Tips voor het achterlaten van effectieve voicemailberichten

Vijf van elke zes telefoongesprekken gaan direct naar de voicemail. Als je in de verkoop zit, of in welk bedrijf dan ook, weet je hoe frustrerend dit kan zijn.

Vergroot de kans dat je wordt teruggebeld door voor elk gesprek je boodschap mentaal op te stellen. En vergeet niet dat mensen er een hekel aan hebben als bellers hun naam en telefoonnummer te snel noemen in voicemailberichten – niemand wil tien keer naar een bericht luisteren om eenvoudige informatie te begrijpen.

Om uw kansen op terugbellen te vergroten, probeert u deze tactieken:

• Begin met het uitspreken van uw naam en verenigingsnaam (indien van toepassing). Ga er vervolgens van uit dat de persoon die u belt uw nummer niet heeft, dus zeg twee keer uw telefoonnummer.
• Als uw naam ongebruikelijk is, spel hem dan de eerste keer dat u uw telefoonnummer zegt. Praat langzaam alsof je het zelf opschrijft. De tweede keer dat u uw telefoonnummer zegt, kunt u het in uw normale spraaktempo zeggen.
• Een gracieuze telefonische boodschap is niet langer dan 30 – 45 seconden. Wees vriendelijk, maar kom ook meteen ter zake.
• Beperk uw voicemailbericht tot maximaal twee punten. Als u meer informatie moet geven, zeg dan dat u een e-mailbericht zult sturen met de rest van de details.
• Laat een specifieke boodschap achter. Niets is zo frustrerend als een voicemail die zegt: “Hoi, ik ben het. Bel wanneer je kunt!” Zelfs als je alleen maar belt om “Hoi” te zeggen, vertel ze dat in je bericht.
• Eindig op een hoge noot! Je hoeft niet per se “Tot ziens” te zeggen aan het eind van een voicemail, want je hebt niet echt met iemand gesproken. Probeer in plaats daarvan iets als: “Ik kijk ernaar uit om met je te praten!”

*Gebruik het woord “met” in plaats van “tot”. Dat klinkt positiever. Je wilt “met” de persoon praten, niet hem een “praatje met” geven. Het is een subtiel verschil, maar het houdt de boodschap positief.

Deze vaardigheden helpen u op punt te blijven en zullen mensen enthousiast maken om uw boodschap te horen en uw telefoontjes te beantwoorden.