12 Redenen waarom interne en externe communicatie hand in hand gaan

Zowel externe als interne communicatie zijn van groot belang voor de groei en prestaties van een bedrijf.

Zijn interne en externe communicatie twee verschillende entiteiten?

Ja, dat zijn ze.

IC- en Corporate Communications-teams hebben verschillende doelstellingen, ze brengen boodschappen over aan verschillende doelgroepen, en ze ondersteunen het bedrijf op verschillende manieren. Maar dat betekent niet dat ze in silo’s moeten werken.

📚Download het eBook “10 principes van moderne werknemerscommunicatie” en leer hoe te communiceren met de moderne werknemer in het huidige digitale tijdperk.

Ondanks dat Corporate Communications en IC-teams verschillende doelgroepen hebben, moeten ze hun inspanningen op elkaar afstemmen en ervoor zorgen dat hun boodschappen eenduidig zijn.

Wist u dat de gemiddelde omzetstijging die wordt toegeschreven aan het altijd consistent presenteren van het merk 33% is?

Daarin speelt het vermogen van uw IC- en Corporate Comms-teams om samen te werken een enorme rol. 95% van de organisaties heeft weliswaar merkrichtlijnen, maar slechts een kwart handhaaft die consequent.

Als uw Corporate Comms- en Internal Communications-teams niet samenwerken, zullen ze inconsistente en gemengde boodschappen afgeven, wat kan leiden tot verwarring en ontevredenheid onder medewerkers, maar ook onder klanten.

Ondanks dat externe en interne communicatie veel verschillen en verschillende doelen hebben, zijn er ook veel overeenkomsten. De afstemming tussen de twee is absoluut cruciaal om een positieve organisatiecultuur te creëren.

Daarom moeten organisaties interne en externe communicatie benaderen met een joined-up mindset.

Externe vs. interne communicatie

Interne en externe communicatie worden beschouwd als zeer belangrijke bronnen van bedrijfscommunicatie. Laten we nu eens dieper ingaan op deze twee soorten communicatie.

Interne communicatie

Interne communicatie is het uitwisselen van informatie en ideeën binnen de organisatie zelf. Bij interne communicatie kunnen berichten worden uitgewisseld via persoonlijk contact, telefoon, e-mail, intranet of moderne communicatieplatforms voor medewerkers.

Er zijn 4 soorten interne communicatie:

• Verticale – communicatie tussen medewerkers op verschillende hiërarchische posities
• Downward -. communicatie van managers of leiders naar werknemers
• Opwaarts – communicatie van werknemers naar managers of leiders
• Horizontaal – communicatie tussen personen op dezelfde hiërarchische posities

Wat zijn vandaag de topprioriteiten van IC-professionals?

Externe communicatie

In tegenstelling tot interne communicatie betekent externe communicatie de uitwisseling van informatie zowel binnen de organisatie zelf als daarbuiten.

Organisaties communiceren dagelijks met de buitenwereld. Daarom spelen externe communicatieafdelingen een zeer belangrijke rol in elk bedrijf.

Externe communicatie kan formeel en informeel zijn.

Formele externe communicatie is de allereerste stap in het creëren van het juiste bedrijfsimago. Het omvat alles van zorgvuldig opgestelde brieven, rapporten, presentaties of webpagina’s. Het belangrijkste doel van externe communicatie is om de buitenwereld een belangrijke boodschap over het werk en de kwaliteit van de organisatie mee te geven.

Informele externe communicatie is een vorm van communicatie die organisaties niet direct kunnen reguleren.

Tijdens de dagelijkse werkzaamheden nemen medewerkers voortdurend informatie op en verdiepen zij hun kennis over de organisatie. Wanneer medewerkers naar buiten toe over uw organisatie praten, maken zij deel uit van een informele externe communicatie.

📚Lees verder: Top 5 Communicatievaardigheden en hoe ze te verbeteren

12 Redenen waarom Externe en Interne Communicatie moeten samenwerken

Ondanks dat de activiteiten van interne en externe comms verschillend kunnen zijn, hebben ze beide vergelijkbare doelen en moeten ze op elkaar worden afgestemd bij het overbrengen van boodschappen aan medewerkers, klanten en andere stakeholders.

Voor het succes van een bedrijf moeten interne en externe communicatoren samenwerken. Organisaties moeten altijd proberen om ze zo complementair mogelijk te laten zijn. Het ontwikkelen van berichtgeving die medewerkers motiveert om hun doelen te halen en tegelijkertijd partners en klanten op een uniforme manier verleidt, zorgt voor effectieve communicatie.

🎬 Laten we eens kijken naar een aantal redenen waarom externe en interne communicatie hand-in-hand moeten werken om betere bedrijfsresultaten te leveren 👇

Betere strategische afstemming

Als externe en interne communicatieafdelingen niet samenwerken als een team, is het onmogelijk om strategische afstemming te bereiken tussen de verschillende stakeholders.

Bovendien begrijpt slechts 14% van de werknemers de strategie en de richting van hun bedrijf.

Als interne communicatieafdelingen hun werknemers goed informeren over waar externe communicatieafdelingen mee bezig zijn, kunnen zij hun doelen beter bereiken en de algehele bedrijfsstrategie beter begrijpen.

Het merkimago van binnenuit op één lijn brengen

Bedrijven hebben traditioneel de externe communicatie als hun primaire focus gezien en vergeten dat hun interne doelgroepen net zo belangrijk zijn.

Het is van het grootste belang dat merken ervoor zorgen dat er geen gaten vallen tussen hun producten, klantenservice en reclame-inspanningen en de daadwerkelijke ervaringen van klanten.

📚Lees verder: 11 Redenen waarom bedrijfscommunicatie van cruciaal belang is voor het succes van uw bedrijf

De beste manier om die kloof te dichten is door het merk van binnenuit volledig op één lijn te brengen. Dit betekent dat elke medewerker niet alleen de merkbelofte en zijn rol in het nakomen ervan moet begrijpen, maar ook moet worden toegerust met de kennis en tools die nodig zijn om daadwerkelijk waar te maken wat er wordt verwacht.

Om dat te bereiken, moeten externe en interne communicatieteams als één team werken.

Gezamenlijke interne en externe berichtgeving

Het is niet ongewoon om te zien dat interne en externe berichten niet volledig op elkaar zijn afgestemd. Als het bedrijf bijvoorbeeld tegenstrijdige informatie deelt met zijn werknemers en investeerders, kan het te maken krijgen met verschillende ongelukkige en ongemotiveerde belanghebbenden, wat tot grotere problemen kan leiden.

Meer nog, organisatorische afstemming is zowel de taak van interne als externe comms.

Shel Holtz, directeur van Holtz Communications, zegt hierover:

Inzicht in doelgroepen

Bedrijven moeten zowel naar de interne als de externe doelgroepen kijken om een eenduidige en goed opgezette communicatiestrategie te hebben.

Als een bedrijf bijvoorbeeld bezig is met het ontwikkelen van een merkboodschap, is het essentieel om gespreksonderwerpen te creëren voor zowel intern als extern gebruik. Deze aanpak helpt bij het creëren van boodschappen die de medewerkers aanspreken en hen motiveren om hun werk te doen.

Daarnaast moet die boodschap de klanten en partners van het bedrijf verleiden.

Daarnaast heeft u vast wel eens gehoord van het gezegde: “Behandel je medewerkers als klanten.”

Terwijl hebben veel bedrijven deze mentaliteit, die cruciaal is geworden voor zakelijk succes, nog steeds niet overgenomen.

Zoals Paul Barton, principal bij consultancy Paul Barton Communications zegt:

“Je kunt niet op een emotieloze, dictatoriale toon tegen je medewerkers praten en toch verwachten dat ze klanten een warme, efficiënte service bieden. Je moet tegen je werknemers praten zoals je wilt dat ze tegen je klanten praten. Het publiek herinnert zich vaak niet zozeer wat u precies hebt gezegd, maar vooral hoe u hen laat voelen. Dat geldt zeker voor werknemers.”

Daarom moeten externe en interne communicatie samenwerken om hun doelgroepen beter te begrijpen en werknemers te laten zien dat ze een gelijke, of zelfs betere, behandeling krijgen dan klanten.

Het moet voor iedereen duidelijk zijn

Externe communicatie moet ervoor zorgen dat de afdeling IC op de hoogte is van externe campagnes en andere inspanningen.

Daarnaast is internal comms verantwoordelijk voor het communiceren van die inspanningen aan medewerkers.

Dit is de enige manier voor medewerkers om op één lijn te zitten en de doelen achter die inspanningen te begrijpen.

Om dit te bereiken is het van groot belang dat alle communicatieplatforms geïntegreerd zijn, zodat informatie gemakkelijk kan worden gevonden en gedeeld.

Bouwen aan vertrouwen onder werknemers en klanten

Bouwen aan vertrouwen op de werkplek is een van de belangrijkste doelen voor werkgevers over de hele wereld.

Wanneer de berichtgeving naar werknemers en externe aandeelhouders, zoals klanten, niet eensluidend is, is wantrouwen in de organisatie onvermijdelijk.

Vandaag de dag vertrouwen maar heel weinig werknemers hun medewerkers, en een van de belangrijkste redenen daarvoor is dat de interne en externe communicatie niet op elkaar zijn afgestemd.

Externe en interne communicatieafdelingen moeten er beter voor zorgen dat ze hun doelgroepen geen tegenstrijdige boodschappen overbrengen.

Dit is een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven nu interne communicatie combineren met PR en externe communicatie.

Medewerkers helpen merkambassadeurs te worden

Het hebben van werknemers als pleitbezorgers is uiterst waardevol. Merkambassadeurs kunnen uw bedrijf helpen meer naamsbekendheid te krijgen, meer omzet te genereren en meer talent voor uw organisatie aan te trekken.

Dit wordt echter een onmogelijke missie als interne en externe afdelingen niet hand in hand werken.

In haar CMO artikel zegt Radiscka Subrammanian:

“Door te investeren in uw interne stakeholders, stelt u hen in staat merkambassadeurs te worden, pleitbezorgers voor uw product of aanbod en vastbesloten om waarde te leveren. Consistente merkervaringen bouwen vertrouwen op en creëren duurzame, ondersteunende merk-consumentrelaties. Het is niet langer voldoende om alleen je merkverhaal te vertellen – je moet je merkbelofte van binnenuit beleven.”

Het is altijd al zo geweest dat interne verhalen de potentie hebben om extern te worden gedeeld. Sociale-mediaplatforms maken het gemakkelijker dan ooit voor interne informatie om zijn weg naar buiten te vinden.

Aan de andere kant zullen medewerkers nooit advocacy-achtige acties ondernemen als ze ingewikkeld of moeilijk uit te voeren zijn.

Een vraag aan uzelf: hebben uw medewerkers een eenvoudige manier om uw content extern te delen?

Internal communications tools zoals Smarp maken het delen van content vanaf de persoonlijke sociale accounts van medewerkers ongelooflijk eenvoudig, wat resulteert in een hogere mate van adoptie en betrokkenheid.

💡 Ontdek met deze calculator wat voor ROI u kunt verwachten van uw investering in een employee advocacy programma.

Op de hoogte blijven van het bedrijfsnieuws en industrietrends

Het is de taak van zowel interne als externe communicatieafdelingen om effectief te communiceren over trends en belangrijke gebeurtenissen in de bedrijfstak en het bedrijf zelf.

Maar…

Daarom moeten ze op één lijn zitten wat betreft het leveren van dezelfde informatie aan medewerkers en klanten.

Wat u ook probeert te communiceren naar uw klanten, uw werknemers moeten daar ook van op de hoogte zijn.

Zorg echter wel voor een goede informatie-overloop. Niet iedere medewerker hoeft alles te weten. Te veel irrelevante informatie heeft een negatief effect op de betrokkenheid van werknemers.

Om die reden zouden interne communicatieafdelingen moeten overwegen interne communicatietechnologie te implementeren die medewerkers en managers in staat stelt gepersonaliseerde nieuwsfeeds te creëren op basis van interesses en prioriteiten.

Creatie van meer boeiende content

Werknemers willen weten wat ze hebben bereikt en welke goede resultaten ze hebben behaald. Aan de andere kant heeft externe communicatie veel inzichten van de klanten van het bedrijf.

Dus waarom zouden interne en externe communicatie niet samenwerken om inspirerende klantverhalen te creëren?

Deze twee afdelingen kunnen samen content creëren en leveren waar medewerkers altijd graag mee bezig zijn.

Heden ten dage is het niet ongebruikelijk dat interne en externe afdelingen hun krachten bundelen om meer deelbare, boeiende en bruikbare content te creëren.

Het kan echter erg moeilijk zijn om dit te bereiken, vooral bij grote bedrijven, zonder de juiste interne communicatiemiddelen.

Als niet al uw medewerkers verbonden zijn met één communicatieplatform, kan niemand ervoor zorgen dat de juiste boodschap de juiste medewerkers bereikt.

Een gevoel van teamwork creëren

Het creëren van een gevoel van teamwork is een van de beste manieren om positiviteit op de werkplek te verspreiden.

Weliswaar heeft interne communicatie een sterke impact en invloed op werknemers, maar externe communicatie heeft dat op huidige en potentiële klanten.

📚Lees verder: Bedrijfswaarden: Definitie, Belang en Voorbeelden

Daarom kunnen communicatieafdelingen mensen van binnen en buiten het bedrijf met elkaar verbinden om tot mooie verhalen te komen.

Hier volgt een voorbeeld van dergelijke inspanningen van Eileen Sheil, communicatiedeskundige bij Cleveland Clinic:

“Mijn laatste focus en een van de prioriteiten van onze afdeling is om “één team” te bouwen door onze communicatie-inspanningen te bundelen, zodat we een sterke communicatie-eenheid zijn die goed gepositioneerd is voor de toekomst.

Een voorbeeld van deze inspanning is onze focus op het extern vertellen van overtuigende patiëntenverhalen die klinische innovatie benadrukken, wat ook kan dienen als een geweldig intern verhaal dat het geweldige werk van onze zorgverlener benadrukt om een patiënt te helpen.

Intern richtte dit verhaal zich meer op de zorgverlener dan op de patiënt en profileerde het de grote moeite die ons personeel deed om de betrokkenen te helpen en linkte ook naar het videoverhaal. Uit de commentaren bleek dat onze zorgverleners erg trots waren dat ze voor Cleveland Clinic werkten.”

Snelle veranderingen in het bedrijf efficiënter aanpakken

Effectief veranderingsmanagement is niet eenvoudig te realiseren. Het is echter veel gemakkelijker wanneer interne en externe communicatieafdelingen nauw samenwerken.

Kritische bedrijfsevenementen zoals digitale transformatie of fusies en overnames hebben invloed op zowel interne als externe aandeelhouders van het bedrijf.

Vaak is de externe communicatie het eerste aanspreekpunt voor de buitenwereld. In veel situaties moeten deze berichten ook de interne communicatie en medewerkers bereiken.

Neem bijvoorbeeld veranderingen die worden doorgevoerd in uw producten of diensten. In deze situatie zal externe communicatie als eerste op de hoogte zijn van de feedback van de klant, en die feedback moet onmiddellijk worden doorgegeven aan interne communicatie en de betrokken medewerkers.

📚Lees verder: Verandermanagement: Definitie, Best Practices & Voorbeelden

Bouw een sterke community rond je merk

Jouw communicatie speelt een cruciale rol als het gaat om het opbouwen van langetermijnrelaties met je medewerkers en je klanten.

Het creëren van een positieve werknemerservaring en het leveren van een geweldige klantenservice heeft alles te maken met het communiceren met uw publiek op een effectieve manier!

Het punt is dat de manier waarop uw medewerkers over hun baan en het bedrijf zelf denken, een directe invloed heeft op de kwaliteit van de klantenservice die zij leveren. Met andere woorden, employee experience (EX) en customer experience (CX) zijn met elkaar verbonden. Het zal u niet verbazen dat bedrijven die vooroplopen in klantervaring 60% meer betrokken werknemers hebben.

Dus, als u uw werknemers en uw klanten dichtbij elkaar wilt brengen, moet u ervoor zorgen dat u effectief met hen communiceert. Deel geen gemengde boodschappen.

Als uw medewerkers het gevoel hebben dat u bepaalde informatie voor hen achterhoudt of dat uw bedrijfscommunicatie niet weergeeft wat er daadwerkelijk in het bedrijf gebeurt, zullen ze zich niet zo betrokken voelen bij uw klanten.

Het op elkaar afstemmen van uw interne en externe communicatie tijdens COVID-19 is belangrijker dan ooit

Vaak hebben externe of interne communicatiefuncties inzichten die de andere partij op dat moment niet heeft. Daarom is het in tijden van crisis, zoals COVID-19, nog belangrijker dat uw interne communicatie- en bedrijfscommunicatieteams samenwerken.

U zult geen solide en effectief bedrijfscontinuïteitsplan kunnen opstellen als u de berichten die u intern deelt niet afstemt op de berichten die u buiten uw organisatie deelt.

Denk er eens over na: hoe kunt u vertrouwen opbouwen tussen uw teams en ervoor zorgen dat iedereen tijdens de pandemie naar dezelfde doelen toewerkt als uw interne en externe communicatie niet op elkaar zijn afgestemd of, erger nog, elkaar tegenspreken?

📚Lees verder: Crisiscommunicatie – Hoe communiceer je effectief met je medewerkers

In tijden van crisis zoals COVID-19 is het laatste wat je wilt voor je medewerkers en het bredere publiek, dat ze zich verward of sceptisch voelen over je boodschappen.

Gemengde boodschappen leiden tot disengagement. De pandemie van het coronavirus heeft angst en verwarring gezaaid. Veel mensen zijn hun baan kwijt en maken zich zorgen over hun gezondheid. Meer dan ooit tevoren moet uw merk transparant en duidelijk zijn.

U moet de waarheid vertellen en zowel uw interne als externe publiek informeren over elke strategische beslissing die gevolgen voor hen kan hebben. Een van de scenario’s die u absoluut wilt vermijden, is dat uw medewerkers van journalisten te horen krijgen welke zakelijke beslissingen u hebt genomen.

Daarom moet u ervoor zorgen dat uw teams voor interne communicatie en bedrijfscommunicatie samenwerken. Op die manier kunnen ze een solide en consistente communicatiestrategie opbouwen, zodat er geen kloof ontstaat tussen de berichten die u deelt met uw medewerkers en de berichten die u deelt met uw externe doelgroepen.

De COVID-19-crisis vormt een uitdaging voor communicatieprofessionals en hun vermogen om samen te werken. Terwijl bedrijven de neiging hebben hun communicatie-inspanningen te richten op de boodschappen die ze willen overbrengen, moeten ze zich nu richten op de behoeften van hun publiek.

🎧 Bekijk onze laatste podcast waarin Brad Whitworth meer vertelt over de verschuiving naar communicatie waarbij de ontvanger centraal staat.

Hoewel belangrijke informatie niets betekent als het niet de juiste mensen bereikt. Interne communicatie oplossingen, zoals Smarp, helpen organisaties een crisis te voorkomen door ervoor te zorgen dat de juiste informatie iedereen bereikt die het nodig heeft.

Hoe interne communicatie tools kunnen helpen bij externe en interne afstemming

Het op één lijn brengen van verschillende stakeholders in de organisatie is onmogelijk zonder de juiste interne communicatie oplossingen.

Als interne en externe afdelingen niet in staat zijn om snel alle medewerkers op het juiste moment te bereiken, zal er scheve afstemming ontstaan.

Daarom zouden bedrijven nu moeten overwegen oplossingen te implementeren die alle werknemers met elkaar verbindt en hen in staat stelt gemakkelijk toegang te krijgen tot informatie die betrekking heeft op zowel de interne als de externe wereld.

Met communicatieoplossingen voor werknemers, zoals Smarp, zijn organisaties in staat om:

• Alle medewerkers bereiken, ongeacht hun locatie
• Delen van urgente COVID-19 updates met hun medewerkers
• Voorkom verwarring en de verspreiding van geruchten tijdens de uitbraak van het coronavirus.
• Maak en deel meer boeiende inhoud voor de werknemers
• Maak alle inhoud gemakkelijk deelbaar met de buitenwereld
• Voorkom de verspreiding van angst tijdens de crisis
• Ondersteun twee-manier gesprekken met werknemers
• Help werknemers om belangrijke documenten, berichten en gesprekken op één plaats
• Maak het voor werknemers mogelijk om direct toegang te hebben tot informatie op hun mobiele telefoons
• Beter filteren en prioriteren van content levering om informatie-overload te voorkomen.

Wat is de volgende stap? Download het eBook “10 principes van moderne werknemerscommunicatie” waarin we tips & delen voor succesvolle communicatie met uw werknemers in het huidige digitale tijdperk.