 del Texas Labor Code se forniscono informazioni veritiere sulle prestazioni lavorative di un ex dipendente. Tuttavia, molti datori di lavoro del Texas trovano il vantaggio di fornire costantemente le stesse informazioni neutre di riferimento, e la conseguente riduzione della responsabilità potenziale per diffamazione, una politica migliore rispetto al tentativo di fornire informazioni veritiere che sono specifiche per ogni ex dipendente.

Un’altra questione per la quale i datori di lavoro dovrebbero avere una politica applicata in modo coerente è la determinazione dell’idoneità alla riassunzione. Molti datori di lavoro mantengono una lista di “non idonei alla riassunzione” di ex dipendenti che sono stati licenziati per violazioni di politiche, regole o procedure. I datori di lavoro dovrebbero informare i dipendenti di tale politica nel manuale del dipendente. Avvisando i dipendenti della politica durante l’impiego, è meno probabile che essi assumano che essere sulla lista dei non idonei alla riassunzione sia “personale”. La determinazione di chi è ineleggibile per la riassunzione dovrebbe essere fatta dalla stessa persona (o dalle stesse persone) per tutti gli ex dipendenti. La coerenza è la chiave – tutti i dipendenti con circostanze simili dovrebbero essere trattati allo stesso modo per quanto riguarda l’idoneità alla riassunzione. I datori di lavoro dovrebbero considerare il mantenimento di un registro dei non idonei alla riassunzione, che raccoglie informazioni su chi non è idoneo alla riassunzione e le ragioni di tale azione. Questo registro può aiutare i datori di lavoro ad applicare coerentemente la loro politica e servire come prova di applicazione coerente, se necessario.

Infine, i datori di lavoro dovrebbero anche mantenere e applicare coerentemente una politica sull’accesso dei dipendenti e degli ex dipendenti ai file personali. Anche se la legge federale non richiede l’accesso ai file personali, diciassette stati richiedono l’accesso per i dipendenti e/o ex dipendenti. La maggior parte specifica che l’accesso deve avvenire entro un certo periodo di tempo o in un certo modo. La legge del Texas non richiede che gli attuali o ex dipendenti abbiano accesso ai loro file personali. I datori di lavoro dovrebbero considerare quale livello di accesso sono disposti a fornire ai dipendenti (compresa la valutazione della legge statale negli stati in cui operano) e applicare coerentemente la politica.

In definitiva, i datori di lavoro dovrebbero ricordare che l’ex-dipendente Difficile Dan è protetto da molte leggi per le azioni che avvengono dopo la fine del suo impiego. Stabilendo delle politiche per questioni come le referenze, l’idoneità alle decisioni di riassunzione e l’accesso ai file personali, e trattando gli ex dipendenti con lo stesso rispetto con cui trattano i dipendenti attuali, i datori di lavoro possono ridurre significativamente la responsabilità per le decisioni successive all’assunzione.