8+ Sample Information Letters

通知するレターには様々なシナリオがあります。例えば、方針の変更を従業員に知らせる、剰余金を発表する、会社の名前やビジネスプランの変更を発表する、休日を知らせる、求人を知らせる、新製品やサービスを知らせる、特別な会議や提案を知らせる、会議やセミナーを知らせる、新しい料金や比率の増加を知らせる、家の住所を変更する、などです。ここでは様々なインフォメーションレターを見つけることができます。インフォメーションレターは、ある情報を関係者に広めたり、最新の情報を知らせたりする強力なツールです。

情報提供の手紙は事実に基づいた手紙と考えられますので、事実に基づいて、無関係な内容を含まず、コミュニケーションがとれるものでなければなりません。手紙のトーンは礼儀正しくあるべきです。手紙は、読み手が情報を迅速かつ容易に理解できるように作成する必要があり、さらに、手紙があなたの希望を正確に伝えていることを確認してください。

通知する手紙を送る前に、知らせたい連絡先のリストを作っておくとよいでしょう。また、必要があれば最終的な手紙を簡単に調整したり変更したりできるように、事前に大まかなスケッチを作っておくことをお勧めします。情報提供のための手紙は、自分が何をしようとしているのかを相手に知らせるという最も単純な動機を持っています。そのため、手紙の内容はシンプルにし、一般的な理解のレベルに合わせて、詳細を明確にする必要があります。また、何が情報なのか、受取人や読者は誰なのか、どのようなニュースや情報を伝えたいのかを把握した上で、手紙の最終ドラフトを作成する必要があります。このようにして、より効果的な手紙を作成することができます。このテンプレートに添付されているサンプルも、自分の手紙を作成する際の参考になるでしょう。