Articles

The complete guide to corporate travel policies

9月 17, 2020 /

トラベルポリシーが本当に必要だとは思わないかもしれません。 最近では、ほとんどのビジネス旅行者が低予算の航空会社を予約しており、無責任な支出はあなたの会社では問題になっていないかもしれません。 しかし、優れたトラベルポリシーは、出張者が会社のカードで購入できるものや、フライトや宿泊に使える金額だけではありません。

トラベルポリシーはそれだけではありません。ビジネストラベルを管理チームの時間を奪うことのないように管理する方法です。

ここでは、本当に重要な会社のトラベルポリシーの書き方を見ていきましょう。

How to build a travel policy for employee (so that they really follow it)

会社がポリシーを持つことは絶対に有益ですが、従業員を第一に考えることが重要です。 従業員のニーズを考慮することで、ポリシーが彼らにとって役立つ可能性が高まります。

これを実現するための重要な2つの方法があります。

  • 従業員が必要とする情報（経費精算や安全性など）を含める – 従業員がポリシーを参照する必要がある場合、彼らはそのポリシーに慣れ親しむ可能性が高くなります。 従業員が何に対して経費を支払うことができるのかを知るために、旅費規定を記載し、経費の支払い方法も記載します。 また、旅行保険や緊急時の対応についても記載しておきましょう。
  • 承認された旅行予約ツールには、内蔵されたポリシーを明確に記載する – 従業員が100の異なる都市での1泊あたりの許容料金を覚えていると期待すべきではありません。 トラベルポリシーを使って、何が承認された旅行予約ツールなのかを従業員に思い出させるようにしましょう。

ベストなトラベルポリシーのフォーマットの詳細をお探しの場合は、ポリシーテンプレートをご覧ください。

How to write a travel policy step by step

では、実際に機能するポリシーを書くためのプロセスを見てみましょう。 更新の目標と優先順位を設定し、重要な利害関係者を巻き込み、現在のポリシーについて何が機能していて何が機能していないのかをレビューする必要があります。

現在のポリシーや慣行を見直す

ポリシーが古くなっていたり、なかったりしませんか? テンプレートをカスタマイズする前に、現在のポリシーやトラベルプロセスについて、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのかを見直すことが賢明です。

目標と優先順位の設定

成長するチームのニーズを満たすなど、ポリシーを更新するための上位2～3の目標を決定します。 以下は、トラベル ポリシーを更新する際の目標の例です。

  • 旅行者の混乱を軽減する
  • 管理チームの手作業を軽減する
  • トラベルポリシーのコンプライアンスを向上させる
  • 不必要なコストを削減する
  • 注意義務と旅行者の安全性を向上させる
  • 旅行支出の財務的な追跡を向上させる
  • 旅行者の安全性を向上させる。
  • 出張費の財務追跡
  • 出張者の満足度の向上

ステークホルダーの関与

会社の規模や組織によって、新しいトラベルポリシーのテンプレートを誰が承認する必要があるかが決まります。 人は忙しいものです。 一部の利害関係者は、プロセスを通じて関与します。

会社のトラベルポリシーの作成を手伝ったり、最終版を承認したりすべき人は次のとおりです。

  • トラベルマネージャー – 旅行者の行動、ポリシーの目標、旅行業者や交渉レートなどの詳細についての洞察をもたらします。
  • オフィスマネージャー – 出張予約プロセスや出張サポートに関する問題点を把握し、ポリシーや手順を改善するための目標設定を支援する
  • CEO – コンプライアンスやコスト削減に関する目標を把握する。 また、経費報告手続きを合理化するためのアイデアも持っています
  • COO – プロセスを合理化して時間を節約し、注意義務とコンプライアンスを改善するための目標設定を支援します
  • フリークエント・トラベラー – 現在のトラベル・ポリシーで何が機能し、何が機能しないかを知っています。

協力して、全員のニーズを満たすポリシーを作りましょう。 上記のチームメンバーの中から選んでください。 全員の通常業務への影響を最小限に抑えるために、キックオフミーティングを開いて目標を設定し、その後、テンプレートのカスタマイズを完成させるために独立した作業を行います。 必要に応じて、各関係者に助けを求めることもできます。 その後、すべての関係者と最終ミーティングを行い、ポリシーをレビューしてから展開します。

旅行管理スタイルと厳格さのレベルを決める

ポリシーを書き始める前に、旅行管理スタイルと厳格さのレベルも決めておきましょう。

  • 出張管理スタイル – 出張予約ツールを使って出張者が自分で予約するのか？ それとも、管理者やマネージャーが予約を担当するのでしょうか？ 旅行者にどのくらいの自由度と自律性を提供したいですか？
  • 厳格さのレベル – 出張者が自分で予約することを許可する場合、予約ツールに組み込まれたポリシーをどの程度厳格にしたいですか？ ポリシーに反した旅行を許可し、マネージャーに通知を送るだけにしますか？ それとも承認を必要とするようにしますか？

出張管理のスタイルについて関係者間で意見の相違がある場合、出張予約ツールの中でポリシーを適切に記述したり、承認プロセスを設定したりすることは非常に困難です。

ポリシーに盛り込む内容を決める

次に、ポリシーに盛り込む内容を決める必要があります。 以下では、基本的な内容をご紹介します。 詳細については、このガイドの次のセクションを参照してください。

  • 従業員がポリシーを確認することがなぜ重要なのか、ポリシーの中には何が書かれているのかを説明する導入部
  • 承認された出張予約手順と承認された出張予約ツール
  • 許可された経費のカテゴリー。
  • 許容される経費のカテゴリーと、各カテゴリーで払い戻し可能なものの詳細
  • 払い戻し不可能な購入品（補償対象外のものを必要とする場合、旅行者は自分で支払わなければならないものを知ることができる）
  • 経費報告書および払い戻し請求書の提出方法
  • トラベルサポートへの連絡方法。

中小企業の旅費規程では、会社が出張する人気の都市や路線をいくつか含めるだけですが、企業の場合は、世界の主要都市や路線の上限を含める必要があるかもしれません。

ポリシーを作成し、関係者の承認を得る

次のステップは、ポリシーを作成し、上記の項目がすべて含まれているかどうかを確認することです。 上層部だけでなく、すべての関係者から承認を得てください。 文書が可能な限り明確かつ簡潔であることを確認するために、頻繁に旅行する人の1人または複数からフィードバックを得ることを忘れないでください。

予約時に機能する自動化されたトラベルポリシーを設定する

トラベルポリシーの文書を更新した後は、24時間体制で旅行の予約をガイドする自動化されたバージョンを作成する必要があります。 自動化されたトラベルポリシーは、フライトごとのグローバルコストの上限や、特定のルートごとのコストの上限などのパラメータに基づいて、予約時に旅行をバーニングしたり、許可したりします。 出張承認の自動化についてはこちらをご覧ください。

次回は、このプロセスを可能な限り迅速に行うための、穴埋め式のポリシーをご紹介します。

iv

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です