Sette passi per gestire la riunione più efficace possibile
Questo articolo è di Neal Hartman, docente senior di comunicazione manageriale alla MIT Sloan School of Management.
La riunione che si protrae all’infinito; la riunione in cui tutti sono seduti a giocherellare con il proprio smartphone; la riunione che Doug della contabilità dirotta; o la riunione in cui quasi tutti nella stanza si chiedono la stessa cosa: perché sono qui?
Le riunioni riempiono un numero crescente di ore nella giornata lavorativa, eppure la maggior parte dei dipendenti le considera una perdita di tempo. Secondo un sondaggio di Salary.com tra i professionisti americani, le riunioni si sono classificate come il killer numero uno della produttività in ufficio. (Trattare con la politica dell’ufficio era al secondo posto, secondo il sondaggio del 2012.)
Ma ci sono modi per gestire riunioni efficaci ed efficienti che lasciano i vostri dipendenti a sentirsi eccitati ed entusiasti del loro lavoro. Ecco alcuni consigli:
1, rendere chiaro l’obiettivo. Una riunione deve avere uno scopo specifico e definito. Prima di inviare l’invito sul calendario, chiedetevi: Cosa cerco di ottenere? Stai avvisando le persone di un cambio di gestione o di un cambiamento di strategia? State cercando l’input degli altri su un problema dell’azienda? State cercando di arrivare a una decisione su una questione particolare? Le riunioni in piedi con scopi vaghi, come gli “aggiornamenti di stato”, sono raramente un buon uso del tempo.
2. Considerare chi è invitato. Quando convocate una riunione, prendetevi del tempo per pensare a chi ha davvero bisogno di essere presente. Se stai annunciando un cambiamento, invita le persone che sono interessate dall’annuncio. Se state cercando di risolvere un problema, invitate le persone che saranno buone fonti di informazione per una soluzione. Quando le persone sentono che ciò che viene discusso non è rilevante per loro, o che non hanno le capacità o le competenze per essere d’aiuto, vedranno la loro partecipazione alla riunione come una perdita di tempo.
3. Attenetevi al vostro programma. Creare un ordine del giorno che stabilisca tutto ciò che si prevede di coprire nella riunione, insieme ad una linea temporale che assegni un certo numero di minuti ad ogni punto, e inviarlo via e-mail alle persone in anticipo. Una volta che siete in riunione, mettete l’agenda su uno schermo o su una lavagna bianca perché gli altri la vedano. Questo mantiene le persone concentrate.
4. Non prendere ostaggi. Niente fa deragliare una riunione più velocemente di una persona che parla più del dovuto. Se notate una persona che monopolizza la conversazione, chiamatela fuori. Dite: “Apprezziamo il tuo contributo, ma ora abbiamo bisogno dell’input degli altri prima di prendere una decisione”. Siate pubblici su questo. Stabilire le regole di base all’inizio creerà una struttura per il funzionamento del vostro gruppo.
5. Iniziare in orario, finire in orario. Se avete la responsabilità di gestire riunioni regolari e avete la reputazione di essere qualcuno che inizia e finisce puntualmente, sarete sorpresi da quanti dei vostri colleghi faranno ogni sforzo per partecipare alle vostre riunioni. Le persone apprezzano quando si capisce che il loro tempo è prezioso. Un’altra nota sul tempo: Non programmate nessuna riunione che duri più di un’ora. Sessanta minuti è generalmente il tempo più lungo in cui i lavoratori possono rimanere veramente impegnati.
6. Bandite la tecnologia. La realtà è che se le persone hanno il permesso di portare iPad o BlackBerry nella stanza, non si concentreranno sulla riunione o contribuiranno ad essa. Invece, staranno mandando email, navigando sul web, o semplicemente giocando con la loro tecnologia. Occhi in alto, per favore.
7. Seguire. È abbastanza comune che le persone escano dalla stessa riunione con interpretazioni molto diverse di ciò che è successo. Per ridurre questo rischio, inviate un promemoria che evidenzi ciò che è stato realizzato a tutti coloro che hanno partecipato entro 24 ore dalla riunione. Documentate le responsabilità date, i compiti delegati e qualsiasi scadenza assegnata. In questo modo, tutti saranno sulla stessa pagina.
Le riunioni possono davvero essere preziose e produttive. Devi solo prendere le misure per renderle tali.
