Petty cash

Klein geld is een klein bedrag aan vrij besteedbaar geld in de vorm van contant geld dat wordt gebruikt voor uitgaven waarbij het niet verstandig is om per cheque uit te betalen, vanwege het ongemak en de kosten van het schrijven, ondertekenen en vervolgens verzilveren van de cheque.

De meest gebruikelijke manier om kleine uitgaven te administreren is door gebruik te maken van het gelden ter goede rekening systeem. Het beginfonds wordt gevormd door de uitgifte van een cheque voor het gewenste bedrag. Een bedrag van 100 dollar zou voor de meeste kleine bedrijven voldoende zijn, aangezien de te dekken uitgaven kleine bedragen betreffen. De boekhouding voor dit eerste fonds zou bestaan uit een debitering van de kleine kas en een creditering van de bankrekening. De cheque wordt dan geïnd om het geld te verkrijgen dat nodig is voor de betalingen

Als er uitgaven worden gedaan, vergoedt de beheerder van het fonds (een boekhouder of een lid van het administratief personeel) de werknemers en ontvangt in ruil daarvoor een cheque voor de kleine kas met een kwitantie/factuur.

Als het fonds bijna leeg is, bijvoorbeeld als er nog 20 dollar over is, vraagt de beheerder om een aanvulling en dient hij de bonnen in voor terugbetaling. Ervan uitgaande dat de bonnen opgeteld $80 bedragen, wordt een cheque ter waarde van $80 uitgeschreven en wordt een debetpost van $80 voor kantoorkosten geboekt. Zodra de cheque is geïnd, beschikt de bewaarder weer over het oorspronkelijke bedrag van $100.