7 tips voor betere 1-op-1-vergaderingen

Als manager of teamleider bieden 1-op-1-vergaderingen de mogelijkheid om op regelmatige basis contact te leggen met het team. Ze helpen een goede verstandhouding op te bouwen, wat op zijn beurt de effectiviteit en het begrip vergroot. Als individuele medewerker en lid van het team zijn 1-op-1 meetings een essentieel onderdeel van professionele groei.

Bijlassian vinden we het enorm belangrijk om er een gewoonte van te maken om regelmatig gesprekken te hebben met je manager. Of het nu is om de status van een project te checken, zorgen of blokkades te bespreken, of om te praten over je huidige en toekomstige groei, deze bijeenkomsten creëren een basis van begrip, vooral wanneer ze op een consistente basis worden gehouden.

Maar het is gemakkelijk voor 1-op-1 vergaderingen om in de vergetelheid te raken. We hebben het allemaal druk, en de tijd voor deze persoonlijke interacties wordt vaak beknibbeld, vooral als we niet gedisciplineerd zijn. Dat is een grote fout.

In mijn jaren als people manager heb ik gezien welke impact effectieve ontmoetingen hebben als het gaat om het schaalbaar maken van je team, en dit geldt vooral voor 1-op-1 ontmoetingen. Dus, hier is een bonus tip. We noemen het Tip #0: houd 1-op-1 vergaderingen op een consistente manier. Wekelijks of twee keer per maand werkt meestal het beste.

Deze zeven tips zullen u helpen.

Deel de agenda

Er zijn verschillende opvattingen over de vraag of één-op-één-vergaderingen vooral in het belang van de manager of het teamlid zijn. Hoewel het belangrijk is dat beide partijen het gevoel hebben dat de 1-op-1 een legitiem gebruik van hun tijd is, denk ik dat teamleden hier voorrang moeten krijgen.

Ik stel voor dat het teamlid 75 procent van de agenda bepaalt en de manager 25 procent. Neem even de tijd om aan het begin van de vergadering af te spreken welke punten je gaat behandelen. (Of, als je echt georganiseerd bent, van tevoren.)

Teamleden, luister goed: met 75 procent van de macht komt 75 procent van de verantwoordelijkheid! Bedenk van tevoren onderwerpen en kom goed voorbereid.

Ieder lid van mijn team en ik delen een Trello-bord waarop we agendapunten kunnen toevoegen wanneer die in ons opkomen, kunnen bijhouden wat we hebben besproken en onszelf vervolgacties kunnen toewijzen.

Tip: Kopieer dit Trello-bordsjabloon en pas het aan voor uw 1-op-1-vergaderagenda’s. (En vind hier meer creatieve toepassingen voor Trello-borden.

Gebruik 1-op-1-vergaderingen niet voor statusupdates

Statusupdates zijn noodzakelijk tussen managers en teamleden. Bovendien is het een comfortabel en vertrouwd onderwerp. Om deze redenen kunnen ze gemakkelijk het middelpunt worden van 1-op-1 vergaderingen. Laat dit niet gebeuren!

Managers krijgen altijd het advies om regelmatig feedback te geven aan hun rapporten en te praten over carrièredoelen in plaats van dit alles te bewaren voor de jaarlijkse evaluatie.

Project-updates zouden (idealiter) via een niet-vergaderbaar alternatief moeten plaatsvinden: e-mail, Jira-problemen, chat, of een ouderwetse drive-by op het bureau. Als er iets belangrijks te bespreken valt, zoals pivots of belangrijke beslissingen, zet dat dan als laatste onderwerp op je 1-op-1 agenda, zodat het niet per ongeluk de hele vergadering in beslag neemt.

Moedig openhartigheid aan

1-op-1 vergaderingen zijn alleen effectief als zowel de manager als het teamlid erop vertrouwen dat ze zich in een veilige omgeving bevinden om openlijk te kunnen praten. Het creëren van die omgeving vergt inspanning van beide partijen.

Managers van hun kant moeten er een gewoonte van maken regelmatig feedback te geven met specifieke voorbeelden. Probeer een 50/50-mengsel te maken van lof en opbouwende kritiek. Wees ook openhartig over de uitdagingen waar het team voor staat, zodat uw teamleden zich sterk verbonden voelen met de missie van het team. Misschien inspireer je ze zelfs om op een hoger niveau bij te dragen.

Teamleden, wees open over waar je moeite mee hebt en hulp nodig hebt. Je manager is er om je te steunen. Als het gesprek niet een beetje ongemakkelijk wordt, graaf je niet in de belangrijke dingen.

Maak aantekeningen

Het maken van aantekeningen helpt je de discussie te herinneren, vormt de basis voor volgende stappen, en geeft aan dat je betrokken bent bij de groei van zowel het teamlid als het team. Persoonlijk vind ik het moeilijk om aantekeningen te maken terwijl we bezig zijn. En ik heb er een hekel aan als een van ons (of beiden) op de laptop zit te pikken in plaats van actief te luisteren.

Om te voorkomen dat de technologie storend werkt, kun je proberen de laatste vijf minuten van je 1-op-1 vergaderingen te besteden aan het maken van aantekeningen. Of spendeer vijf minuten aan het maken van aantekeningen direct na de vergadering, als alles nog vers is.

Ga weg uit de vergaderzaal

Afwisselen van de locatie van uw 1-op-1 vergaderingen is een geweldige manier om uw interactiepatronen te veranderen. De waarheid is dat je niet echt weet hoe je zit-tegen-de-tafel routine overkomt in termen van machtsdynamiek.

Doe dus eens wat anders. Ga samen koffie drinken. Ga lunchen en praten. Doe een walk-and-talk, dat is goed voor creatief denken en het opbouwen van een goede verstandhouding. Het kan ook je leven redden. Denk na over het soort gesprekken dat geschikt is voor deze verschillende omgevingen.

Leg vast wat u met het gesprek wilt

Begrijp bij elk onderwerp goed wat u met het gesprek wilt bereiken. Teamleden: vraag je je manager om een specifieke actie te ondernemen, of vraag je om input over hoe je zelf actie zou moeten ondernemen? Managers: vraag je teamlid of hij/zij wil dat je betrokken raakt bij het oplossen van een probleem, of dat hij/zij je alleen attendeert op een lastige situatie die hij/zij aan het oplossen is.

Kom voorbereid naar elke vergadering met een agenda of een lijst van onderwerpen die je graag wilt bespreken. Managers kunnen onderwerpen hebben die ze willen bespreken, maar u (denk aan de 75-25 verdeling hierboven) moet uiteindelijk de discussie leiden.

Verslag en stel verwachtingen

We beginnen onze 1-op-1 gesprekken vaak met de belangrijkste onderwerpen en eindigen met de minst belangrijke. Dit heeft als effect dat de prioriteit van zaken in de hoofden van zowel manager als teamlid wordt genormaliseerd.

Probeer aan het eind van de vergadering bewust om de belangrijkste onderwerpen en taken te herhalen, met behulp van vragen als:

• Wat zijn de verwachtingen van elkaar deze week?
• Wat waren de belangrijkste acties die we deze week zouden ondernemen?

Denk hier de volgende keer nog eens over na, zodat u beiden het gevoel hebt dat uw 1-op-1-vergaderingen van week tot week continuïteit en dynamiek hebben.