最も効果的な会議を行うための7つのステップ
この記事は、MITスローン経営大学院で経営コミュニケーションの上級講師を務めるニール・ハートマン氏によるものです。
延々と続く会議、全員が座ってスマートフォンをいじっている会議、経理部のダグに乗っ取られた会議、部屋にいるほとんどの人が「なぜ私がここにいるのだろう」と同じことを考えている会議。
会議は仕事の時間を埋めるものですが、ほとんどの社員は会議を時間の無駄と考えています。 Salary.comが米国のプロフェッショナルを対象に行った調査によると、会議はオフィスの生産性を低下させる要因の第1位となっています。
しかし、効果的、効率的な会議を行い、社員が元気に仕事に取り組めるようにする方法があります。
1.目的を明確にする。 会議には具体的で明確な目的が必要です。 カレンダーの招待状を送る前に、自問してみてください。 私は何を達成しようとしているのか？ 経営陣の交代や戦略の転換を知らせたいのでしょうか？ 会社が直面している問題について、他の人の意見を求めているのでしょうか？ 特定の問題についての結論を求めているのでしょうか？
2.誰を招待するかを考える。 会議を招集する際には、本当に誰が出席する必要があるのかを考える時間が必要です。 変更を発表する場合は、その発表によって影響を受ける人を招待します。 問題を解決しようとしているのであれば、解決のための良い情報源となる人たちを招待します。 議論されていることが自分には関係ないと感じたり、自分にはスキルや専門知識がないと感じたりすると、会議への出席が時間の無駄になってしまいます。 会議で扱う内容と、各項目に割り当てる時間を記したアジェンダを作成し、事前にメールで送信しておきましょう。 会議中には、そのアジェンダをスクリーンやホワイトボードに表示して、他の人が見られるようにします。
4.人質を取らない。 一人の人間が自分の持ち分以上の話をすることほど、会議の進行を早めるものはありません。 会話を独占している人がいたら、その人に声をかけましょう。 あなたの貢献には感謝していますが、決定を下す前に他の人の意見が必要です」と言いましょう。 そのことを公にしましょう。 早い段階でグランドルールを確立することで、グループがどのように機能するかの枠組みを作ることができます
5. 5.時間通りに始め、時間通りに終わらせる。 もしあなたが定例会議の運営を任されていて、「この人は開始も終了も早い」という評判を得ていれば、驚くほど多くの同僚があなたの会議に出席しようと努力するでしょう。 人は、自分の時間が貴重であることを理解してくれるということに感謝します。 時間に関するもう一つの注意点。 1時間以上の会議を予定してはいけません。
6.テクノロジーを禁止する。 実際のところ、iPadやBlackBerryを部屋に持ち込むことが許されたとしても、彼らは会議に集中することも貢献することもできません。 代わりに、電子メールを送ったり、ネットサーフィンをしたり、テクノロジーを使って遊んでいることでしょう。
7.フォローアップ。 同じ会議でも、何が起こったかについて全く異なる解釈をしている人がいるのはよくあることです。 このリスクを減らすために、会議後24時間以内に、何が達成されたかを強調したメモを出席者全員にメールで送りましょう。 与えられた責任、委任された仕事、割り当てられた期限などを記録します。
ミーティングは本当に価値があり、生産的なものです。
