Vijf elementen van effectieve communicatie:

Basiselementen van communicatie

Simpel gezegd kunnen we communicatie definiëren als “het delen van ideeën of gevoelens met anderen”. Communicatie vindt plaats wanneer een persoon informatie en begrip overdraagt aan een andere persoon. Er is sprake van communicatie wanneer je op iemand reageert of naar iemand luistert. Lippendraaien, met de handen zwaaien of met de ogen knipogen kunnen meer betekenis overbrengen dan geschreven of gesproken woorden. De basiselementen van het communicatieproces zijn communicator, geadresseerde, boodschap, kanaal en feedback.

– Communicator is de zender, spreker, verstrekker of schrijver, die van plan is een boodschap uit te drukken of te verzenden.

– Geadresseerde is de ontvanger van de boodschap voor wie de communicatie is bedoeld. De gecommuniceerde ontvangt de informatie, de order of het bericht.

– Boodschap, ook wel het onderwerp van dit proces genoemd, d.w.z. de inhoud van de brief, de toespraak, de order, de informatie, het idee of de suggestie.

– Communicatiekanaal of het medium via hetwelk de zender de informatie en het begrip aan de ontvanger doorgeeft. Het fungeert als een verbinding tussen de communicator en de gecommuniceerde, d.w.z. de communicatieniveaus of relaties die bestaan tussen verschillende individuen of afdelingen van een organisatie.

– Feedback, die essentieel is om van communicatie een succesvolle communicatie te maken. Het is het effect, het antwoord of de reactie van de aan de gecommuniceerde overgebrachte informatie.

Op de eerste plaats ontwikkelt de communicator een exact idee over concepten, overtuigingen of gegevens die hij wil overbrengen. Vervolgens vertaalt hij dat idee in woorden, symbolen of een andere vorm van boodschap waarvan hij verwacht dat de ontvanger die zal begrijpen. De communicator kiest een geschikt medium om de boodschap over te brengen. De boodschap wordt dan ontvangen door de communicant. De communicant handelt naar de boodschap zoals hij die begrepen heeft. Ten slotte wordt de doeltreffendheid van de communicatie beoordeeld door middel van respons of feedback. Als de communicatie de gewenste veranderingen in de handelingen teweegbrengt, is er sprake van succesvolle communicatie.

1. Benadering

Timing van communicatie; mediumkeuze; toon en standpunt (perspectief, houding en relatie met publiek, doel en materiaal); herkenning van publiek (lezers- vs. schrijversoriëntatie); directe vs. indirecte presentatie (ordening van bewijsmateriaal en conclusies); overtuigingsstrategieën en retorische beroepen (logos, pathos, ethos)

Checkpoints:

Timing en mediumkeuze zijn passend bij het doel, publiek en materiaal.

De toon is aangepast aan het doel, het publiek en het materiaal.

Het materiaal is relevant voor de lezer (de interesses en aandachtspunten van de lezer worden onderkend).

De conclusies worden direct gepresenteerd (conclusie eerst, bewijs als laatste) aan een sympathiek publiek, indirect (bewijs eerst, conclusie als laatste) aan een onsympathiek of vijandig publiek.

De overtuigingsstrategie omvat een mengeling van retorische benaderingen (beroep op logica, gevoelens, en ethiek of geloofwaardigheid).

2. ONTWIKKELING

Organisatie (logische indeling en volgorde); bewijs en ondersteuning (relevantie, specificiteit, nauwkeurigheid en toereikendheid van details); kennis van onderwerp en materiaal; kwaliteit van perceptie, analyse en inzicht

Checkpoints:

Het materiaal is in een logische en coherente volgorde gerangschikt.

Conclusie of afsluiting herformuleert het argument en geeft aan welke actie ondernomen moet worden.

Voorbeelden zijn relevant, specifiek, gedetailleerd, voldoende en overtuigend.

Quotaties ondersteunen het argument.

Handeling van materiaal getuigt van kennis en inzicht.

3. Duidelijkheid

Presentatie van de these of het centrale argument (verklaring van het doel, afbakening of beperking van het onderwerp, relevantie van ondergeschikte of secundaire argumenten); woordkeus; technisch taalgebruik en jargon; structuur (zin, alinea, document); coherentie-elementen (organisatorische verklaring, herhaling van woorden en zinsdelen, overgang van bekend naar onbekend, onderwerp en overgangszinnen); tekstuele markeringen (kopjes, markering, opmaak)

Checkpoints:

Opzet of centraal idee is voldoende beperkt voor zinvolle discussie.

Doel of centrale gedachte wordt duidelijk vermeld, meestal in de inleiding.

□Organisatorische verklaring wordt aangeboden, gewoonlijk aan het eind van de opening.

Ondergeschikte ideeën worden effectief geïdentificeerd en duidelijk gerelateerd aan het hoofddoel of centrale idee.

Het taalgebruik is duidelijk, specifiek, accuraat, en passend bij het publiek, het doel en het materiaal.

De woordkeuze is duidelijk, specifiek, accuraat, bescheiden en vrij van clichés en verkeerd gebruikt jargon.

Technische taal en termen worden waar nodig gedefinieerd en uitgelegd (afhankelijk van de kennis van het publiek).

Zinnen zijn vrij van dubbelzinnigheid.

De tekst is samenhangend, met nieuwe informatie gekoppeld aan eerder besproken informatie (binnen zinnen geordend als “iets ouds/iets nieuws”).

Overgangen tussen alinea’s zijn duidelijk en nuttig.

De tekst is op de juiste wijze geaccentueerd (opsommingstekens, alinea’s, vet, cursief, onderstreping, enz.) om de lezer te boeien en de belangrijkste punten te versterken.

4. STIJL

Woordkeus (zuinigheid, precisie en specificiteit van taal en details; abstracte vs. concrete taal; actiewerkwoorden vs. verbindende of zwakke werkwoorden met nominalisaties; stijlfiguren: schema’s en stijlfiguren); toon (persoonlijkheid en humor); actieve vs. passieve stem; afwisseling in zinnen

Checkpoints:

Woordkeuze is spaarzaam, duidelijk, specifiek, nauwkeurig, bescheiden, en vrij van clichés en verkeerd gebruikt jargon.

Actie werkwoorden verdienen de voorkeur boven zwakke werkwoorden met nominalisaties (zoals in aanbevelen boven een aanbeveling doen).

Het taalgebruik is concreet of abstract (dingen die met de zintuigen kunnen worden waargenomen wel of niet aanduiden).

Figuratief taalgebruik (metaforen en vergelijkingen, alsmede andere stijlfiguren en schema’s) verrijken en verdiepen het betoog.

Actieve stem heeft de voorkeur boven passieve stem (actieve stem wordt gebruikt om de uitvoerder van de handeling te benadrukken; passieve stem wordt gebruikt om de ontvanger van de handeling te benadrukken).

Zinnen zijn vrij van wolligheid en onnodig ingewikkelde constructies.

Variatie in zinsbouw en zinslengte zorgt voor nadruk.

De waarden, persoonlijkheid en – indien van toepassing – humor van de auteur worden overgebracht op een manier die de boodschap versterkt.

5. CORRECTHEID

Regels en conventies voor spelling, grammatica, interpunctie, gebruik en idioom; stijl (woordkeuze en mate van formaliteit passend bij publiek, doel en materiaal); sociale en culturele geschiktheid; nauwkeurigheid bij het proeflezen

Checkpoints:

Spelling (inclusief technische termen en eigennamen) is correct.

Er worden correcte woorden gebruikt om de bedoelde betekenis over te brengen.

De regels van de grammatica en zinsbouw worden gevolgd, met inbegrip van de overeenstemming tussen voornaamwoord en zelfstandig naamwoord, de overeenstemming tussen onderwerp en werkwoord, de juiste werkwoordstijd, de naamval van het voornaamwoord, bezittelijke vormen, parallelle constructies, enz.

De interpunctie (met name de plaatsing van komma’s) is in overeenstemming met het standaardgebruik.