Opleidingsindustrie

Dwight Eisenhower citeerde in een toespraak J. Roscoe Miller, president van de Northwestern University, beroemd als volgt: “Ik heb twee soorten problemen: de dringende en de belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke zijn nooit dringend.”

De 34e president van de Verenigde Staten, die als generaal in het leger diende, ruimtevaartprogramma’s lanceerde en verantwoordelijk was voor de ontwikkeling van de interstate highway, begreep het belang van effectief tijdbeheer. Hij bedacht zelfs een heel systeem om de werkdruk te verlichten: de Eisenhower Matrix.

De vier kwadranten

In het licht van de toenemende burn-out op het werk – iets waar bijna 23% van de werknemers mee te maken krijgt – biedt Eisenhower’s methode een eenvoudig kader om mensen te helpen de hoeveelheid werk op hun bord in balans te brengen.

Deze visuele methode voor tijdbeheer, ook wel de dringend-belangrijk-matrix genoemd, verdeelt taken in vier kwadranten om de volgorde van voltooiing te helpen prioriteren. De vakjes hebben een tot vier labels, elk met een specifiek actiepunt: doen, beslissen, delegeren of verwijderen.

1. Doen: dringend en belangrijk (taken die onmiddellijk moeten worden voltooid).
2. Beslissen: belangrijk maar niet dringend (taken die je moet prioriteren en inplannen om een last-minute rush te voorkomen).

1. Delegeren: dringend maar niet belangrijk (dringende maar onbelangrijke taken, zoals vergaderingen die de belangrijke in de weg zitten).

1. Verwijderen: niet dringend en niet belangrijk (taken die alleen maar dienen om tijd te verspillen en die u van uw takenlijst kunt schrappen).

Dringend versus belangrijk

Dringende taken zijn verantwoordelijkheden waarbij tijd een belangrijke rol speelt. Het zijn de taken die onmiddellijke aandacht vereisen en telefoongesprekken, vergaderingen en onmiddellijke crises vallen onder deze categorie. Belangrijke zaken daarentegen zijn van het grootste belang voor groei en zijn vaak evolutionair van aard. Ze dragen bij aan het grotere geheel en worden vaak terzijde geschoven wanneer dringende taken hun intrede doen.

Het probleem is, zoals u zich wellicht kunt voorstellen, dat wanneer belangrijke taken op de achtergrond raken, het bedrijf kan stagneren en onbeweeglijk blijven of langzamer vooruitgaan dan u wilt. Dit geldt met name voor die belangrijke maar niet urgente taken in het tweede kwadrant, die we vaak over het hoofd zien terwijl taken in het eerste en derde en vaak zelfs vierde kwadrant voorrang krijgen.

Het maken van onderscheid tussen “urgent” en “belangrijk” helpt je om je gedachten te compartimenteren en beslissingen te nemen. Op deze manier geeft de Eisenhower Matrix je zonder schuldgevoel toestemming om je aandacht te richten op taken die er toe doen – die in de eerste twee kwadranten – en om alles te elimineren wat niet positief bijdraagt aan je rol.