Familiepapierwerk organiseren in 2019: een eenvoudig systeem
Maken papierstapels je gek?
Misschien vraag je je af hoe je al dat papier het beste kunt bewaren. Welke papieren moet je bewaren en welke kun je veilig recyclen? Laat me het even hebben over het organiseren van papierwerk.
Al deze vragen worden beantwoord in deze mega post over het organiseren van papierwerk, zoals rekeningen, en bestanden.
Een van de grootste obstakels voor organisatie, is papierwerk.
Rekeningen, post, schoolwerk, en andere papieren komen dagelijks ons huis binnen. Als je er niet bovenop blijft zitten, kan de papierwinkel al snel een puinhoop worden! Ik haat het als deze papieren zich op mijn aanrecht opstapelen – ik word er een beetje gek van! Jij ook?
Tussen haakjes, er zitten affiliate links in dit bericht.)
Daarom volg ik een systeem om mijn papierwerk overzichtelijk te houden.
Ik heb twee eenvoudige eisen voor mijn papierwerksysteem:
Gemakkelijk te onderhouden.
Als het niet eenvoudig en handig (zoals super gemakkelijk) voor mij is om het papierwerk bij te houden, zal ik het negeren.
Dat zal het leven op de weg moeilijk voor me maken (misschien gemiste rekeningen, ontbrekende schoolmeldingen, enz.). Dit is mijn motivatie om ons papierwerk bij te houden!
Zodat ik later gemakkelijk kan vinden wat ik nodig heb.
Als ik veel tijd moet besteden aan het doorspitten van een stapel papieren of een stapel mappen om later iets te vinden, is mijn systeem nutteloos en wordt het genegeerd.
Gemak is een vereiste bij elk systeem en dit systeem vormt daarop geen uitzondering. Als ik klaar ben om mijn jaarlijkse financiële momentopname te maken, heb ik binnen een minuut het benodigde papierwerk bij elkaar.
Gezien deze twee doelstellingen, is dit wat mijn papierwerksysteem NIET is:
Dit papierwerksysteem is NIET 100% elektronisch.
Ik betaal de meeste van onze rekeningen online en bewaar wat “papierwerk” online (daarover later meer), maar ik besteed geen tijd aan het scannen van rekeningen of bonnetjes. Ik weet dat sommige mensen het goed doen met een 100% papierloos systeem, maar het is gewoon niet voor mij.
Dit systeem is niet perfect in beeld.
Mijn systeem is niet mooi. Het is echt niet Pinterest-waardig!
Het maakt me niet uit of het papierwerk perfect gearchiveerd is of dat al mijn dossiers kleurgecodeerd zijn. Ik schrijf met de hand de labels op mijn dossiers.
Een mooi archiefsysteem of bijpassende papierbakken zou geweldig zijn, maar dat heeft voor mij geen prioriteit, dus ik laat me er niet door afremmen. Mijn prioriteit is eenvoud: eenvoudig op te bergen, eenvoudig terug te vinden.
Hier zie je hoe ik met al dat papierwerk omga.
Inkomende post en papieren worden gesorteerd zodra ze het huis binnenkomen. Dit kost dagelijks maar een paar minuten en op deze manier gaat er niets verloren of wordt het vergeten tot het te laat is.
Papieren gaan naar 1 van de 4 plekken:
Prullenbak
(Bij twijfel, weggooien!) De verdwaalde catalogi die binnenkomen bewaar ik meestal niet. Ongewenste post gooi ik meteen weg. (Minder ongewenste post hier)
De post voor mijn man gaat in een vakje dat voor hem is gereserveerd in de keuken.
(Tip: recycle de enveloppen ook bij deze stap, om het papier te beperken.)
Mijn planner
Rekeningen en andere papieren die mijn aandacht vereisen, worden aan de binnenkant van mijn planner geplakt. Ik maak ook meestal een notitie op mijn takenlijstje om dit te doen.
Als het een rekening is die pas over een tijdje betaald hoeft te worden, maak ik een herinnering aan in mijn Google-agenda zodat ik het niet vergeet.
Ik probeer alle papieren die mijn aandacht nodig hebben meteen af te handelen. Dat kan het betalen van een kleine rekening zijn (via online betalen), het ondertekenen van een toestemmingsbewijs, of het invoeren van een bonnetje in mijn budgetteringssoftware.
Als ik het in een minuut of twee kan doen, dan maak ik het nu af.
Opbergen (tijdelijk / permanent)
Op dit punt heb ik alleen nog papieren die gearchiveerd moeten worden. Ik maak onderscheid tussen twee soorten opslag – tijdelijk en permanent.
- Tijdelijke opslag
Sommige papieren moeten voor een korte tijd worden bewaard (een vrijwilligersrooster, een uitnodiging voor een feestje, enz.)
Dit soort dingen wordt misschien in een kast geplakt (onze koelkast is niet magnetisch, anders zou ik ze daar ophangen).
Andere dingen worden in mijn agenda gestopt totdat ik ze nodig heb of ze kan weggooien (meestal tijdens mijn weekoverzicht, als ik even snel door alle papieren in de agenda kijk).
Andere papieren moeten voor onbepaalde tijd worden bewaard. Dit zijn bijvoorbeeld betaalde rekeningen, medische documenten, bonnetjes van grote aankopen, enz. Deze papieren hebben een tijdelijk onderkomen in een kastje in de keuken. (Het moet handig zijn, weet je nog?)
- Opbergen voor de lange termijn
Als de kast vol is, is dat voor mij het teken om een paar minuten te besteden aan het permanent opbergen van deze papieren. Ik neem de stapel mee naar boven, naar de thuiskamer, waar ik een paar plastic opbergdozen bewaar (zoals deze).
Ik kan de overgebleven papieren in een paar minuten opbergen.
Nu is mijn systeem opgeruimd en klaar voor meer papierwerk.
Maar een paar minuten per dag houdt dit systeem draaiende en opgeruimd. Dit klinkt misschien als veel stappen, maar het kost echt maar een minuut of twee per dag en dan misschien 5-10 minuten per week of zo om het systeem soepel te laten lopen (en te voorkomen dat de tijdelijke opslagruimte overvol raakt).
Martha Stewart raadt aan je papierwerk te centraliseren voor het gemak.
Hoe scheid je je papierwerk in categorieën
Om je papieren te archiveren, kies je categorieën waarin je later gemakkelijk dingen kunt terugvinden en die de boel ook relatief opgeruimd houden.
Ik heb een standaardset categorieën en voeg zo nodig een nieuwe map (en categorie) toe, afhankelijk van wat er aan papierwerk moet worden opgeborgen.
Mijn standaard opbergcategorieën:
- Bonnetjes en garantiebewijzen – grote aankopen
- Bonnetjes en garantiebewijzen – kleine aankopen (ik bewaar alleen bonnetjes die ik later misschien wil inzien)
- Medische – rekeningen (zo nodig per persoon per persoon indien nodig)
- Medisch – rekeningen (indien nodig per persoon scheiden)
- Rekeningen en documenten van nutsbedrijven (zorg ervoor dat u de beste tarieven voor deze rekeningen kunt bedingen)
- Belastingaangiften – huidig jaar
- Belastingpapieren
- Hypotheekafschriften en -papieren
- Huishoudschoolpapieren (totdat deze aan het eind van het jaar in een portfolio worden verzameld)
aan het eind van het jaar)
- Onderhoudsgegevens van de woning
- Handleidingen van apparaten (worden in een aparte doos bewaard omdat er zo veel van zijn)
- Officiële papieren (geboortebewijzen, autopapieren, kopieën van paspoorten, enz.)
- levensverzekeringspolissen
- autoverzekeringen, onderhoudsrapporten en registratiepapieren
- aandenkens – ik bewaar veel persoonlijke brieven die ik ontvang – ik heb een zwak voor persoonlijke brieven die op fysiek papier zijn geschreven!
Papieren die ik niet bewaar
- Bankafschriften en creditcardafschriften – ik maak mijn rekeningen ten minste maandelijks op orde en ik kan mijn afschriften altijd online inzien.
- De meeste dagelijkse bonnetjes – zodra ik ze heb ingevoerd in mijn rekeningen, worden ze weggegooid.
- Catalogi – ik houd er niet van om dit soort dingen zich te laten opstapelen. Ik vind dat catalogi mij (en mijn gezin) alleen maar ontevreden maken met wat ik al heb.
- Kaarten – alle kaarten die we ontvangen, worden een paar dagen in de keuken uitgestald en daarna gerecycled.
Keuzes om dit systeem voor jou te laten werken:
- Een vaste plek voor spullen hebben, vooral een plek voor andere mensen die ook papierwerk in huis krijgen.
- De “kleine” dingen meteen doen. Het is zo veel prettiger om deze dingen slechts één keer aan te raken en ze uit de weg te ruimen.
- Een herinneringssysteem hebben voor dingen die je niet meteen afhandelt.
- Een eenvoudig permanent opbergsysteem hebben. Een kartonnen bankiersdoos en wat manila mappen volstaan.
Sommige papieren kunnen beter elektronisch worden bewaard.
Het online bijhouden van veel van mijn papieren en administratie helpt enorm om het fysieke papierwerk tot een minimum te beperken. (Blijf kijken voor een toekomstige post over welke records ik online bewaar.)
Hoe zit het met het beheren van de schoolpapieren van de kinderen?
Ik bewaar een selectie van schoolwerk voor ons homeschool-portfolio. Twee van mijn kinderen zitten nu op school, dus ik bewaar elke week maar een paar van hun papieren voor het geval we ergens extra tijd aan moeten besteden.
Afspraken van school worden meteen ondertekend en voor de volgende dag weer in de rugzak gestopt. Belangrijke data worden op de kalender gemarkeerd.
En al die papieren knutselwerkjes die de kinderen maken?
Um, ik ben een vreselijke moeder op dit gebied 🙂
Ik plak meestal de een of twee laatste creaties in de keuken op en recycle de rest. Mijn kinderen lijkt het niet uit te maken – voor hen zit het plezier in het proces en niet zozeer in het eindresultaat.
Als ze iets hebben waar ze bijzonder trots op zijn, hangen we het misschien op in hun kamer, bewaren het of maken er gewoon een foto van en recyclen het.
Huishoudelijke papieren zijn net wasgoed.
Het vernieuwt zichzelf op dagelijkse basis! Zorg ervoor dat je een systeem hebt om het onder controle te houden.