Microsofts neue Outlook für Mac-App: 5 Dinge, die man wissen sollte

Die meisten Geschäftsleute kennen Outlook für Mac als Standard-E-Mail-Client für Unternehmen, aber viele wissen vielleicht nicht, dass Microsoft ein kostenloses Programm namens Office Insider hat, das einen frühen Zugang zu neuen Versionen bietet. Anfang November 2019 stellte Microsoft die neuen Funktionen von Outlook für Mac für diejenigen vor, die dem Office Insider-Programm beigetreten sind.

Während neue Funktionen oft ein Augenschmaus sind, der eine aktualisierte Benutzeroberfläche (UI) bietet, zeigten die November-Updates von Microsoft für Outlook für Mac signifikante Leistungsverbesserungen und wichtige neue Funktionen – das Ziel ist eine verbesserte Leistung und Produktivität. Bei der Ankündigung der neuen Outlook-Version merkte Microsoft Tech Community-Autorin Jessica Wilczek an, dass die neue Version „Updates in den Bereichen Mail, Suche und Kalender bringt, die auf Einfachheit, Zuverlässigkeit und Anpassbarkeit ausgelegt sind.“

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Hier sind fünf Dinge, die man beachten sollte, wenn man mit der „neuen“ Outlook for Mac-App arbeitet.

Performance ist verbessert.

Die Geschwindigkeit der Mail- und Terminsynchronisation ist im neuen Outlook for Mac-Programm schneller. Die Microsoft-Entwickler haben dem macOS-E-Mail-Client die gleiche Cloud-basierte Synchronisations-Engine spendiert, die auch Outlook für iOS und Windows Mail des Unternehmens antreibt; als Ergebnis werden Anwender – ob Führungskräfte, Manager oder Mitarbeiter an der Front – feststellen, dass Nachrichten, Termine und verwandte Informationen schneller synchronisiert und angezeigt werden.

Microsoft Search ist in die App integriert.

Die Suche in der neuen Outlook für Mac-App nutzt die Cloud-Synchronisationstechnologie, und da die Microsoft-Suche in den neuen E-Mail-Client integriert ist, liefert die Suche schneller relevante Ergebnisse. Ein weiterer Vorteil sind die neuen erweiterten Suchfilter, wie die Auswahl bestimmter Datumsbereiche. Die Suchleiste am oberen Rand des Bildschirms zeigt nun die letzten Suchbegriffe und Personen an. Jeder, der schon einmal nach E-Mail-Anhängen oder Nachrichten gesucht hat, wird diese Produktivitätsverbesserungen zu schätzen wissen.

Die Ansicht „Mein Tag“ hilft bei der Tagesplanung.

Microsofts Funktion „Mein Tag“, die Anwender vielleicht von der Verwendung von Microsoft To-Do kennen, erscheint mit der neuen Version in Outlook für Mac (Abbildung A).

Die Integration von My Day in die primäre Mail-Ansicht sorgt dafür, dass Anwender Nachrichten, Agenda, Aufgaben und Kalender-Highlights auf einen Blick sehen – und so ihre Produktivität steigern können. Meiner persönlichen Erfahrung nach ist der neue Bildschirm von Outlook für Mac weniger überladen, und die Funktionen und Informationen, die nicht häufig verwendet werden, sind ausgeblendet, was die Ansicht vereinfacht und weniger ablenkt.

Nachrichten werden in einer einzigen Ansicht gesammelt.

Konversationen – die Praxis, alle Nachrichten zu einem einzelnen E-Mail-Thread in einer segmentierten Ansicht zu sammeln – wurde vor einigen Jahren populär. Ich habe mich anfangs gegen die Standardeinstellung gewehrt, die die Konversationsansicht anzeigt, da ich daran gewöhnt war, E-Mails in der Reihenfolge ihres Eingangs zu lesen. Aber ich habe gelernt, dass das Sammeln von E-Mails nach Konversationen Zeit spart und eine bessere Organisation innerhalb des Posteingangs ermöglicht.

Microsoft’s Entwickler haben das offensichtlich verstanden, da Nachrichten in der neuen Office Insider Version von Outlook für Mac in einer einzigen Ansicht zusammengefasst werden, unabhängig davon, wo sich die Nachricht befindet. Die ersten Nachrichten eines Threads können in verschiedene Ordner verschoben werden, sind aber trotzdem innerhalb des Threads schnell zu sehen und zu finden. Denken Sie an E-Mail-Threads, auf die jemand erst Tage oder sogar Wochen später antwortet; die Zusammenstellung ist praktisch, um verwandte Nachrichten zu finden.

Gruppen werden innerhalb des Kalenders unterstützt.

Viele Unternehmensanwender werden mit Gruppen vertraut sein, die Sammlungen von mehreren Office 365-Mitgliedern erlauben. Mit dem neuen Outlook für Mac können Anwender Gruppenereignisse innerhalb von Outlook für persönliche und berufliche Kalender erstellen und verwalten.

Obwohl einige Komponenten – Kontakte, Aufgaben, Notizen, Abwesenheitsfunktionen und Regeln – in der neuen Version noch nicht unterstützt werden, rechtfertigen andere neue Funktionen einen Versuch mit der neuen Office-Insider-Version. Wenn Sie Zugriff auf eine der fehlenden Funktionen benötigen, klicken Sie auf das Optionsfeld, um zur vorherigen Version zu wechseln. Auf meinem 2017er MacBook Pro dauert der Wechsel nur sechs oder sieben Sekunden.

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