Hoe maak je een projectcommunicatieplan?

Hoe maak je een projectcommunicatieplan

Hoe ontmoedigend het ook mag klinken, het maken van een projectcommunicatieplan is vrij eenvoudig.

U kunt onze checklist voor een projectcommunicatieplan volgen om er zeker van te zijn dat u alles aan bod laat komen:

Outline Project Communication Plan Objectives

Voordat u begint met het maken van uw plan, moet u weten wat u ermee wilt bereiken.

U wilt bijvoorbeeld de goedkeuring van belanghebbenden verbeteren.

U wilt misschien ook de samenwerking in uw team verbeteren.

U kunt zoveel doelstellingen kiezen als geschikt zijn, maar het is belangrijk dat u ze wel kiest.

Ze zullen uw strategie sturen.

Bron: The Digital Project Manager

Identify Communication Requirements and Preferences

Wanneer u de doelstellingen van uw projectcommunicatieplan hebt geschetst, is het tijd om na te denken over de randvoorwaarden om deze te bereiken.

Om het eenvoudig te zeggen: uw tweede stap zou moeten zijn te begrijpen wie welke informatie nodig heeft:

• Teamleden kunnen behoefte hebben aan real-time informatie over alles wat met het project te maken heeft
• Cliënten kunnen behoefte hebben aan maandelijkse voortgangsrapportages
• Topmanagement kan behoefte hebben aan wekelijkse voortgangsrapportages.

Het hangt allemaal af van het niveau van betrokkenheid van de stakeholders in uw organisatie.

Hoe dan ook, u kunt het bepalen door te reageren op de 5 W’s en 1 H:

• Aan wie moet worden gecommuniceerd
• Wat moet worden gecommuniceerd (bijv. de grafische afdeling moet informatie krijgen over publieksonderzoek, de productafdeling over gebruik, etc.
• Wanneer de informatie moet worden gecommuniceerd
• Waar de informatie moet worden gecommuniceerd
• Waarom de communicatie van de informatie belangrijk is (bijv. voor het verkrijgen van goedkeuring van belanghebbenden, voor het verbeteren van de teamprestatie)
• Hoe de informatie moet worden gecommuniceerd (bijv. in een vergadering, via een tool).

Bron: Project Management Institute

Eigenlijk hebt u een tool voor projectcommunicatiebeheer bij de hand waarmee u iedereen op de hoogte kunt houden.

Als u Office 365 gebruikt voor projectbeheer, zijn er tal van hulpprogramma’s die u kunt gebruiken om informatie te delen met niet alleen uw team, maar ook met externe belanghebbenden.

Echter, u moet nagaan of alle belanghebbenden weten hoe ze de tool moeten gebruiken, en of ze zich comfortabel voelen met deze manier van communiceren.

• Zijn ze al gewend om informatie te ontvangen via de tool?
• Is er een communicatieproces dat u hebt gevolgd?

De voorkeursmodi van communicatie van verschillende belanghebbenden

Bron: The Digital Project Manager

Daarnaast kan het zijn dat u zowel synchrone als asynchrone communicatie moet beheren:

• U kunt bijvoorbeeld werken met een team op afstand dat in verschillende delen van de wereld woont en werkt. Als u een telefoongesprek met hen wilt organiseren, moet u rekening houden met tijdzones
• Het plannen van een telefoongesprek met een klant kan echter overbodig zijn als u asynchroon met hen kunt communiceren via e-mail of statusrapporten.

Ten slotte moet u rekening houden met de frequentie van uw communicatie.

U wilt uw team of andere belanghebbenden niet overspoelen met talloze, onnodige e-mails. Ze kunnen er een gewoonte van maken ze te negeren of over te slaan.

Typen communicatie

Bron: The Digital Project Manager

Zorg ervoor dat u historische gegevens bekijkt om te begrijpen welke communicatiemethoden in het verleden goed hebben gewerkt.

Maak een projectmanagementcommunicatieplan

Tot slot is het tijd om uw projectmanagementcommunicatieplan te maken.

Als u alle informatie over uw stakeholders en de vereisten van het project hebt verkregen, kunt u het structureren als een document om naar te verwijzen.

Zorg er echter voor dat u ook het succes van uw project management communicatieplan bijhoudt, zodat u het in de toekomst kunt bijstellen en optimaliseren.

Het volgende is een eenvoudig project management communicatieplan voorbeeld:

Bron: Template.net

Dit voorbeeld vat duidelijk samen:

• Het soort communicatie
• Medium
• Afleverdatum
• Frequentie van uw communiques.

Hoe kaal het ook lijkt, het vloeit voort uit de eerdere documenten waarin u de gewenste en noodzakelijke communicatiemethoden en -typen voor verschillende belanghebbenden hebt onderzocht en gedefinieerd.

Uw eindresultaat – uw eigenlijke projectmanagementcommunicatieplan – moet eenvoudig zijn, en een direct resultaat van uw eerdere onderzoek.