Tips voor het schrijven van effectieve brieven aan wetgevers en andere functionarissen

Door Adrian Hochstadt, JD, CAE

Maart 28, 2005

Contact opnemen met een wetgever of regeringsfunctionaris hoeft niet moeilijk of intimiderend te zijn. Overweeg deze eenvoudige tips voor het schrijven van een effectieve brief aan staatsambtenaren met uw leden te delen.

Het schrijven van een brief aan staatsambtenaren is één manier waarop u beleidsmakers kunt beïnvloeden en hen kunt voorlichten over de problemen en het perspectief van de diergeneeskunde. Hieronder vindt u enkele eenvoudige tips die u kunt gebruiken om effectievere brieven te schrijven:

• Gebruik de juiste aanhef. De aanhef moet zijn “Geachte vertegenwoordiger Smith” of “Geachte senator Smith” of “Geachte volksvertegenwoordiger Smith”, afhankelijk van de functie die u bekleedt. Het adres moet luiden: Eerwaarde Jim Smith, Adres, Stad, Staat, Postcode. Spreek overheidsfunctionarissen aan zoals u dat zou doen in een zakelijke communicatie, met vermelding van de titel van de ontvanger (Jim Smith, directeur, ministerie van Landbouw, straatadres, stad, staat, postcode).
• Vermijd rechtschapen verontwaardiging. Een beleefde en informatieve toon is het beste. Vermijd een opening met de woorden “als burger en belastingbetaler”, want de wetgever kan ervan uitgaan dat u beide bent. Begin de brief met een korte alinea die de kwestie beschrijft en het verzoek dat u doet. Een voorbeeld van een standaard openingszin is: “Ik schrijf over HB 1234, de Animal Welfare Rights Act, die momenteel bij de wetgevende macht ligt. Ik moedig u aan zich te verzetten tegen deze wetgeving, omdat ….”
• Concentreer u op de hoofdpunten. Maak de mededeling niet te breed. Probeer gewone termen en taal te gebruiken. De meeste wetgevers hebben geen medische of klinische opleiding genoten en kunnen al te technische taal niet ontcijferen. Leg de mogelijke impact uit op patiënten en/of eigenaars, kwaliteit en toegankelijkheid van de zorg, gezondheid van dieren of mensen, en uw praktijk, indien relevant. Een brief van één pagina is ideaal, maar twee pagina’s zijn aanvaardbaar. Vermijd het bespreken van bijkomstige zaken die uw boodschap afzwakken of verwarren.
• Afsluitend. Vermijd dreigende taal. Herhaal gewoon de belangrijkste punten en moedig specifieke actie aan. Wees niet vaag. Verzoeken moeten duidelijk, beknopt en zo specifiek mogelijk zijn, zoals het mede-indienen van een wetsvoorstel. Bied aan om met de wetgever of regelgever te spreken door een telefoonnummer op te geven waarop u bereikbaar bent. Dierenartsen worden over het algemeen positief beoordeeld en worden gezien als deskundigen op het gebied van diergezondheidskwesties. Als de beleidsmaker of een medewerker contact met u opneemt, zorg er dan voor dat u tijd vrijmaakt om met die persoon te praten of hem te bezoeken.

Brieven moeten worden geschreven op uw briefpapier of dat van uw praktijk. Gebruik uw eigen woorden en persoonlijke voorbeelden. Formulieren die op elkaar lijken hebben niet dezelfde impact.

Ondanks dat de meeste wetgevers faxmachines en e-mail hebben, is het over het algemeen niet aan te raden om persoonlijke communicatie op deze manier te versturen, tenzij de wetgever er specifiek om vraagt, of er simpelweg geen tijd is om schriftelijk materiaal per post of overnight delivery te versturen.

Ook, zorg ervoor dat u elke brief spellingscontroleert en zorgvuldig op grammatica en interpunctie controleert. Het kan geen kwaad een collega te vragen de brief na te lezen voordat u hem verstuurt.