Kiezen van de beste plaats voor zakelijke post: PO Box, UPS Box, or Home Box Delivery

Het ontvangen van uw post is een beetje als het hebben van een verzekering: Je denkt er nooit veel over na, tot er een probleem is. Met ontbrekende post, drijfnatte pakjes en brieven die eruit zien alsof ze door de shredder zijn gehaald, kan het ontvangen van uw post soms een echte hoofdpijn zijn.

Gelukkig is uw bedrijf niet beperkt tot het ontvangen van uw post op slechts één plaats. Er zijn verschillende oplossingen die u kunt overwegen wanneer u beslist waar u uw brieven, briefkaarten en pakketten wilt ophalen. Laten we eens kijken naar een aantal solide keuzes die heel goed uw volgende mailing ongeluk kunnen voorkomen

Post Office Box ( P.O. Box )

Post office boxes, algemeen bekend als P.O. boxes, zijn beschikbaar via de United States Postal Service. Deze postbussen bevinden zich in uw plaatselijke postkantoor en maken het gemakkelijk om al uw post op één plaats te verzamelen: U kunt uw post ophalen, uw pakketten afgeven en briefpapier en mailingbenodigdheden kopen (waarvan sommige zelfs gratis zijn), allemaal onder hetzelfde dak.

Postkantoordozen zijn ook perfect voor ondernemers die veel onderweg zijn. In de afgelopen jaren hebben de economische omstandigheden veel ondernemers gedwongen moeilijke beslissingen te nemen, zoals het verhuizen van hun kantoor naar een meer betaalbare locatie. Met een postbus hoeft u zich geen zorgen te maken over het informeren van uw klanten over uw nieuwe postadres, ongeacht waar u besluit uw winkel te vestigen.

Het verhuren van een postbus is ook gemakkelijk voor uw portemonnee. De meeste postkantoren bieden klanten de mogelijkheid om hun postbus maandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks te betalen, waarbij kortingen mogelijk zijn bij vooruitbetaling van langere huurperioden. Postbussen zijn ook aanzienlijk goedkoper dan vergelijkbare bussen die verkrijgbaar zijn bij The UPS Store, dus het is een geweldige optie voor iedereen met een budget. U kunt tarieven voor postbussen bij u in de buurt zoeken en vinden door hier te klikken.

Hoewel postbussen u geld kunnen besparen in vergelijking met andere opties, zijn er ook enkele nadelen waar u rekening mee moet houden. Sommige staten staan bijvoorbeeld niet toe dat u uw postbusadres gebruikt op bepaalde overheidsformulieren, zoals wanneer u een bedrijfsvergunning aanvraagt. In deze gevallen moet u een fysiek adres opgeven voor uw bedrijf, of een geregistreerde agent inschakelen (als uw staat dit toestaat). Om meer te weten te komen over wat een geregistreerde agent is, en hoe hij een buffer kan vormen tussen correspondentie van de overheid en een postbusadres, klik hier.

Er is ook nog het feit dat als u pakketten wilt ontvangen van vervoerders als FedEx en UPS, u zich zult moeten aanmelden voor de premier service van uw postkantoor. De tarieven voor deze nieuwe dienst variëren, dus neem contact op met uw plaatselijke postkantoor voor meer informatie. (U kunt een postkantoor bij u in de buurt vinden door hier te klikken.)

De UPS Store

Een andere optie die u kunt overwegen wanneer u beslist welke mailingoplossing geschikt is voor uw bedrijf, zijn de services die uw plaatselijke UPS Store kan bieden. De meeste UPS Stores bieden postbusservices die vergelijkbaar zijn met die van de United States Postal Service, maar bieden hun klanten verschillende voordelen die uniek zijn voor hun winkels.

Het meest opvallend is dat The UPS Store zijn klanten postbusservices biedt met een fysiek adres voor hun zakelijke of persoonlijke behoeften – hier geen “postbus” in de adresregel van uw correspondentie. In plaats daarvan geeft The UPS Store zijn eigen fysieke straatadres aan de huidige postbushouders, zodat uw brieven en pakketten de mensen met wie u post uitwisselt het gevoel geven dat u een professionele, bakstenen locatie hebt die nergens verdwijnt.

Wraagt u zich af hoe uw bedrijfsadres eruit zou zien met een adres van uw lokale UPS Store? Bekijk het voorbeeld hieronder:

John Doe
PMB 101 of #101
200 Any Street
Any City, Any State Any Zip

PMB is de aanduiding van The UPS Store voor “privé brievenbus”, of uw adres kan worden toegewezen op basis van alleen het busnummer (#101). In beide gevallen geeft dit type postadres uw bedrijf een gevestigde waarde, en vermijdt u de negatieve gevoelens die nog steeds voortleven na de vele oplichtingspraktijken met postbussen in het verleden.

De UPS Store biedt ook verzendservices zoals Call-in MailCheck, dus even snel bellen om te zien of u post hebt, is voldoende. Veel UPS-vestigingen zijn ook 24 uur per dag bereikbaar, zodat klanten hun post kunnen afhalen wanneer het hen uitkomt, dag of nacht. (Om meer te weten te komen over de verschillende diensten die The UPS Store aanbiedt aan zowel grote als kleine bedrijfseigenaars, klik hier.)

Alle goede dingen moeten op zijn minst een paar nadelen hebben, en voor de postbusservices van The UPS Store is de prijs er één van. Hoewel de prijzen sterk variëren in de Verenigde Staten, blijven ze bijna altijd ongeveer dubbel zo duur als hun rivalen bij de post. (Om de tarieven specifiek voor uw regio te vinden, kunt u uw plaatselijke UPS Store zoeken en contacteren door hier te klikken.)

Als u voor een UPS Store-postbus kiest voor uw zakelijke behoeften, moet u er waarschijnlijk ook voor de lange termijn voor gaan. Het postkantoor biedt namelijk een formulier voor adreswijzigingen aan voor klanten die verhuizen en/of hun postadres willen wijzigen, maar UPS Store-boxen hebben zo’n formulier niet. Dat betekent dat als u beslist dat een UPS Store postbus niets voor u is, u iedereen die uw adres heeft, daarvan individueel op de hoogte moet brengen. Het is zeker iets om rekening mee te houden wanneer u de juiste postservice voor uw bedrijf probeert te kiezen.

Huisadres

Er gaat niets boven thuis, en voor sommige mensen (vooral zij die een bedrijf aan huis runnen) is het ontvangen van pakketten en brieven thuis de beste manier. Een thuisadres geeft uw klanten gemoedsrust wanneer ze brieven en pakketten naar u sturen, omdat ze weten dat hun post bij u thuis wordt bezorgd, in uw brievenbus of aan de voordeur.

Er zijn geen kosten verbonden aan het gebruik van uw eigen huisadres voor uw mailingbehoeften, hoewel u er wel voor moet zorgen dat uw brievenbus voldoet aan de USPS-voorschriften. Als uw postbode uw brievenbus niet kan bereiken, is de kans groot dat hij of zij uw post gewoon op het postkantoor bewaart, zodat u de post kunt komen ophalen. (Voor meer informatie over de USPS-richtlijnen voor brievenbussen, klik hier.)

Er kunnen zich helaas complicaties voordoen wanneer u op een thuisbezorgingsdienst vertrouwt. U zult geen problemen ondervinden van FedEx en UPS als het gaat om de twee vervoerders die uw pakketten afleveren, maar er kunnen problemen ontstaan als een pakket buiten in de elementen wordt achtergelaten, of als een stiekeme buurman uw correspondentie aftekent.

Daarom is het gebruik van een thuisadres voor uw bedrijf het beste wanneer u daadwerkelijk vanuit huis werkt tijdens de normale bezorguren. Op die manier kunt u al uw pakketten en brieven gemakkelijk onderscheppen en uit de handen van dieven en Moeder Natuur houden.

De juiste oplossing voor uw bedrijf kiezen

Hoe u bepaalt welke mailingdienst het beste is voor uw bedrijf, hangt eigenlijk af van uw specifieke zakelijke behoeften. Bent u een bedrijfseigenaar die vanuit een thuiskantoor werkt en een krap budget heeft? Bent u ook op zoek naar een manier om uw persoonlijke correspondentie te scheiden van uw thuisadres? Dan is een postbus van de United States Postal Service misschien de oplossing voor u.

Als u een klant liever een visitekaartje geeft met een fysiek adres, dan kunt u misschien een postbus huren bij uw plaatselijke UPS Store.

Natuurlijk is er altijd nog de optie van thuisbezorging. Wat uw zakelijke behoeften ook mogen zijn, vergeet niet dat u meer dan één route hebt om uit te kiezen.