The Office of International Affairs

NOOT: Veel Social Security Administration (SSA) kantoren waren onlangs gesloten voor persoonlijke dienstverlening als gevolg van COVID-19, met beperkte hervatting van de dienstverlening. Als u momenteel werkt of binnenkort gaat werken en een socialezekerheidsnummer nodig hebt, neem dan contact op met de dichtstbijzijnde SSA voor informatie over de plaatselijke activiteiten. Op basis van deze informatie kunt u met uw werkgever overleggen over de lokale SSA-activiteiten in verband met COVID-19, en welke instructies uw werkgever eventueel heeft voor de toekomst. Voor meer informatie over SSA COVID-19 sluitingen: www.ssa.gov/coronavirus/

• Wat is een sofinummer?
• Wie komt in aanmerking voor het aanvragen van een sofinummer?
• Vorige SSN’s
• Hoe vraag ik een sofinummer aan?
  • F-1 en J-1 studenten
  • J-1 scholars/werknemers en J-2 personen ten laste
  • H-1B werknemers
• Vragen

Wat is een sofinummer?

Het sofinummer (SSN) is een fiscaal identificatienummer dat het salaris van werknemers bijhoudt in een loonlijstsysteem. Social Security Numbers worden door de Internal Revenue Service (IRS), de belastingdienst van de Verenigde Staten, bij de geboorte uitgereikt aan Amerikaanse burgers. Om in aanmerking te komen voor het aanvragen van een SSN, moeten vreemdelingen er een hebben voor een specifieke immigratiestatus of als een werknemer onboarding vereiste.

Het University Payroll Office moet een bewijs van een SSN aan de IRS tonen voor elk individu in dienst van de universiteit om die werknemer te kunnen betalen en om overheidsrapportage uit te voeren die van werkgevers wordt vereist. F-1 en J-1 studenten die in aanmerking komen voor werk in de Verenigde Staten, op of buiten de campus, hebben ook een sofi-nummer nodig.

Naast het bijhouden van de salarisadministratie is het SSN een soort universeel identificatienummer geworden dat voor vele doeleinden in het hele land wordt gebruikt, waaronder het aanmelden voor nutsvoorzieningen, telefoondiensten, kredietrapportage en bankzaken.

Return to Top

Wie komt in aanmerking voor het aanvragen van een SSN?

F-1 studenten

F-1 studenten hebben een werkaanbieding en een werkvergunning nodig voordat ze in aanmerking komen voor het aanvragen van een sofinummer. De drie hoofdcategorieën van werkvergunning voor F-1-studenten zijn:

1. werk op de campus (onmiddellijk beschikbaar),
2. werkvergunning buiten de campus via Curricular Practical Training (beschikbaar na één jaar voltijdse inschrijving), of
3. werkvergunning buiten de campus via Optional Practical Training (beschikbaar na één jaar voltijdse inschrijving).

Opgelet: u kunt geen SSN aanvragen zonder een baan en/of een werkvergunning.

J-1 studenten

J-1 studenten hebben een werkaanbieding en een werkvergunning nodig voordat ze in aanmerking komen voor het aanvragen van een sofinummer. Er zijn twee hoofdcategorieën van werkautorisatie voor J-studenten:

1. On-campus werkgelegenheid (onmiddellijk in aanmerking), en
2. Off-campus werkgelegenheid via Academic Training (AT) (in aanmerking na een jaar van voltijdse inschrijving).

Opgelet: zonder baan en/of werkvergunning komt u niet in aanmerking voor een SSN.

J-1 Scholars

Individuen met een J-1 Scholar-status kunnen op elk moment een Social Security Number aanvragen, maar let op dat u ten minste 10 dagen na aankomst in de VS moet wachten met het indienen van een aanvraag. U wordt als academicus beschouwd als vak 4 op uw DS-2019 de vermelding “Professor”, “Research Scholar”, “Short-Term Scholar” of “Specialist” bevat. Aanbevolen documenten om de SSN aan te vragen zijn: paspoort, J-1 visumstempel, I-94 uitdraai, DS-2019, en UChicago aanbod of uitnodigingsbrief van departement.

J-1 studenten (inclusief J-1 non-degree studenten) komen NIET automatisch in aanmerking om een SSN aan te vragen.

J-2 Dependents

J-2 afhankelijke echtgenoten en kinderen komen ook in aanmerking om een sofinummer aan te vragen, na aanvraag voor het ontvangen van een Employment Authorization Document. Zie de J-2 werkautorisatie pagina voor meer informatie.

H-1B Werknemers

H-1B werknemers kunnen op elk moment een sofi-nummer aanvragen, maar let op dat u ten minste 10 dagen na aankomst in de VS moet wachten met het aanvragen. Aanbevolen documenten voor het aanvragen van het SSN zijn: paspoort, H-1B visumstempel, I-94 uitdraai, H-1B goedkeuringsmededeling (Form I-797), en UChicago aanbod of werkgelegenheid verificatiebrief van departement.

Vorige SSN-kaarten

De Social Security Administration geeft slechts één SSN per persoon uit. Als u eerder in uw leven een SSN hebt gehad – ook al is dat tientallen jaren geleden – kunt u geen nieuw nummer aanvragen. Als u uw SSN-kaart of -nummer niet meer hebt (of het type SSN-kaart dat u nodig hebt is veranderd), moet u mogelijk een vervangende SSN-kaart aanvragen.

Als u eerder een SSN-kaart hebt gekregen waarop staat “NIET GELDIG VOOR WERK”, moet u mogelijk een vervangende kaart aanvragen om aan te tonen dat deze “ALLEEN GELDIG VOOR WERK MET DHS-AUTORISATIE” is voordat u het papierwerk voor een nieuwe werknemer kunt invullen. U kunt meer lezen over soorten SSN-kaarten op de website van de SSA. U kunt contact opnemen met een plaatselijke SSA-vestiging (info hieronder) voor vragen over de geldigheid van SSN’s.

Return to Top

Hoe vraag ik een Social Security Number aan?

Stap 1: Verblijf in de V.S.

Als u in de F-1, H-1B of J-1 status bent, moeten de gegevens die uw status bevestigen en het feit dat u in aanmerking komt voor een Social Security Number online worden geraadpleegd door de agent van de Social Security Administration (SSA) op het moment dat u de aanvraag indient. De gegevens gaan pas van de Immigratiedienst naar de SSA-databank wanneer aan twee voorwaarden is voldaan:

1. U moet ten minste 10 dagen in de VS zijn geweest. Het kan tot 10 dagen na binnenkomst in de V.S. duren voordat het SSA-systeem is bijgewerkt met uw binnenkomstinformatie. Dit geldt voor elke nieuwe binnenkomst in de VS, ook wanneer u terugkeert van vakantie, wanneer u een nieuw I-94-nummer ontvangt.
2. Als u de F-1- of J-1-status hebt, moet u in SEVIS zijn “geregistreerd” of “gevalideerd”. Wanneer u voor het eerst in de VS aankomt voor uw nieuwe programma/baan, moet u zich melden bij OIA. In de meeste gevallen gebeurt dit via een online incheckformulier. Als deze incheckprocedure is voltooid, registreren/valideren wij uw dossier in SEVIS. Hiermee wordt bevestigd dat je bent aangekomen op de universiteit in Chicago. Het duurt ongeveer 3 dagen voordat uw registratie is bijgewerkt in het SSA-systeem.
   Zolang u bij uw eerste aankomst bij OIA heeft ingecheckt op uw huidige immigratie, zal uw record ‘actief’ of ‘gevalideerd’ zijn. U hoeft niet te bevestigen bij OIA, tenzij u een speciale omstandigheid heeft.

Stap 2: Verkrijg bewijs van geschiktheid voor werk

Om in aanmerking te komen voor een SSN, moet u een bewijs van werk overleggen aan de Social Security Administration. U moet deze documentatie bij de hand hebben voordat u een SSN aanvraagt. Het soort bewijs varieert met het soort werkvergunning dat u hebt:

• Werk op de campus (F-1 en J-1 student): (1) Je werkgever op de campus moet een werkgeversbrief opstellen, die op briefhoofd moet staan, gedateerd moet zijn en een handtekening van je directe supervisor moet hebben. (2) U kunt dan een SSN-ondersteuningsbrief aanvragen bij de OIA door het SSN-ondersteuningsbrief aanvraagformulier in te vullen.
  U kunt een SSN aanvragen tot 30 dagen voor de begindatum van uw dienstverband die in uw werkgeversbrief staat. Het is OK als u minder dan 30 dagen voor de begindatum van uw werk een aanvraag indient.
• Curricular Practical Training (F-1 studenten): u zult het CPT goedkeuringsproces moeten doorlopen om toestemming voor CPT te krijgen voor dit werk op de tweede pagina van uw I-20. Je moet al in het bezit zijn van de CPT I-20 voordat je een SSN kunt aanvragen.
  Je kunt alleen een SSN aanvragen tot 30 dagen voor de CPT begindatum die op je I-20 staat vermeld. U hebt geen werkgeversbrief of een brief van ons kantoor nodig; de CPT-autorisatie op uw I-20 is het bewijs van uw werkaanbod en werkautorisatie.
• Optional Practical Training (F-1 studenten): Er zijn twee manieren om een SSN met OPT aan te vragen. U kunt ofwel:
  • Het SSN aanvragen op hetzelfde moment dat u OPT aanvraagt, door dit aan te geven op het OPT-aanvraagformulier I-765 (verdere instructies). Als u de aanvraag doet tijdens uw OPT-aanvraag, hoeft u de rest van de stappen op deze pagina niet uit te voeren.
  • Wacht tot u uw EAD-kaart per post hebt ontvangen en ga niet meer dan 30 dagen voor de startdatum van uw OPT naar een SSA-kantoor.

Academic Training (alleen J-1 studenten): U moet het AT-goedkeuringsproces doorlopen om AT-machtiging op uw DS-2019 afgedrukt te krijgen. Naast de AT op uw DS-2019 hebt u ook een brief van OIA nodig. Deze brief kan u tijdens de kantooruren aan onze balie bekomen.

Stap 3: Ga naar een kantoor van de Social Security Administration

Om een SSN aan te vragen, moet u persoonlijk naar een kantoor van de Social Security Administration (SSA) gaan.

Locatie van een SSA-kantoor

Om het dichtstbijzijnde Social Security-kantoor te vinden, kunt u uw postcode ingeven in de SSA locator. Twee populaire SSA locaties zijn:

• Stadslocatie (klik link voor kaart):
  605 W Washington Blvd
  Chicago, IL 60604
  Tijden: 9AM-4PM
  Telefoon: 800-772-1213
• Locatie Woodlawn (klik link voor kaart):
  6338 S. Cottage Grove
  Chicago, IL 60637
  Tijden: 9AM-4PM
  Telefoon: 877-402-0824

Documenten om mee te nemen

Als u naar het SSA-kantoor gaat om een aanvraag in te dienen, moet u de volgende originele documenten kunnen overleggen:

1. Ingevuld SSN-aanvraagformulier
2. Valid Paspoort
3. F-1 of J-1 Visumsticker (te vinden in uw paspoort; OK indien verlopen OPMERKING: Canadese burgers zijn vrijgesteld van het nodig hebben van een visumsticker en hoeven deze niet in te dienen als onderdeel van de aanvraag voor een SSN).
4. Afdruk van het huidige elektronische dossier I-94
5. Geldig formulier I-20 of DS-2019
6. Bewijs van werk en werkvergunning, zoals hieronder aangegeven:

• ALLEEN J-1 studenten (vereist een van de volgende):
  • Voor banen op de campus: werkgeversbrief ondertekend door werkgever en SSN-ondersteuningsbrief van OIA. Originele handtekeningen op de brieven zijn vereist.
  • Voor academische opleiding: DS-2019 met AT-machtiging en SSN-ondersteuningsbrief van OIA. Originele handtekeningen op de brieven zijn vereist.
• ALLEEN F-1 studenten (vereist een van de volgende):
  • Voor On Campus Jobs: werkgeversbrief ondertekend door werkgever en SSN-ondersteuningsbrief van OIA. Originele handtekeningen op de brieven zijn vereist.
  • Voor CPT: I-20 met werkvergunning voor CPT
  • Voor OPT: I-20 met OPT-aanbeveling en EAD
• ALLEEN J-2 afhankelijke personen:
  • Werkvergunningsdocument (EAD)
• ALLEEN J-1 scholar:
  • Er is geen bewijs nodig, maar er kan u hoe dan ook om documentatie worden gevraagd. Zie meer informatie hieronder.**

Lees ook de publicatie “International Students and Social Security Numbers” van de Social Security Administration voor meer informatie.

Step 4: Verkrijg een ontvangstbewijs, wacht op uw SSN-kaart

Iedereen die een Social Security-nummer aanvraagt, krijgt een “ontvangstbewijs”, bestaande uit een brief waarin wordt bevestigd dat u een aanvraag hebt ingediend. (Als de ambtenaar u dit ontvangstbewijs niet automatisch geeft, vraag er dan om.) Er zijn drie verschillende versies van dit ontvangstbewijs, afhankelijk van de omstandigheden:

• Uw aanvraag is geaccepteerd en duurt 10-14 dagen
• Uw aanvraag is in behandeling en kan 1-3 maanden duren voor beoordeling
• Uw aanvraag is afgewezen

Als u een ontvangstbevestiging hebt gekregen (scenario’s 1 en 2, hierboven), komt u in aanmerking om te beginnen met werken. Laat een kopie van uw ontvangstbevestiging aan uw werkgever zien.

Voor meer informatie kunt u de volgende SSA-publicaties raadplegen:

• Employer Responsibilities When Hiring Foreign Workers
• International Students And Social Security Numbers

J-1 Scholars**

Zoals hierboven aangegeven, moeten J-1 studenten een baanaanbiedingsbrief overleggen bij het aanvragen van een SSN. Dit is niet vereist voor J-1-scholieren, d.w.z. personen die tot de J-1-categorieën “onderzoekscholier”, “kortstudeerder”, “professor” of “specialist” behoren. (Zie vak 4 op uw DS-2019-formulier.)

Echter hebben verschillende academici gemeld dat zij bij het aanvragen van een SSN om een dergelijke brief gevraagd werden. Mocht u om zo’n brief gevraagd worden, geef dan aan dat u een J-1-beursstudent bent en geen brief nodig hebt. Indien de ambtenaar van de SSA aandringt, vraag dan om met een supervisor te spreken. De supervisor zal waarschijnlijk bekend zijn met de relevante voorschriften en beleidsregels, die worden behandeld in sectie RM 00203.480 C1 van het Program Operations Manual System (POMS), het beleidshandboek van de SSA. In deze sectie staat dat “n individu dat een geldig formulier DS-2019 met een van de in Item 4 van het formulier vermelde categorieën voorlegt, wordt verondersteld over een werkvergunning te beschikken en geen sponsorbrief nodig heeft.”

Return to Top

FAQs

Heb ik een SSN nodig om te solliciteren?

• Nee. Het SSN is alleen voor belastingdoeleinden en heeft geen enkele invloed op uw recht om te solliciteren, een baan te accepteren of aan het werk te gaan.

Heb ik een SSN nodig om aan het werk te gaan?

• Nee. Het SSN is alleen voor belastingdoeleinden en heeft geen enkele invloed op uw recht om aan het werk te mogen. Uw werkvergunning is afkomstig van goedgekeurd CPT, OPT, AT of werk op de campus. U bent niet wettelijk verplicht een SSN op te geven op uw belastingformulieren (bijv. I-9, W-4) wanneer u voor het eerst arbeidsformulieren invult. Uiteindelijk zult u het nummer of het aanvraagbewijs moeten verstrekken (meestal binnen 2-3 dagen na indiensttreding), maar u kunt deze velden op belastingformulieren leeg laten totdat u het SSN krijgt.

Op mijn SSN-kaart staat: ‘NOT VALID FOR EMPLOYMENT’. Kan ik hem voor werk gebruiken?

• Uw SSN-kaart is niet van invloed op de vraag of u in de VS in aanmerking komt voor werk. Ze wordt alleen voor belastingdoeleinden gebruikt. Als u echter een kaart hebt waarop staat ‘NOT VALID FOR EMPLOYMENT’ (NIET GELDIG VOOR WERK), moet of wilt u mogelijk een vervangende kaart aanvragen om aan te tonen dat de kaart ‘VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION’ (bijv. met OPT, CPT, AT of on campus employment) is voordat u het papierwerk voor een nieuwe werknemer kunt voltooien. Zie onze informatie over eerder afgegeven SSN-kaarten en neem contact op met de Social Security Administration voor meer informatie.

Kan ik mijn SSN-kaart gebruiken voor I-9?

• Typisch gezien niet, aangezien SSN-kaarten niet vaststellen of een buitenlander in aanmerking komt om in de V.S. te werken. Ga naar de website van USCIS voor de documenten die voor I-9-doeleinden worden geaccepteerd. Neem contact op met de HR-afdeling van uw werkgever als u nog meer vragen hebt.

Welke andere documenten heb ik nodig voor I-9 of de verificatie van mijn werk?