RFI, RFQ, RFP… Wat is het verschil?

Als leverancier heeft u waarschijnlijk wel eens te maken gehad met verzoeken om informatie, offertes, of voorstellen tijdens het proces om zaken te doen met bedrijven en overheidsorganisaties. Alle drie hebben ze een aantal kenmerken gemeen, maar ze hebben ook elk hun eigen kwalificaties, en het begrijpen van deze verschillen zal u helpen bij uw inspanningen om offerte mogelijkheden veilig te stellen.

Inkoop, of de handeling van het kopen van goederen en diensten, wordt gestroomlijnd door RFI, RFP en RFQ processen.

Hier volgt een eenvoudige opsplitsing van de acroniemen:

Wanneer een inkooporganisatie een Request for Information (RFI) verspreidt, is men op zoek naar algemene informatie over de mogelijkheden en diensten/goederen van potentiële leveranciers. De volgende fase in het inkoopproces is ofwel een Request for Quotation (RFQ), ofwel een Request for Proposal (RFP). Wanneer een onderneming een RFQ verstuurt, vraagt zij gewoon naar de prijzen van de leveranciers voor de gevraagde diensten. Een RFP, aan de andere kant, is een verzoek om een uitgebreid overzicht van de bedrijfsachtergrond van leveranciers, gedetailleerde beschrijvingen van de gevraagde producten / diensten, en vaak de voltooiing van een specifieke vragenlijst vereist voor indiening.

Als een klein of startend bedrijf, het hebben van de volgende acht (8) items bij de hand en up-to-date zal versnellen het vervelende maar vitale inkoopproces naar het winnen van een contract:

1. Professionele voorpagina
Eerste indrukken zijn alles – zorg voor een professionele en schone voorpagina die de identiteit van uw bedrijf nauwkeurig weergeeft. Hierop moet het merk van uw bedrijf staan, de titel van de gevraagde dienst of het gevraagde product, en de datum van het voorstel.

2. Inhoudsopgave
Bied uw publiek een begrijpelijk en gemakkelijk te lezen overzicht van de hoofdstukken waarin zij het meest geïnteresseerd zijn. Nummer indien mogelijk de onderdelen volgens de informatie die door de inkooporganisatie wordt gevraagd.

3. Achtergrond en overzicht van het bedrijf
Laten we eerlijk zijn, zonder dit onderdeel zal het inkoopteam geen idee hebben wie of wat uw bedrijf is. Een begeleidende brief en een samenvatting zijn ook gewaardeerde elementen tijdens het biedingsproces.

4. Uitgebreide productbeschrijvingen
Een allesomvattend, gedetailleerd overzicht van het gevraagde product of de gevraagde dienst zou alle vragen die de potentiële koper kan hebben, volledig moeten uitputten. Wees georganiseerd in uw aanpak en verdeel uw paragrafen in verteerbare secties met vetgedrukte of gecursiveerde koppen.
5. Implementatieplan

Het implementatieplan bevat de stap-voor-stap tijdlijn van uw bedrijf voor de onboarding van nieuwe klanten. Het plan moet een overzicht van de tijdlijn bevatten, zodat uw potentiële klant dit met zijn eigen team kan plannen.

6. Financieel overzicht
Bereid u voor op twee (2) tot drie (3) jaar financiële informatie van uw bedrijf. Om hoofdpijn te voorkomen, moet u pro-actief zijn en ervoor zorgen dat het financiële overzicht van uw bedrijf de afgelopen 2-3 jaar up-to-date is.

7. Referrals
Voordat u de RFP, RFQ of RFI indient, is het verstandig om drie tot vier referenties of testimonials van klanten bij de hand te hebben. Kies verstandig: deze referenties moeten een positieve ervaring hebben met het zakendoen met uw bedrijf.

8. Prijsoverzicht
Het hebben van een standaard prijsblad voor al uw producten/diensten zal uw leven veel gemakkelijker maken wanneer de RFI’s, RFQ’s en RFP’s binnen beginnen te rollen.

Heeft u vragen over het schrijven van een offerte of het organiseren van het proces? Maak een afspraak met een ConnXus Platinum business coach voor een persoonlijk consult.