Outlook Formulieren: Hoe maak je invulbare formulieren in Microsoft Office 2016 / 2019?

Note: De inhoud van deze post is van toepassing op Office 2019,2016, 2013, 2010; desktop- en Office 365-versies; Windows 10, 8 en 7;

Post bijgewerkt op: Mei 2020

Hier volgt een vraag van Deanne:

Ik werk in de detailhandel. Ik gebruik Outlook om mijn contactgegevens te beheren. Ik ben erg blij met Outlook als mijn contactmanager, maar ik heb duidelijk behoefte aan een verbetering van de basismogelijkheden van het contactformulier. Ik wil verschillende velden kunnen toevoegen waarin ik links kan opslaan naar de sociale media profielen van al mijn contacten. Om een lang verhaal kort te maken, ik denk dat ik hier een paar vragen heb: Ten eerste, hoe maak ik de menu-item knoppen die mij in staat stellen om te communiceren met Outlook-formulieren en ten tweede: hoe kan ik eigenlijk verder gaan en maken of wijzigen van mijn Contactformulier. Alle hints worden zeer op prijs gesteld. Bedankt!

In dit bericht leren we je hoe je eenvoudig aangepaste invulbare gebruikersformulieren kunt maken in Microsoft Outlook. We zullen het Contactformulier als voorbeeld gebruiken, maar het proces is volledig toepasbaar voor e-mails, taken, taakverzoeken, uitnodigingen voor afspraken, journaalposten enzovoort.

OK… laten we beginnen.

Het werken met formulieren in Outlook is niet bijzonder moeilijk. Outlook levert verschillende voorgedefinieerde sjablonen, en het basisidee is om die sjablonen aan te passen aan uw behoeften.

Aanpasbare Outlook formulieren maken

Hier volgt het proces voor het invoegen en bewerken van Outlook gebruikersformulieren:

1. Stel uw Outlook Developer tabblad in.
2. Open een bestaand Outlook formulier.
3. Bewerk het formulier naar behoefte met uw aangepaste velden.
4. Bewaar uw aangepaste gebruikersformulier.
5. Test uw werk grondig.
6. Deel het met andere Outlook-gebruikers op uw werkplek of in uw groep, zodat zij het handige formulier dat u zojuist hebt gemaakt, kunnen gebruiken :-).

Outlook-formulieren: Een gedetailleerd voorbeeld

Microsoft Outlook levert een mooie verzameling formulieren met betrekking tot de belangrijkste Outlook-objecten die u kunt selecteren en een vliegende start kunt maken met uw formulierontwikkelingsproces. Dat is erg handig, want we willen het wiel niet opnieuw uitvinden. In deze handleiding gaan we gewoon verder met het uitbreiden van het al bestaande formulier Contacten in uw standaard formulieren bibliotheek.

Specifiek gaan we ons richten op het aanpassen van het formulier Contacten. Voor het gemak gaan we ervan uit dat u de volgende social media-informatie voor uw contactpersonen wilt beheren:

• LinkedIn-profiel
• Twitter-profiel
• Facebook-profiel
• Facebook-groep

Hier ziet ons aangepaste Outlook-gebruikersformulier er als volgt uit:

Stap 0: Het tabblad Developer instellen

Zoals de lezer hierboven al opmerkte, moeten we, voordat we met onze aangepaste Outlook-formulieren aan de slag gaan, het zogenaamde tabblad Developer inschakelen. Hiermee krijgen we toegang tot de Outlook-mogelijkheden die we nodig hebben om onze eigen formulieren te ontwikkelen.

Hier leest u hoe u dat doet:

1. Op de eerste plaats opent u Microsoft Outlook.
2. Klik nu met de rechtermuisknop op het Lint en selecteer Lint aanpassen.

1. Klik op het selectievakje Ontwikkelaar en selecteer OK.

1. U zult nu het nieuw toegevoegde tabblad Developer in uw lint zien.

Stap 1: Open uw bestaande formulier

1. Op uw Outlook Lint, ga uw gang en klik op het Developer menu.
2. Nou, ga je gang en klik op Ontwerp een formulier.
3. In het Look In vakje moet je ervoor zorgen dat Standard Forms bibliotheek is geselecteerd.
4. Selecteer het Contactformulier.
5. Klik op Openen.
6. Nu gaan we het bestaande contactformulier aanpassen.
7. Je zult zien dat ons formulier is geopend in de ontwerpweergave.
8. In de volgende stap gaan we een aantal nieuwe aangepaste velden toevoegen om onze contactinformatie over sociale media te bewaren.

Stap 2: Voeg aangepaste formuliervelden toe

In deze stap gaan we aan de slag en maken we aangepaste formuliervelden (kolommen0 voor de Social Media-informatie.

• In de groep Hulpmiddelen van het lint, klik je op de knop Veldkiezer.
• Dit dialoogvenster wordt geopend. Druk onderaan het dialoogvenster Veldkiezer op Nieuw.

• Maak uw eerste nieuwe kolom aan, noem deze LinkedIn, kies Type = Tekst en Format = Tekst, zoals hieronder afgebeeld.

• Nu herhaal je het bovenstaande proces voor de volgende 3 velden: Twitter, Facebook, Facebookgroep.
• U ziet uw nieuwe velden in de sectie Door gebruiker gedefinieerde velden in map, zoals hieronder wordt weergegeven:

Stap 3: Voeg een aangepaste formulierpagina toe

In deze stap voegen we een aangepaste pagina toe aan het contactformulier. Op die pagina slaan we de velden voor het profiel van sociale media op.

1. Nu gaat u verder en klikt u op het tabblad (P.2) naast het tabblad Algemeen, zoals hieronder wordt weergegeven.

1. Nu klikt u in het lint op de knop Pagina en selecteert u Pagina hernoemen.

1. Voer Social Media in het veld Paginanaam in en klik op OK.
2. Sleep nu de vier velden uit de Veldkeuze naar uw Social Media-pagina en positioneer ze zoals hieronder is aangegeven:

1. Note: Om uw aangepaste velden uit te lijnen, selecteert u ze (zorg ervoor dat u de CTRL-toets indrukt terwijl u ze allemaal selecteert), vervolgens maakt u een rechtermuisklik en drukt u op Uitlijnen, vervolgens selecteert u de uitlijningsrichting.
2. Als onderdeel van je formulier ontwikkeling moet je je werk regelmatig controleren. De beste manier om dat te doen is door op de Run this Form knop te klikken. Dit laat je zien hoe je werk er voor de gebruiker uit zal zien.

Stap 4: Sla je Outlook formulier op

Zoals je eerder hebt gezien, staat je aangepaste Contactformulier nog in Ontwerpmodus. Als u het wilt gaan gebruiken moet u het publiceren in uw Formulierenbibliotheek. Afhankelijk van je rechten kun je het beschikbaar maken voor eigen gebruik of andere collega’s in je organisatie toestaan het ook te gebruiken.

1. Vanuit je Lint, druk op de Publiceer knop.
2. Selecteer Formulier publiceren als.
3. Onder Weergavenaam type ContactFormSocial
4. Klik op Publiceren.

Geavanceerde gebruikers Opmerking: Uw formulier wordt opgeslagen als een .oft bestand in de AppData directory van uw home directory::

Stap 5: Probeer uw nieuwe formulier uit

We zijn er bijna. Nu is het tijd om ons werk uit te proberen.

1. Open het tabblad Contactpersonen in Outlook.
2. Klik op Nieuwe items.
3. Klik op Aangepaste formulieren.
4. Selecteer je ContactFormSocial entry.
5. Klik op de Social Media knop in het Lint (die heb je net toegevoegd in de vorige stap ;-))
6. Voila’ – klaar!

Stap 6: Gebruik uw nieuwe contactformulier als standaard

Als u tevreden bent met het resultaat van uw werk, kunt u uw nieuwe formulier instellen als het standaardformulier voor contactpersonen in Microsoft Outlook. Doe dit alleen nadat u de hele tutorial hebt gevolgd, omdat deze stap anders niet relevant is.

Ga als volgt te werk:

1. Navigeer naar het tabblad Contact.
2. Hoog uw Contactpersonen bibliotheek map op (standaard heet deze Contactpersonen).
3. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Eigenschappen.
4. In het tabblad Algemeen, selecteer de naam van uw formulier (in ons geval ContactFormSocial) in het veld Bij posting naar de map.
5. Klik op OK.

Outlook-sjablonen voor vergaderformulieren

Als u op zoek bent naar een meer diepgaande tutorial, bezoek dan zeker dit gedetailleerde voorbeeld van een ontwerp van een e-mail- en afsprakensjabloon voor Outlook (toepasbaar op zowel Windows als macOSX)

Waar kan ik mijn Outlook-sjablonen vinden?

Een paar lezers hadden problemen met het vinden van de opslaglocatie van hun aangepaste gebruikersformulieren voor Outlook.

De standaardinstelling is dat de locatie zich onder uw gebruikersaccount bevindt. In Windows 10 /8 of 7, zal het dus waarschijnlijk zijn: C:users<uw_gebruikersnaam>AppData:Roaming:MicrosoftTemplates.