Tips for effective letter writing to state legislators and other officials

By Adrian Hochstadt, JD, CAE

March 28, 2005

立法者や政府関係者に連絡を取ることは、難しくも怖くもありません。

州議会議員や規制当局に手紙を書くことは、政策立案者に影響を与え、獣医学の問題点や展望について彼らを教育することができる一つの方法です。

• 適切な敬語を使う。 敬称は、所属事務所に応じて、「Dear Representative Smith」、「Dear Senator Smith」、「Dear Assemblyman Smith」とします。 住所は次のように書きます。 Honorable Jim Smith, Address, City, State, Zip. 州政府の役人には、ビジネス・コミュニケーションと同じように、受取人の肩書きを示して宛名を書きます（Jim Smith, Director, Department of Agriculture, Street Address, City, State, Zip）。
• 義憤に駆られないようにしましょう。 礼儀正しく、情報を提供するトーンが一番です。 議員はあなたがその両方であると仮定することができるので、冒頭で「市民として、納税者として」と言うのは避けましょう。 手紙の冒頭には、問題点とあなたの要求を説明する短いパラグラフを書きましょう。 標準的な冒頭文の例は以下のとおりです。 “私は、現在議会で審議されているHB 1234（動物福祉権法）について書いています。 ….」
• キーポイントに集中してください。 コミュニケーションをあまり言葉巧みにしないでください。 一般的な用語や言葉を使うようにしましょう。 ほとんどの議員は医学や臨床の訓練を受けておらず、過度に専門的な言葉を解読することはできません。 患者や飼い主への潜在的な影響、ケアの質やアクセスのしやすさ、動物や人間の健康、そして関連性があればあなたの診療について説明してください。 1ページの手紙が理想的ですが、2ページでも構いません。 あなたのメッセージを薄めたり、混乱させたりするような、余計な問題を議論することは避けてください。
• 最後に 脅迫的な表現は避けましょう。 単に要点をまとめ、具体的な行動を促す。 曖昧な表現はやめましょう。 要求は明確に、簡潔に、可能な限り具体的に、例えば法案の共同スポンサーになってほしいなどとします。 立法者や規制当局と話すことを申し出て、連絡可能な電話番号を提示する。 獣医師は一般的に好意的に見られ、動物の健康問題の専門家と見なされます。 政策立案者やスタッフから連絡があった場合は、その人と話したり訪問したりする時間を作るようにしてください。

手紙は、あなたの便箋またはあなたの診療所の便箋に書いてください。 自分の言葉で、自分の例を使って書きましょう。

ほとんどの議員がファックスや電子メールを持っていますが、議員が特別に要求した場合や、書面を郵送や夜間配達で送る時間がない場合を除き、個人的な連絡をこのような方法で送ることは一般的にはお勧めできません。

また、すべての手紙にはスペルチェックをし、文法や句読点には細心の注意を払ってください。