Una redazione dell’impiegato al lavoro…Da dove cominciare?

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Così, stai avendo problemi con un impiegato. Potrebbe essere un dipendente tossico, un dipendente pigro, o qualcuno nuovo di zecca nella forza lavoro che non ha ancora capito come funziona. Qualunque sia la ragione, sembra che sia il momento di scrivere una nota per i dipendenti al lavoro. Sembra abbastanza facile. Ma cosa succede se non hai mai scritto a qualcuno prima? Come si svolge il processo?

In altre parole, una nota sul lavoro è un’indicazione che le prime misure disciplinari sono già state prese e si sta procedendo verso un possibile licenziamento.

Quali tipi di comportamento meritano una nota o un licenziamento? I seguenti sono alcuni esempi tratti da businessmanagementdaily.com.

Esempi di scarso rendimento lavorativo

• Tardività eccessiva e assenze dal lavoro
• Prestazione lavorativa incompetente
• Qualità del rendimento
• Quantità del rendimento
• Vestiario inappropriato
• Uso inappropriato delle comunicazioni comunicazioni elettroniche
• Violazioni dei protocolli di sicurezza
• Violazioni delle politiche generali sul posto di lavoro
• Minacce verbali o violenza fisica di qualsiasi tipo
• Lagnanze da parte dei clienti o del personale per molestie sessuali o discriminazione
• Abuso di sostanze sul posto di lavoro
• Siabuso di sostanze sul posto di lavoro

Avete bisogno di un modo veloce per creare i rapporti dei dipendenti? Prendete il nostro “Free Employee Write Up Template” per aiutarvi a creare velocemente le note!

Perché le note dei dipendenti sono importanti

Le note dei dipendenti forniscono la documentazione necessaria per licenziare un dipendente. Mostra cosa è successo e perché, ed è disponibile se necessario per giustificare il motivo del licenziamento. Come accennato in precedenza, una scrittura del dipendente dovrebbe avvenire dopo avvertimenti verbali e/o sessioni di coaching come necessario. L’insoddisfazione per una specifica azione o inazione dovrebbe essere resa molto chiara durante una revisione delle prestazioni.

Le note del dipendente sono anche un modo per il dipendente di conoscere la gravità della sua cattiva condotta. Un avvertimento verbale è molto più facile da ignorare rispetto a un documento scritto che evidenzia le azioni. Il processo del dipendente che ha bisogno di firmare il documento assicura che essi capiscono pienamente che saranno licenziati se le cose non cominciano a migliorare.

Casi di licenziamento ingiusto

La ragione più importante per documentare qualsiasi azione disciplinare è quella di proteggere voi stessi e la vostra piccola impresa da cause di licenziamento ingiusto. Gli ex dipendenti scontenti, specialmente quelli che non hanno più una fonte di reddito, possono minacciare le risorse finanziarie e la reputazione della vostra piccola impresa. Una documentazione adeguata vi proteggerà da qualsiasi reclamo falso, anche se essi affermano di essere stati licenziati illegalmente.

Può licenziare un dipendente senza uno scritto al lavoro?

La risposta breve: a volte.

La capacità di licenziare qualcuno senza documentazione dipende da quale tipo di contratto di lavoro lui o lei è sotto. Ci sono due diversi contratti di lavoro. L’occupazione “at-will” e l’occupazione a contratto sono i due diversi tipi.

At-Will Employment

Un dipendente assunto con un contratto di lavoro at-will è libero di licenziarsi in qualsiasi momento. E questo vale in entrambi i sensi. Il datore di lavoro è anche in grado di licenziarlo in qualsiasi momento, senza preavviso o formalità, purché non infranga alcuna legge. Alcuni esempi di licenziamento illegale sarebbero il licenziamento basato sulla discriminazione, in ritorsione per una denuncia di molestie sessuali, o per aver esercitato diritti legali.

L’assunzione a volontà non è una legge federale, è una pratica commerciale standard. Devi essere chiaro sulla tua intenzione di usare questa tecnica di licenziamento nei documenti di on-boarding.

Occupazione a contratto

L’occupazione a contratto è un po’ diversa. È illegale licenziare un dipendente a contratto fino alla scadenza del contratto. Il contratto può essere un contratto di lavoro o un contratto sindacale. Contratti come questi proteggono sia i dipendenti che i datori di lavoro. Un contratto proteggerà il datore di lavoro dall’avere improvvisamente una posizione aperta che dovrà essere riempita da una vasta ricerca per vagliare i curriculum, trovare un buon dipendente, assumerlo e formarlo. Dà anche al dipendente la sicurezza del lavoro. L’unica eccezione, in questo caso, è se il contratto specifica situazioni che giustificano il licenziamento immediato e la condotta del dipendente soddisfa questi criteri.

Consigli per documentare la disciplina dei dipendenti

Documentare gli avvertimenti verbali e gli incidenti prima di scrivere al dipendente

Lo so, questo sembra noioso. Ma, più documentazione è senza dubbio meglio in questo scenario. Quando documentate gli avvertimenti verbali casuali che avete dato prima di presentare formalmente la nota del dipendente, sarà molto più facile dimostrare in un secondo momento che il dipendente è stato consigliato sulla questione.

Documentare un avviso verbale non deve essere difficile. Non ha nemmeno bisogno di essere digitato e stampato. Si può semplicemente annotare l’incidente su un registro del manager o inviare i dettagli dell’incidente via e-mail. Basta non dimenticare di usare un oggetto dettagliato e ricercabile nell’email.

Essere accurati

Quando si documentano avvertimenti verbali e incidenti, assicurarsi di condividere i dettagli necessari. Non dire solo: “impiegato in ritardo quattro volte in un mese”. Invece, includere le ragioni date per il ritardo, quanto tempo è passato tra il suo programma e l’arrivo effettivo, e la data dell’incidente.

Essere coerenti

Non punire un dipendente per un comportamento che è un problema con molti altri. Questo non è un metodo per dare l’esempio al team. Dopo tutto, un richiamo sul lavoro dovrebbe essere fatto a porte chiuse.

Considera se il problema è uno di quelli che hai con altri membri dello staff e se questa persona lo sta facendo molto più spesso di loro. Se questo non è il caso, una nota non è il vostro prossimo passo. Questo dovrebbe essere affrontato con tutti i membri del vostro team, dato che potrebbe essere un problema di cultura aziendale o di ufficio che avete per le mani.

Attenetevi ai fatti

Siate semplici e diretti. Annotate la politica o la procedura che il dipendente ha violato e la data o le date in cui si sono verificate.

Questa è una documentazione formale che dovrebbe essere completamente priva di questioni personali o contenuti emotivi. Evitare il linguaggio che riflette impressioni personali come “penso…” o “secondo me….”. Non usare assolutamente etichette o aggettivi. Dopo tutto, dire che qualcuno è un “fannullone” o “pigro” lo indurrà solo ad alzare la guardia.

E per favore, per favore. non aggiungere alcuna ipotesi sul perché il comportamento si sta verificando. Sarebbe completamente non professionale trarre conclusioni dalla vita personale di un dipendente che stanno influenzando il suo comportamento negli affari.

Utilizzare un modulo standard di scrittura del dipendente

Questa situazione è abbastanza difficile emotivamente. Sì, gli affari e le relazioni personali dovrebbero essere separati. Sì, non dovresti farti coinvolgere emotivamente. Ma non è divertente dare cattive notizie a qualcuno se tutto quello che vuoi fare è vedere gli altri avere successo.

E’ per questo che dovresti avere un modulo per scrivere già creato sul tuo hard disk o sul cloud per questi casi. Puoi semplificare l’azione di compilare il documento e avere almeno un aspetto facile di questo compito.

Abbiamo creato un modello di modulo di scrittura da usare. Clicca qui per ottenerlo.

Conseguenze dello stato

Si è già a qualche passo nel processo disciplinare nel momento in cui è stata emessa una nota. Il licenziamento non è necessariamente imminente, ma è certamente una possibilità. Chiarite che quali conseguenze avrete in atto in futuro. Questa persona deve passare un periodo di prova? C’è un’altra conseguenza che il suo comportamento specifico merita? Decidete voi. E poi rendilo chiaro nel documento.

Condividi il documento in privato

Quando hai creato una documentazione scritta dell’infrazione, il dipendente dovrebbe esserne consapevole. Dovrebbe avere l’opportunità di capire cosa sta andando storto, la gravità della situazione, e di correggere il suo comportamento.

Vai attraverso il modulo di scrittura del dipendente punto per punto

Discuti con il dipendente ogni incidente che viene menzionato. Non limitatevi a consegnarglielo. Questa è la vostra opportunità di discutere i valori che la vostra azienda ha e le vostre aspettative per i membri della vostra squadra. Mettete in chiaro quando si sono verificati i comportamenti inaccettabili, e parlate di ognuno di essi.

Fate firmare il documento al dipendente

Un verbale sul lavoro è una formalità. Quando si fa firmare al dipendente che ha ricevuto questo avvertimento, si dimostra che il problema è stato discusso con lui. Potrebbe non voler firmare il documento e non si può costringerli a farlo. Continua a leggere la prossima sezione per scoprire cosa fare se un dipendente si rifiuta di firmare un documento di richiamo.

Consenti una risposta

Il dipendente dovrebbe essere in grado di dare una risposta scritta a un richiamo sul lavoro. Lasciate spazio per una risposta e archiviatela insieme alla nota nel loro file. Se sentono che hanno bisogno di più tempo per pensare ad una risposta, dovrebbero essere liberi di fare anche questo.

Che cosa succede se un dipendente non vuole firmare un rapporto sul lavoro?

Se il dipendente si rifiuta di firmare il documento, indicatelo sul documento. Non è necessario firmare il documento perché sia valido. In effetti, un verbale di lavoro non è nemmeno un documento legale. È semplicemente un foglio di carta che indica che si è verificato un problema. E può essere usato come prova quando necessario. Tutto qui.

Un altro modo per evitare che il dipendente sostenga in un secondo momento di non aver ricevuto un avvertimento formale scritto tramite la nota è inviargli il documento per e-mail. Questo crea una traccia cartacea elettronica che prova che le informazioni sono state fornite a loro.

Prima di tutto, perché un dipendente non dovrebbe firmare una nota?

Ci sono alcune ragioni per cui un dipendente potrebbe rifiutarsi di firmare una nota.

• Se il dipendente non è d’accordo con il contenuto della nota.
• Crede che un documento non firmato sia invalidato.
• Continuano a mostrare il comportamento di sfida che li ha messi in questa situazione in primo luogo.

Questo è il motivo per cui lo spazio per una risposta è importante

Come detto, una nota sul lavoro è semplicemente un riconoscimento che hai avuto la conversazione, un dipendente non sa che non sta affermando che le informazioni sul documento sono effettivamente vere quando si rifiuta di firmare la nota. Avete quindi l’opportunità di fargli sapere il vero scopo. Dite loro perché la loro firma è necessaria. E poi suggerisci loro di scrivere qualsiasi contestazione su ciò che è stato detto nell’apposito spazio.

Dai loro qualche giorno

Se non vogliono firmare, fagli sapere che la loro scadenza per questo è tra qualche giorno. Va bene permettere loro di pensarci su. Soprattutto se vogliono rispondere.

Ma ricordate: Questa è insubordinazione.

E possono essere licenziati per questo se sono un dipendente at-will. Oppure potete aggiungerlo alla vostra lista di problemi in corso che avete avuto con questo dipendente. Decidete in anticipo quali saranno le azioni disciplinari se il dipendente non vuole firmare il documento. In definitiva, dipende da te e dal contratto di lavoro che hai in vigore.

Applica questo alla tua piccola impresa

La disciplina dei dipendenti è sicuramente tra gli aspetti meno divertenti dell’imprenditoria. Ma è necessario per mantenere alti gli standard e la produttività. Basta ricordare le informazioni di cui sopra sui rapporti con i dipendenti e si dovrebbe essere pronti nel caso in cui la situazione si verifichi.

Ora, prova questo…

Preparati! Andate avanti e preparate un modulo standard e abbiate dei piani in atto per ciò che richiederà un richiamo. Le azioni disciplinari dei dipendenti possono causare un sacco di stress legato al lavoro, ma non è necessario perderci il sonno! Se aspettate che il problema sia a portata di mano, vi causerà solo più stress.