2019年に家族の書類を整理する：シンプルなシステム
紙の山で気が狂いそうになりませんか？
もしかしたら、すべての紙を保管するための最良の方法を悩んでいるかもしれません。 どの紙を残し、どの紙を安全にリサイクルすればよいのでしょうか？
これらの疑問にお答えするのが、請求書やファイルなどの書類を整理する方法についてのメガポストです。
整理の最大の障害の1つが書類です。
請求書や郵便物、学校の宿題などの書類は、毎日のように家に入ってきます。 整理整頓を怠ると、書類はあっという間に散らかってしまいますよね。 私はカウンターの上に書類が積み重なるのが嫌いで、ちょっと気が狂いそうになります。
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だからこそ、私は書類を整理するシステムに従っています。
私の事務処理システムには2つのシンプルな要件があります：
維持しやすいこと
私にとって事務処理を維持するのがシンプルで便利(超簡単など)でなければ、私はそれを無視します。
後で必要なものを簡単に見つけられるようにする。
あとで必要なものを見つけるために、書類の山やフォルダの束を掘り返すのに多くの時間を費やさなければならないとしたら、私のシステムは役に立たず、無視されてしまうでしょう。
利便性はどんなシステムにも大きな要件であり、このシステムも例外ではありません。 年に一度のファイナンシャル スナップショットを行う準備ができたとき、必要な書類を集めるのに1分しかかかりません。
これらの2つの目標を考慮して、私の事務処理システムは以下のようになっています。
この事務処理システムは100%電子化されていません。
私はほとんどの請求書をオンラインで支払い、いくつかの「事務処理」をオンラインで保管していますが (これについては後で説明します)、請求書や領収書をスキャンすることには時間をかけていません。
このシステムは完璧ではありません
私のシステムは美しくありません。
書類が完璧にファイリングされているかどうか、すべてのファイルが色分けされているかどうかは、あまり気にしません。 ファイルには手書きでラベルを貼っています。
確かに、きれいなファイリングシステムやおそろいのペーパートレイがあれば最高ですが、それは私にとって優先事項ではないので、私を悩ませないようにしています。
私が書類をどのように処理しているかをご紹介しましょう。
届いた郵便物や書類は、家に入ってすぐに分類します。
紙類は次の4つの場所のうちの1つに入れます：
ごみ箱
（迷ったら捨てる！）迷子になったカタログが届いても、普通はとっておきません。 迷惑メールはすぐに捨てます。
私の手帳
請求書など注意が必要な書類は、手帳の内側にクリップで留めています。
しばらく期限のない請求書であれば、忘れないようにGoogleカレンダーにリマインダーを作成します。
注意が必要な書類はすぐに処理するようにしています。
1～2分でできることは、今のうちにやっておきます。
保管（一時的/永続的）
この時点では、ファイリングが必要な書類だけが残っています。
- 一時的な保管
ある種の書類は短期間保管する必要があります (ボランティアのスケジュール、パーティーの招待状など)
こういった種類のものは、戸棚の中にテープで貼っておくかもしれません (我が家の冷蔵庫はマグネットが付いていないので、そこに吊るしておきます)。
その他のものは、必要になるまで、あるいは処分できるまで、手帳の中にしまっておきます(通常は、毎週のレビューの際に、手帳の中のすべての書類をざっと見ます)。
その他の書類は、無期限に保存する必要があります。 これには、支払った請求書、医療関係の書類、大きな買い物の領収書などが含まれます。 これらの書類は、キッチンにあるキュービーに一時的に置いています。
- 長期ファイリング
キュービーがいっぱいになったら、2、3分かけてこれらの書類を永久に保管するようにという合図です。
これで私のシステムは整頓され、さらなる書類整理の準備が整いました。
毎日わずか数分で、このシステムを整頓した状態に保つことができます。
Martha Stewart氏は、便利なように書類を一元化することを勧めています。
How to separate your paperwork into categories
書類をファイリングする際には、後で簡単に探し物ができ、かつ比較的整頓された状態を保てるようなカテゴリーを選びましょう。
私は標準的なカテゴリーのセットを持っていますが、保管する必要のある書類に応じて、必要に応じて新しいフォルダー（およびカテゴリー）を追加することもあります。
私の標準的なファイリングカテゴリー。
- レシートと保証書-大きな買い物
- レシートと保証書-小さな買い物（後でアクセスする可能性のあるレシートだけを保管しています）
- 医療-請求書（必要に応じて人別に分けています。
- 医療-請求書（必要に応じて人別に分ける）
- 医療-記録（必要に応じて人別に分ける）
- 公共料金の請求書と書類（これらの請求書について、最高の料金を交渉していることを確認する）
- 税金申告書（必要に応じて人別に分ける）
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- Tax returns – current year
- Tax paperwork
- Mortgage statement and paperwork
- Homeschool paperwork（年末にポートフォリオにまとめるまで。
- 家のメンテナンス記録
- 電化製品のマニュアル（数が多いので別の箱に入れています）
- 公的な書類（出生証明書。 車のタイトル、パスポートのコピーなど。
- 生命保険証書
- 自動車保険、メンテナンス記録、登録書類
- 記念品 – 受け取った個人的な手紙をたくさん保管しています – 物理的な紙に書かれた個人的な手紙には心の底から好意を持っています!
保管しない紙
- 銀行やクレジットカードの明細書 – 少なくとも毎月、口座の残高を確認していますし、明細書にはいつでもオンラインでアクセスできます。
- ほとんどの日常的な領収書 – 口座に入力したら、これらは捨ててしまいます。
- カード – 受け取ったカードは、数日間キッチンに飾り、その後リサイクルします。
このシステムをうまく活用するためのポイント
- 物を置く場所を決めておくこと、特に家の中で書類を受け取る他の人のための場所を決めておくこと
- 「小さな」ことをすぐに行うこと。
- すぐに処理できないことのために、リマインダーシステムを用意しておくこと
- シンプルな永久的ファイリングシステムを用意すること。
電子的に保管したほうがよい書類もあります。
多くの書類や記録をオンラインで管理することは、物理的な書類を最小限にする上で大きな助けとなっています。
子供の学校の書類の管理は？
ホームスクールのポートフォリオのために、学校の授業内容を保存しています。
学校からの通知はすぐに署名し、次の日のためにバックパックに戻します。
学校からの通知はすぐに署名し、次の日のためにバックパックに戻します。重要な日はカレンダーに印をつけておきます。
子供たちが作った紙の工作はどうしますか？
私はこの分野ではひどい母親です。
私は通常、最近作った1つか2つの作品をキッチンにテープで貼り付け、残りはリサイクルします。
子供たちが特に誇りに思っているものがあれば、部屋に飾ったり、保管用にファイルしたり、写真を撮ってリサイクルしたりします。