De complete gids voor zakenreisbeleid

Je denkt misschien dat je niet echt een reisbeleid nodig hebt. De meeste zakenreizigers boeken tegenwoordig immers low-budget luchtvaartmaatschappijen en onverantwoorde uitgaven zijn misschien geen probleem in uw bedrijf. Maar een goed reisbeleid gaat niet alleen over wat reizigers met hun bedrijfspasje mogen kopen of hoeveel ze mogen uitgeven aan vluchten of accommodatie.

Een reisbeleid is zoveel meer dan dat: het is uw manier om zakenreizen in te delen in iets dat niet alle tijd van het administratieve team in beslag neemt. Het is ook uw manier om de veiligheid van uw reizigers te waarborgen.

Laten we eens kijken hoe u een reisbeleid voor bedrijven kunt schrijven dat er echt toe doet.

Hoe u een reisbeleid voor werknemers opstelt (zodat ze het ook echt volgen)

Hoewel uw bedrijf absoluut zal profiteren van het hebben van een beleid, is het belangrijk om uw werknemers op de eerste plaats te zetten. Als u rekening houdt met de behoeften van uw werknemers, vergroot u de kans dat uw beleid nuttig voor hen zal zijn.

Hier zijn twee belangrijke manieren om dit in de praktijk te brengen.

• Neem informatie op die werknemers nodig hebben (zoals vergoedingen en veiligheid) – Als werknemers naar uw beleid moeten verwijzen, is de kans groter dat ze er vertrouwd mee raken. Neem uw reis- en onkostenbeleid op, zodat ze weten wat ze vergoed kunnen krijgen, en vermeld de vergoedingsprocedure. Vermeld ook de reisverzekering en noodprocedures.
• Vermeld duidelijk het goedgekeurde reisboekingstool met ingebouwde beleidsregels – U moet niet verwachten dat werknemers het toegestane tarief per nacht in 100 verschillende steden zullen onthouden. Gebruik uw reisbeleid om werknemers eraan te herinneren wat het goedgekeurde reisboekingstool is. Dit platform moet ingebouwde beleidsregels bevatten met budgetten per tarief en route, evenals goedkeuringsprocessen, zodat als iets buiten het beleid valt, een verzoek naar de juiste manager wordt gestuurd.

Als u op zoek bent naar details over de beste indeling van het reisbeleid, bekijk dan onze beleidssjabloon.

Hoe schrijf je stap voor stap een reisbeleid

Laten we nu eens kijken naar het proces voor het schrijven van een beleid dat echt werkt. U moet doelen en prioriteiten stellen voor de update, belangrijke belanghebbenden erbij betrekken en nagaan wat wel en niet werkt aan uw huidige beleid.

Beschouw uw huidige beleid of praktijken

Is uw beleid verouderd of hebt u er geen?

Voordat u een sjabloon aanpast, kan het slim zijn om te bekijken wat er wel en niet werkt aan uw huidige beleid of reisprocessen. Doe dit samen met belanghebbenden tijdens uw startbijeenkomst.

Stel doelen en prioriteiten

Bepaal de top twee of drie doelen voor het updaten van uw beleid, zoals het voldoen aan de behoeften van een groeiend team. Hier volgen enkele voorbeelden van doelstellingen voor het bijwerken van uw reisbeleid:

• Vermindering van verwarring voor reizigers
• Vermindering van handmatig werk voor het administratieteam
• Verbeterde naleving van het reisbeleid
• Vermindering van onnodige kosten
• Verbeterde zorgplicht en veiligheid van reizigers
• Verbeterde financiële tracking van reisuitgaven
• Verhoog de tevredenheid van reizigers

Betrek belanghebbenden

De grootte en organisatie van uw bedrijf bepalen wie uw nieuwe sjabloon voor reisbeleid moet goedkeuren. Mensen hebben het druk. Sommige belanghebbenden zullen bij het hele proces betrokken zijn. Voor andere belanghebbenden, moet u hen een lijst geven van dingen om goed te keuren of te controleren, zodat u niet te veel van hun tijd vraagt.

Hier volgt wie moet helpen bij het schrijven van het reisbeleid van het bedrijf, of de definitieve versie goedkeuren:

• Travel manager – Brengt inzicht in het gedrag van reizigers, doelen voor het beleid, en alle details over reisverkopers, onderhandelde tarieven en nog veel meer.
• Office manager – Geeft inzicht in problemen met het boekingsproces van reizen en reisondersteuning, en helpt doelen te stellen voor het verbeteren van het beleid en de procedures
• CEO – Geeft inzicht in doelen voor compliance en kostenbesparingen. Heeft ook ideeën voor het stroomlijnen van onkostendeclaratieprocedures
• COO – Helpt doelen te stellen voor het stroomlijnen van processen en tijdsbesparing, evenals het verbeteren van de zorgplicht en compliance
• Frequente reizigers – Weet wat werkt en wat niet werkt met het huidige reisbeleid, en kan ook fungeren als spreekbuis voor medereizigers
• HR – Begrijpt de eisen en verwachtingen van werknemers, en heeft ook een andere set doelen voor reizen (werving, in tegenstelling tot verkoop of marketing)

Werk samen om een beleid te creëren dat aan ieders behoeften voldoet. Maak een keuze uit de hierboven genoemde teamleden. Om de reguliere verantwoordelijkheden van iedereen zo min mogelijk te verstoren, kunt u een startbijeenkomst houden om de doelen vast te stellen, en vervolgens zelfstandig aan de slag gaan om de sjabloonaanpassingen te voltooien. U kunt indien nodig individuele belanghebbenden om hulp vragen bij bepaalde onderdelen. Houd daarna een slotbijeenkomst met alle belanghebbenden om het beleid te evalueren voordat u het uitrolt.

Kies een stijl van reismanagement en mate van striktheid

Voordat u begint met het schrijven van uw beleid, wilt u ook beslissen over uw stijl van reismanagement en de mate van striktheid.

• Stijl van reisbeheer – Zullen reizigers zelf boeken met behulp van uw tool voor het boeken van zakenreizen? Of zal een beheerder/manager nog steeds de boekingen afhandelen? Hoeveel vrijheid en autonomie wilt u uw reizigers bieden?

• Striktheid – Als u reizigers toestaat om zelf te boeken, hoe strikt wilt u dan dat uw ingebouwde beleid in de boekingstool is? Wilt u dat reizen buiten het beleid om wordt toegestaan en dat er een melding naar de manager wordt gestuurd? Of wilt u dat er goedkeuring nodig is? Of wilt u dat reizigers de details van de reis kunnen selecteren en vervolgens goedkeuring vragen voor alle reizen?

Als belanghebbenden het nog steeds niet eens zijn over de stijl van reisbeheer, is het een hele uitdaging om een beleid op te stellen of het goedkeuringsproces te configureren binnen uw tool voor het boeken van zakenreizen.

Beslis wat u in uw beleid opneemt

Naar aanleiding hiervan moet u beslissen wat u in uw beleid opneemt. Hieronder vindt u een overzicht van de basisprincipes. Voor meer details, zie het volgende deel van deze gids.

• Een inleiding met een overzicht van waarom het beleid belangrijk is voor werknemers om door te nemen en wat ze erin zullen vinden
• Uw goedgekeurde reisboekingsprocedure en uw goedgekeurde tool voor het boeken van zakenreizen
• Toelaatbare uitgavencategorieën, met details over wat vergoedbaar is in elke categorie
• Niet-vergoedbare aankopen (zodat reizigers weten wat ze zelf moeten betalen als ze iets willen dat niet gedekt is)
• Hoe onkostendeclaraties en terugbetalingsaanvragen in te dienen
• Hoe contact op te nemen met reisondersteuning, reisverzekering en zorgplichtverkopers, alsmede uw noodprocedures

Terwijl een reiskostenpolis voor kleine bedrijven misschien slechts een paar populaire steden en routes bevat die het bedrijf reist, moet een bedrijf misschien maxima opnemen voor elke grote stad en route in de wereld.

Stel uw beleid op en vraag goedkeuring aan belanghebbenden

De volgende stap is om uw beleid op te stellen en ervoor te zorgen dat het al het bovenstaande bevat. Zorg voor goedkeuring van alle belanghebbenden, niet alleen van de hoger geplaatsten. Vergeet niet om feedback te krijgen van een of meer frequente reizigers om ervoor te zorgen dat het document zo duidelijk en beknopt mogelijk is.

Stel een geautomatiseerd reisbeleid op dat werkt tijdens het boekingsproces

Nadat u uw reisbeleidsdocument hebt bijgewerkt, moet u een geautomatiseerde versie maken om reisboekingen de klok rond te begeleiden. Een geautomatiseerd reisbeleid blokkeert of staat toe dat reizen worden voltooid op het moment van boeken, op basis van uw parameters, zoals een globaal kostenmaximum per vlucht, of een kostenmaximum voor bepaalde routes. Meer informatie over het automatiseren van reisgoedkeuring.

In ons volgende artikel geven we u een beleid dat u kunt invullen om dit proces zo snel mogelijk te laten verlopen.