Hier's waarom een ouderwets spreadsheet nog steeds de beste manier is om je uitgaven bij te houden

AP Images Ik ben al meer dan 20 jaar ijverig bezig met het beheren van mijn persoonlijke financiën en het bijhouden van huishoudelijke uitgaven.

Hoe ijverig, vraagt u?

Wel, ik kan u vertellen dat mijn kabelrekening in februari 1998 $8,03 bedroeg, en dat ik in 2006 $141,16 uitgaf voor een jaarabonnement op de Los Angeles Times.

Ik kan ook met volledige zekerheid zeggen dat 7% van mijn inkomen in 2007 naar boodschappen ging, en ik kan bevestigen dat ik in augustus 2001 $88,95 heb uitgegeven bij mijn plaatselijke K-Mart. Vraag me alleen niet waarvoor, want zo grondig ben ik niet in het bijhouden van mijn gegevens.

Waarom het bijhouden van uitgaven belangrijk is

De tijd nemen om je inkomen bij te houden en te analyseren en waar het naartoe gaat, is een cruciaal onderdeel van het beheren van je persoonlijke financiën. Dat komt omdat dit verborgen geldlekken aan het licht brengt die u helpen uw middelen beter te verdelen, zodat u altijd het maximale uit uw loonstrookje haalt.

Het maakt het ook gemakkelijker om financiële doelen te stellen.

Natuurlijk moet u eerst uw uitgaven bijhouden.

Hoewel het niet onmogelijk is, kan het bijhouden van al uw contante aankopen zeer vervelend en tijdrovend zijn. Aan de andere kant wordt alles wat je met je credit- en debitcards koopt automatisch geregistreerd en kun je het online bekijken of als onderdeel van je maandelijkse factuurafschriften – daarom gebruik ik creditcards voor zoveel mogelijk van wat ik kan.

Als u wilt weten hoe u uw geld uitgeeft, zijn er tal van opties beschikbaar.

Nu realiseer ik me dat veel mensen zich in eerste instantie aangetrokken voelen tot sites als Mint, OneBudget, Adaptu, enMyBudget-Online, omdat hun automatiseringsfuncties het bijhouden van uw geld in wezen bijna moeiteloos maken. Het probleem is, in de wereld van persoonlijke financiën geloof ik dat te veel automatisering een vloek kan zijn. Dat komt omdat wanneer tools voor geldbeheer te gebruiksvriendelijk worden, veel mensen weinig motivatie hebben om de gegevens die hen ter beschikking worden gesteld te begrijpen.

Voor de financieel ongedisciplineerden is dat op den duur een recept voor mislukking.

Het grote voordeel van spreadsheets

Voor mij is de meer ouderwetse hands-on benadering de enige manier om te gaan; ik gebruik mijn eigen op maat gemaakte Excel-spreadsheet omdat het me dwingt mijn persoonlijke financiën actief te beheren. Het geeft me ook meer controle dan het gebruik van een web-based site als Mint.

In feite geef ik mijn lezers elke januari een kijkje in een aantal van de top-level grafieken en financiële uitsplitsingen van die spreadsheet in mijn jaarlijkse State of the Household post.

Toegegeven, een spreadsheet is niet zo sexy als geautomatiseerde geld-tracking web-based applicaties, maar het is dezelfde beproefde methode die ik met succes heb gebruikt om mijn inkomen, nettowaarde en uitgaven bij te houden voor meer dan 17 jaar nu.

Hoewel de aangepaste Excel-spreadsheet die ik heb ontwikkeld in het begin vrij eenvoudig was, is hij in de loop der jaren in detail en complexiteit gegroeid, met cirkeldiagrammen en grafieken die duidelijk de resultaten van onze huishoudelijke uitgaven en huidige trendpatronen laten zien.

Heden ten dage verdeelt mijn spreadsheet onze huishoudelijke uitgaven in 13 hoofdcategorieën en 50 subcategorieën. De hoofdcategorieën zijn:

• Leningen
• Uitgaven
• Medisch &Tandarts
• Auto uitgaven
• Boodschappen
• Huisuitgaven (exclusief de hypotheek)
• Entertainment
• Taxes
• ATM Withdrawals

En nog een paar snelle tips …

• Als je net begint, is het belangrijk dat je minstens één keer per maand een uur uittrekt voor het doornemen van je chequeboek, bonnetjes en/of creditcardafschriften en het vastleggen van je uitgaven in je spreadsheet.
• Door regelmatig uw financiële spreadsheet bij te werken, zult u niet alleen in staat zijn om snel eventuele fouten op uw factureringsafschriften op te sporen, maar u zult ook voorkomen dat u hopeloos achterloopt met het bijhouden van uw administratie.
• Als u geen expert in Excel bent, hoeft u niet te wanhopen; Microsoft heeft tal van sjablonen voor budgetteringswerkbladen die u kunt downloaden en aanpassen om aan uw behoeften te voldoen. In feite is hun sjabloon “persoonlijk budget werkblad” meer dan 3,6 miljoen keer gedownload.
• Als u nog nooit een spreadsheet hebt gebruikt, laat u dan niet intimideren – ze zijn niet moeilijk te gebruiken! Ja, spreadsheets zijn zeer krachtige hulpmiddelen voor degenen die weten hoe om te profiteren van alles wat ze te bieden hebben. Maar voor de meeste mensen kan de basis die nodig is om uitgaven goed bij te houden in minder dan 30 minuten worden geleerd.
• Als je geen geld wilt uitgeven aan een spreadsheet zoals Microsoft Excel, kun je het gratis equivalent van OpenOffice proberen. Ik heb OpenOffice eerder gebruikt en het is een zeer capabel alternatief. Je kunt ook gebruikmaken van de gratis sjablonen voor persoonlijke financiën van Google Docs of Savvy Spreadsheets.
• Als je jezelf eenmaal hebt gedisciplineerd om altijd minder uit te geven dan je verdient, wordt het bijhouden van uitgaven een levensvatbaar alternatief voor budgettering waarmee je je kunt concentreren op het optimaliseren van je financiën om de meeste bang voor je buck te krijgen.
• En last but not least, onthoud dit: Uiteindelijk maakt het niet echt uit welk hulpmiddel u gebruikt. Wat belangrijk is, is uw inzet om uw financiën actief te beheren.