Scegliere il posto migliore per la posta aziendale: PO Box, UPS Box o Home Box Delivery

Ricevere la posta è un po’ come avere un’assicurazione: Non ci pensi mai molto, finché non c’è un problema. Tra la corrispondenza mancante, i pacchi bagnati e le lettere che sembrano essere state passate attraverso il tritadocumenti, ricevere la posta può essere un vero mal di testa a volte.

Per fortuna, il tuo business non è limitato a ricevere la posta in un solo posto. Ci sono diverse soluzioni che puoi considerare quando stai decidendo dove ritirare le tue lettere, cartoline e pacchetti. Diamo un’occhiata ad alcune scelte solide che possono benissimo prevenire il tuo prossimo incidente postale

Post Office Box ( P.O. Box )

Le caselle postali, comunemente note come caselle postali, sono disponibili attraverso il servizio postale degli Stati Uniti. Situate all’interno del vostro ufficio postale locale, le caselle postali rendono conveniente gestire tutte le vostre esigenze di spedizione in un solo posto: Puoi ritirare la tua posta, consegnare i tuoi pacchi e acquistare cancelleria e materiale postale (alcuni dei quali sono gratuiti), tutto sotto lo stesso tetto.

Le caselle postali sono perfette anche per gli imprenditori in movimento. Negli ultimi anni, le condizioni economiche hanno costretto molti imprenditori a prendere decisioni difficili, come trasferire i loro uffici in luoghi più accessibili. Con una casella postale, non dovrai preoccuparti di notificare ai tuoi clienti il tuo nuovo indirizzo postale, indipendentemente da dove decidi di aprire il negozio.

Affittare una casella postale è facile anche per il tuo portafoglio. La maggior parte degli uffici postali danno ai clienti la possibilità di pagare la loro casella postale su base mensile, semestrale o annuale, con sconti offerti pagando in anticipo per periodi di affitto più lunghi. Le caselle postali sono anche sostanzialmente più economiche delle caselle comparabili disponibili all’UPS Store, quindi è una grande opzione per chiunque abbia un budget. Puoi cercare e trovare le tariffe delle caselle postali vicino a te cliccando qui.

Anche se le caselle postali possono farti risparmiare denaro rispetto ad altre opzioni, ci sono alcuni notevoli svantaggi che dovresti considerare. Per esempio, alcuni stati non ti permettono di usare il tuo indirizzo di casella postale su certi moduli governativi, come quando fai domanda per una licenza commerciale. In questi casi, dovrai fornire un indirizzo fisico per il tuo business, o impiegare un servizio di agente registrato (se il tuo stato lo permette). Per saperne di più su cos’è un agente registrato, e come può fornire un buffer tra la corrispondenza del governo e un indirizzo di casella postale, clicca qui.

C’è anche il fatto che se vuoi ricevere pacchetti da vettori come FedEx e UPS, allora dovrai iscriverti al servizio premier del tuo ufficio postale. Le tariffe per questo nuovo servizio variano, quindi contatta il tuo ufficio postale locale per saperne di più. (Puoi trovare un ufficio postale vicino a te cliccando qui.)

L’UPS Store

Un’altra opzione da considerare quando si decide quale soluzione di spedizione è giusta per il tuo business sono i servizi che il tuo UPS Store locale può fornire. La maggior parte dei negozi UPS offre servizi di cassette postali simili a quelli offerti dal servizio postale degli Stati Uniti, pur fornendo ai clienti diversi vantaggi che sono unici per i loro negozi.

In particolare, The UPS Store offre ai clienti servizi di cassette postali che forniscono un indirizzo fisico per le loro esigenze aziendali o personali – nessuna “casella postale” nella riga dell’indirizzo della vostra corrispondenza. Al contrario, The UPS Store applica il proprio indirizzo fisico ai possessori di caselle attuali, in modo che le vostre lettere e i vostri pacchi diano alle persone con cui scambiate la posta il senso di una sede professionale di mattoni e magazzini che non va da nessuna parte.

Vi state chiedendo come sarebbe il vostro indirizzo aziendale con un indirizzo fornito dal vostro UPS Store locale? Guarda l’esempio qui sotto:

John Doe
PMB 101 o #101
200 Any Street
Any City, Any State Any Zip

PMB è la designazione di UPS Store per “casella postale privata”, oppure il tuo indirizzo può essere assegnato solo per numero di casella (#101). In entrambi i casi, questo stile di indirizzo postale dà alla vostra attività un aspetto consolidato, evitando così i sentimenti negativi che ancora persistono dalla moltitudine di truffe delle caselle postali degli anni passati.

L’UPS Store offre anche servizi postali come Call-in MailCheck, così controllare se avete la posta è facile come fare una rapida telefonata. Molte sedi UPS offrono anche un accesso 24 ore su 24, così i clienti possono ritirare la loro posta al più presto, di giorno o di notte. (Per saperne di più sui vari servizi che The UPS Store offre agli imprenditori grandi e piccoli, clicca qui.)

Tutte le cose buone devono avere almeno uno o due svantaggi, e per i servizi di cassette postali di The UPS Store, uno di questi deve essere il prezzo. Mentre i prezzi variano ampiamente negli Stati Uniti, rimangono quasi sempre circa il doppio del costo dei loro rivali del servizio postale. (Per trovare le tariffe specifiche della vostra zona, cercate e contattate il vostro UPS Store locale cliccando qui.)

Se avete intenzione di scegliere una cassetta postale UPS Store per le vostre esigenze aziendali, allora probabilmente dovreste essere coinvolti anche per un lungo periodo. Questo perché mentre l’ufficio postale offre un modulo di cambio di indirizzo per i clienti che si spostano e/o cambiano il loro indirizzo postale, le cassette UPS Store non hanno tale modulo. Ciò significa che se decidete che una cassetta postale UPS Store non fa per voi, dovrete notificarlo a tutti coloro che hanno il vostro indirizzo individualmente. È sicuramente qualcosa da considerare quando stai cercando di determinare il giusto servizio di posta per il tuo business.

Indirizzo di casa

Non c’è posto come casa, e per alcune persone (specialmente quelle che gestiscono un’attività a domicilio) ricevere pacchetti e lettere a casa è il modo migliore per farlo. Un indirizzo di casa dà ai tuoi clienti la tranquillità quando ti inviano lettere e pacchetti, perché sanno che la loro posta sarà consegnata alla tua proprietà personale, sia nella tua cassetta postale che alla porta d’ingresso.

Non ci sono costi da sostenere quando si utilizza il proprio indirizzo di casa per le tue esigenze di spedizione, anche se devi assicurarti che la tua cassetta postale sia conforme alle norme USPS. Se il tuo postino non riesce a raggiungere la tua cassetta, allora è probabile che lui o lei terrà la tua posta all’ufficio postale perché tu venga a prenderla. (Per maggiori informazioni sulle linee guida della cassetta postale USPS, clicca qui.)

Purtroppo, ci possono essere complicazioni quando ci si affida al servizio di consegna a domicilio. Non avrai problemi con FedEx e UPS quando si tratta dei due corrieri che consegnano i tuoi pacchi, ma potenziali problemi possono verificarsi quando un pacco viene lasciato all’aperto, o quando un vicino subdolo firma la tua corrispondenza.

Ecco perché utilizzare un indirizzo di casa per il tuo business è meglio quando stai effettivamente lavorando da casa durante il normale orario di consegna. In questo modo sarete proprio lì per intercettare comodamente tutti i vostri pacchetti e lettere, tenendoli fuori dalle mani dubbie dei ladri e di Madre Natura.

Scegliere la soluzione giusta per voi

Decidere quale servizio di posta è meglio per il vostro business è davvero solo una questione di esigenze aziendali specifiche. Sei un imprenditore che lavora in un ufficio a casa e con un budget limitato? Stai anche cercando di separare la tua corrispondenza personale dal tuo indirizzo di casa? Allora forse una casella postale fornita dal Servizio Postale degli Stati Uniti è la soluzione che fa per te.

Se preferisci consegnare a un cliente un biglietto da visita con un indirizzo fisico a cui spedire qualsiasi richiesta, allora forse affittare una casella presso il tuo negozio UPS locale è la strada da percorrere.

Naturalmente, c’è sempre l’opzione di consegna a domicilio. Indipendentemente da quali siano le vostre esigenze aziendali, ricordatevi che avete più di un percorso tra cui scegliere.