Een werknemer opschrijven op het werk…Waar te beginnen?

“BONUS Download – Gratis Werknemer Opschrijf Formulier Sjabloon”

Zo, je hebt problemen met een werknemer. Het kan een giftige werknemer zijn, een luie werknemer, of iemand die nieuw is in het personeelsbestand en de dingen nog niet helemaal onder de knie heeft. Wat de reden ook is, het klinkt alsof het tijd is voor een ontslagbrief op het werk. Het klinkt gemakkelijk genoeg. Maar wat als je nog nooit iemand hebt aangeschreven? Hoe verloopt het proces?

Met andere woorden, een aanschrijving op het werk is een indicatie dat er al vroeg disciplinaire maatregelen zijn genomen en dat u nu op weg bent naar een mogelijk ontslag.

Welk soort gedrag verdient een aanschrijving of ontslag? Hieronder volgen enkele voorbeelden van businessmanagementdaily.com.

Voorbeelden van slechte werkprestaties

• Te laat komen en afwezig zijn
• Incompetente werkprestaties
• Kwaliteit van de output
• Kwantiteit van de output
• Inadequate kleding
• Inadequaat gebruik van elektronische communicatiemiddelen
• Overtredingen van veiligheidsprotocollen
• Overtredingen van algemeen werkplekbeleid
• Averbale bedreigingen of fysiek geweld van welke aard dan ook
• Klachten van klanten of personeel over seksuele intimidatie of discriminatie
• On-workthe-job drugsmisbruik

Heeft u een snelle manier om werknemer te schrijven ups te maken? Pak onze “Free Employee Write Up Template” om je te helpen snel een verslag op te stellen!

Waarom is een verslag belangrijk

Een verslag van een werknemer levert de documentatie die nodig is om een werknemer te beëindigen. Het laat zien wat er is gebeurd en waarom, en is beschikbaar indien nodig om een zaak te maken waarom beëindiging heeft plaatsgevonden. Zoals eerder vermeld, moet een verslag van het ontslag volgen op mondelinge waarschuwingen en/of coaching sessies indien nodig. Ontevredenheid over een specifieke actie of een gebrek aan actie moet zeer duidelijk worden gemaakt tijdens een functioneringsgesprek.

werknemer schrijft op is ook een manier voor de werknemer om de ernst van zijn wangedrag te kennen. Een mondelinge waarschuwing is veel gemakkelijker af te wimpelen dan een schriftelijk document dat de acties benadrukt. Het feit dat de werknemer het document moet ondertekenen, zorgt ervoor dat hij volledig begrijpt dat hij zal worden ontslagen als de situatie niet verbetert.

Rechtszaken wegens onrechtmatige beëindiging

De belangrijkste reden om alle disciplinaire maatregelen te documenteren, is om uzelf en uw kleine bedrijf te beschermen tegen rechtszaken wegens onrechtmatige beëindiging. Ontevreden ex-werknemers, vooral degenen die niet langer een bron van inkomsten hebben, kunnen de financiële middelen en reputatie van uw kleine bedrijf bedreigen. Een goede documentatie zal u beschermen tegen eventuele valse claims, zelfs als zij beweren dat ze onrechtmatig zijn beëindigd.

Kunt u een werknemer ontslaan zonder dat er op het werk is geschreven?

Het korte antwoord: soms.

De mogelijkheid om iemand te ontslaan zonder documentatie hangt af van het type arbeidsovereenkomst dat hij of zij heeft. Er zijn twee verschillende arbeidsovereenkomsten. At-will employment en contracted employment zijn de twee verschillende soorten.

At-Will Employment

Een werknemer die is aangenomen met een at-will arbeidsovereenkomst is vrij om op elk gewenst moment ontslag te nemen. En dat geldt in beide richtingen. De werkgever kan hem ook op elk moment ontslaan, zonder opzegtermijn of formaliteiten, zolang dat maar niet in strijd is met de wet. Een paar voorbeelden van onrechtmatig ontslag zijn ontslag op grond van discriminatie, als vergelding voor een klacht wegens seksuele intimidatie, of voor het uitoefenen van wettelijke rechten.

Employment at-will is geen federale wet, het is een standaard bedrijfspraktijk. Je moet duidelijk zijn over je intentie om deze ontslagtechniek te gebruiken in on-boarding documenten.

Contracted Employment

Contracted employment is een beetje anders. Het is onwettig om een werknemer met een contract te ontslaan totdat het contract is afgelopen. Het contract kan een arbeidscontract of een vakbondscontract zijn. Dergelijke contracten beschermen zowel werknemers als werkgevers. Een contract beschermt de werkgever tegen het plotseling hebben van een openstaande vacature die moet worden opgevuld door een uitgebreide zoektocht om cv’s te screenen, een goede werknemer te vinden, in dienst te nemen en op te leiden. Het geeft de werknemer ook werkzekerheid. De enige uitzondering in dit geval is als het contract situaties specificeert die reden zijn voor ontslag op staande voet en het gedrag van de werknemer aan deze criteria voldoet.

Tips voor het documenteren van Discipline

Documenteer verbale waarschuwingen en incidenten voorafgaand aan het aanschrijven van de werknemer

Ik weet het, dit lijkt vervelend. Maar, meer documentatie is ongetwijfeld beter in dit scenario. Als je de mondelinge waarschuwingen die je hebt gegeven voordat je de werknemer formeel aanschrijft, documenteert, is het veel gemakkelijker om later te bewijzen dat de werknemer over de kwestie is geadviseerd.

Het documenteren van een mondelinge waarschuwing hoeft niet moeilijk te zijn. Het hoeft niet eens getypt en afgedrukt te worden. Je kunt het incident gewoon noteren in het logboek van de manager of jezelf de details van het incident e-mailen. Vergeet alleen niet om een gedetailleerd en doorzoekbaar onderwerp te gebruiken in de e-mail.

Gedetailleerd zijn

Bij het documenteren van mondelinge waarschuwingen en incidenten, zorg ervoor dat je de nodige details deelt. Zeg niet alleen, “werknemer vier keer te laat in een maand.” Vermeld in plaats daarvan de redenen voor het te laat komen, hoeveel tijd er verstreek tussen zijn schema en zijn daadwerkelijke aankomst, en de datum van het incident.

Be Consistent

Breng geen straf uit aan één werknemer voor een gedrag dat bij vele anderen een probleem is. Dit is geen methode om het team het goede voorbeeld te geven. Op het werk moet er immers achter gesloten deuren worden geschreven.

Bedenk of het probleem er een is dat je met andere medewerkers hebt en of deze persoon het veel vaker doet dan zij. Als dat niet het geval is, is een schriftelijke reactie niet de volgende stap. Dit moet met iedereen in uw team worden besproken, want het kan een probleem zijn dat het hele kantoor of de hele bedrijfscultuur betreft.

Blijft u bij de feiten

Houd het simpel en direct. Noteer het beleid of de procedure die de werknemer heeft overtreden en de datum of data waarop dit is gebeurd.

Dit is formele documentatie die volledig gespeend moet zijn van persoonlijke kwesties of emotionele inhoud. Gebruik geen taal die persoonlijke indrukken weergeeft, zoals “ik denk dat…” of “naar mijn mening….” Gebruik helemaal geen etiketten of bijvoeglijke naamwoorden. Immers, zeggen dat iemand een “luilak” of “lui” is, zal er alleen maar toe leiden dat hij op zijn hoede is.

En alsjeblieft, alsjeblieft. voeg geen veronderstellingen toe over waarom het gedrag zich voordoet. Het zou volstrekt onprofessioneel zijn om conclusies te trekken uit het persoonlijke leven van een werknemer die van invloed zijn op zijn zakelijke gedrag.

Gebruik een standaardformulier voor het opschrijven van een werknemer

Deze situatie is emotioneel al moeilijk genoeg. Ja, zakelijke en persoonlijke relaties moeten gescheiden blijven. Ja, je moet er niet emotioneel bij betrokken raken. Maar het is niet leuk om iemand slecht nieuws te brengen als je alleen maar anderen wilt zien slagen.

Daarvoor zou je op je harde schijf of in de cloud al een aanschrijvingsformulier moeten hebben gemaakt voor deze gevallen. U kunt de actie van het invullen van het document te vereenvoudigen en hebben ten minste een gemakkelijk aspect van deze taak.

We creëerde een write up formulier sjabloon voor u om te gebruiken. Klik hier om het te krijgen.

Gevolgen

U bent een paar stappen in het disciplinaire proces tegen de tijd dat een write up is uitgegeven. Beëindiging is niet noodzakelijkerwijs aanstaande, maar het is zeker een mogelijkheid. Maak duidelijk welke consequenties je in de toekomst zult hebben. Moet deze persoon een proeftijd doorlopen? Is er een andere consequentie die zijn specifieke gedrag verdient? U beslist. En maak dat duidelijk in het document.

Deel het document onder vier ogen

Wanneer u een schriftelijke documentatie van de overtreding hebt gemaakt, moet de werknemer daarvan op de hoogte zijn. Ze moeten de kans krijgen om te begrijpen wat er fout gaat, hoe ernstig de situatie is, en om hun gedrag te corrigeren.

Ga door het Employee Write Up Form Point-by-Point

Bespreek met de werknemer elk incident dat wordt genoemd. Geef het niet zomaar uit handen. Dit is uw kans om de waarden van uw bedrijf en uw verwachtingen voor de leden van uw team te bespreken. Maak duidelijk wanneer de onaanvaardbare gedragingen zich hebben voorgedaan en bespreek ze.

Have the Employee Sign the Document

A write up at work is a formality. Als je de werknemer laat ondertekenen dat hij of zij deze waarschuwing heeft ontvangen, laat je zien dat de kwestie met hem of haar is besproken. Het kan zijn dat ze het document niet willen ondertekenen en u kunt ze er niet toe dwingen. In het volgende hoofdstuk leest u wat u moet doen als een werknemer weigert een schriftelijke waarschuwing te ondertekenen.

Maak een reactie mogelijk

De werknemer moet een schriftelijke reactie kunnen geven op een schriftelijke waarschuwing op het werk. Laat ruimte voor een reactie en archiveer die samen met het verslag in zijn dossier. Als ze meer tijd nodig hebben om na te denken over een reactie, moeten ze dat ook kunnen doen.

Wat als een werknemer een werkbriefje niet wil ondertekenen?

Als de werknemer weigert het document te ondertekenen, geef dat dan aan op het document. Men hoeft het document niet te ondertekenen om het geldig te laten zijn. In feite is een op schrift gesteld document op het werk niet eens een juridisch document. Het is slechts een vel papier dat aangeeft dat er een probleem is geweest. En het kan worden gebruikt als bewijs wanneer dat nodig is. Dat is alles.

Een andere manier om te voorkomen dat de werknemer later beweert dat hij geen formele schriftelijke waarschuwing via de aanschrijving heeft ontvangen, is om het document per e-mail te versturen. Dit creëert een elektronisch papierspoor dat bewijst dat de informatie aan hen is verstrekt.

Waarom zou een werknemer een write up niet ondertekenen?

Er zijn een paar redenen waarom een werknemer zou weigeren een write up te ondertekenen.

• Als de werknemer het niet eens is met de inhoud van de write up.
• Zij zijn van mening dat een niet-ondertekend document ongeldig is.
• Zij blijven het uitdagende gedrag vertonen dat hen in de eerste plaats in deze situatie heeft gebracht.

Daarom is ruimte voor een reactie belangrijk

Zoals gezegd, is een write up op het werk slechts een erkenning dat je het gesprek hebt gehad, Een werknemer weet niet dat hij niet verklaart dat de informatie op het document inderdaad waar is wanneer hij weigert de write up te ondertekenen. U hebt dan de gelegenheid om hen het ware doel te laten weten. Zeg hen waarom hun handtekening nodig is. En stel dan voor dat ze eventuele geschillen die ze hebben met wat er is gezegd in de daarvoor bestemde ruimte schrijven.

Geef ze een paar dagen

Als ze niet willen tekenen, laat ze dan weten dat de deadline om dit af te ronden over een paar dagen is. Het is prima om ze de tijd te geven erover na te denken. Zeker als ze willen reageren.

Maar, onthoud: Dat is insubordinatie.

En daar kunnen ze voor ontslagen worden als ze een at-will werknemer zijn. Of je kunt het toevoegen aan je lijst van lopende problemen die je met deze werknemer hebt gehad. Beslis van tevoren wat de disciplinaire maatregelen zullen zijn als de werknemer het document niet wil ondertekenen. Uiteindelijk is het aan u en de arbeidsovereenkomst die u hebt.

Pas dit toe op uw kleine bedrijf

Het disciplineren van werknemers is zeker een van de minst leuke aspecten van het ondernemerschap. Maar het is noodzakelijk om de normen en de productiviteit hoog te houden. Onthoud de bovenstaande informatie over personeelsdiscipline en u bent er klaar voor als de situatie zich inderdaad voordoet.

Nu, probeer dit eens…

Voorbereid u voor! Stel een standaardformulier op en zorg dat u weet wat u moet opschrijven. Disciplinaire maatregelen voor werknemers kunnen veel werkgerelateerde stress veroorzaken, maar u hoeft er niet wakker van te liggen! Als u wacht tot het probleem bij de hand is, zal het u alleen maar meer stress bezorgen.