Beginselen van boekhouden, deel 1: Financiële boekhouding

De negende, en meestal laatste, stap van het proces is het opstellen van een proefbalans na afsluiting. Het woord “post” betekent in dit geval “na”. Je stelt een proefbalans op nadat de afsluitende boekingen zijn voltooid.

Zoals alle proefbalansen heeft ook de proefbalans na afsluiting tot taak te controleren of de debet- en credittotalen gelijk zijn. De proefbalans na afsluiting heeft een extra taak die de andere proefbalansen niet hebben. De post-closing proefbalans wordt ook gebruikt om te controleren of de enige rekeningen met saldi na de afsluitende boekingen permanente rekeningen zijn. Als er tijdelijke rekeningen op deze proefbalans staan, weet je dat er een fout is gemaakt bij het afsluiten. Deze fout moet worden hersteld voordat de nieuwe periode begint.

Het proces van het opstellen van de proefbalans na afsluiting is hetzelfde als wat u hebt gedaan bij het opstellen van de niet-aangepaste proefbalans en de aangepaste proefbalans. Alleen permanente rekeningsaldi moeten op de post-closing proefbalans verschijnen. Deze saldi op de T-rekeningen na de afsluiting worden overgebracht naar de debet- of creditkolom op de proefbalans na de afsluiting. Wanneer alle rekeningen zijn geboekt, telt u elke kolom bij elkaar op en controleert u of de kolommen aan elkaar gelijk zijn.

De proefbalans na afsluiting voor Printing Plus is weergegeven in (Figuur).

Merk op dat alleen permanente rekeningen zijn opgenomen. Alle tijdelijke rekeningen met een nulsaldo zijn niet in dit overzicht opgenomen. In tegenstelling tot eerdere proefbalansen is de ingehouden winst wel opgenomen, die is verkregen door het afsluitingsproces.

Op dit punt is de boekhoudkundige cyclus voltooid, en kan de onderneming in de volgende periode aan een nieuwe cyclus beginnen. In wezen zijn de activiteiten van de onderneming altijd in bedrijf, terwijl de boekhoudkundige cyclus het einde van de maand gebruikt om financiële informatie te verschaffen ter ondersteuning en beoordeling van de activiteiten.

Het is vermeldenswaard dat er één stap in het proces is die een onderneming al dan niet kan opnemen, stap 10, het terugdraaien van boekingen. Met terugboekingen wordt een in een vorige periode gemaakte correctieboeking aan het begin van een nieuwe periode teruggeboekt. We behandelen het terugdraaien van boekingen niet in dit hoofdstuk, maar je zou het onderwerp in toekomstige boekhoudcursussen kunnen behandelen.

Nu we de boekhoudcyclus hebben voltooid, laten we eens kijken naar een andere manier waarop de aangepaste proefbalans gebruikers van informatie helpt bij financiële besluitvorming.

Veel studenten die zich inschrijven voor een inleidende cursus boekhouden, zijn niet van plan boekhouder te worden. Ze zullen werken in een verscheidenheid van banen in het bedrijfsleven, met inbegrip van managers, verkoop, en financiën. In een echt bedrijf wordt het meeste van het alledaagse werk gedaan door computers. Boekhoudsoftware kan taken uitvoeren als het boeken van geregistreerde journaalposten, het opstellen van proefbalansen en het opstellen van financiële overzichten. Studenten vragen vaak waarom zij al deze stappen met de hand moeten doen in hun inleidende les, vooral als zij nooit boekhouder zullen worden. Het is heel belangrijk te begrijpen dat, wat je functie ook is, als je in het bedrijfsleven werkt, je in staat moet zijn jaarrekeningen te lezen, ze te interpreteren en te weten hoe je die informatie kunt gebruiken om je bedrijf te verbeteren. Als u nooit het volledige proces van begin tot einde hebt gevolgd, zult u nooit begrijpen hoe één van uw beslissingen de uiteindelijke cijfers op uw jaarrekening kan beïnvloeden. U zult niet begrijpen hoe uw beslissingen het resultaat van uw bedrijf kunnen beïnvloeden.

Zoals eerder gezegd, als u eenmaal begrijpt welk effect uw beslissingen hebben op de onderste regel op uw resultatenrekening en de saldi op uw balans, kunt u boekhoudsoftware gebruiken om alle alledaagse, repetitieve stappen te doen en uw tijd te gebruiken om het bedrijf te evalueren op basis van wat de financiële overzichten laten zien. Uw aandeelhouders, crediteuren en andere externe professionals zullen uw financiële overzichten gebruiken om uw prestaties te evalueren. Als u uw cijfers zo vaak als maandelijks evalueert, zult u in staat zijn uw sterke en zwakke punten te identificeren voordat buitenstaanders ze zien en de volgende maand de nodige wijzigingen in uw plan aan te brengen.