How To Create A Project Communication Plan?

難しく聞こえるかもしれませんが、プロジェクト・コミュニケーション・プランの作成はとても簡単です。

プロジェクトコミュニケーションプランのチェックリストに沿って、すべてをカバーしているかどうかを確認してください。

例えば、ステークホルダーの承認を向上させたい、

チームのコラボレーションを向上させたい、などです。

目的はいくつでも適切に選ぶことができますが、選ぶことが重要です。

Source: The Digital Project Manager

Identify Communication Requirements and Preferences

プロジェクトのコミュニケーション計画の目的が明らかになったら、それを達成するための前提条件を考えてみましょう。

簡単に言うと、誰がどのような情報を必要としているかを理解することが第2のステップです。

すべては、あなたの組織におけるステークホルダーの関与のレベルによります。

しかし、5つのWと1つのHに対応することで、それを決定することができます。

いつその情報を伝えるべきか

どこで伝えるべきか

なぜその情報の伝達が重要なのか（例．

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プロジェクト管理にOffice 365を使用している場合は、チームだけでなく、外部のステークホルダーとの情報共有に使用できるサイドツールが豊富に用意されています。

ただし、すべてのステークホルダーがそのツールの使い方を知っているか、そのコミュニケーション手段に慣れているかどうかを確認する必要があります。

これまでに行ってきたコミュニケーションのプロセスはありますか？

Source: The Digital Project Manager

さらに、同期型と非同期型の両方のコミュニケーションを管理する必要があるかもしれません：

最後に、コミュニケーションの頻度に注意してください。

チームや他のステークホルダーに、必要のないメールを何度も送りつけることは避けたいものです。

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過去のデータを見て、どのようなコミュニケーション手段が過去にうまく機能していたかを理解するようにしましょう。

プロジェクトマネジメントコミュニケーションプランの作成

最後に、プロジェクトマネジメントコミュニケーションプランを作成しましょう。

ステークホルダーとプロジェクトの要件に関するすべての情報を入手したら、参照するための文書として構成します。

ただし、プロジェクトマネジメントコミュニケーションプランの成功を追跡し、将来的に微調整して最適化できるようにしましょう。

以下は、シンプルなプロジェクトマネジメントコミュニケーションプランの例です。 Template.net

この例では、以下のことが明確にまとめられています。

素っ気ないように見えるかもしれませんが、これは、さまざまな利害関係者にとって好ましい、必要なコミュニケーションの方法やタイプを調査し、定義した過去の文書に由来しています。

最終結果である実際のプロジェクト管理コミュニケーションプランは、シンプルで、過去の調査の直接的な結果でなければなりません。