Wat is het doel van een Project Kickoff Meeting?
Als digitaal bureau zijn wij trots op het creëren van oplossingen die verder gaan dan mooie websites of flitsende marketingtactieken. Wij definiëren succes in termen van de resultaten die onze klanten in staat zijn te bereiken met wat wij creëren. De project kickoff meeting zet de toon voor succes door ervoor te zorgen dat de juiste processen aanwezig zijn om project deadlines te halen en hoogwaardige deliverables te leveren gedurende de gehele duur van de samenwerking.
Of u nu overweegt met een bureau samen te werken om uw digitale marketing naar een hoger plan te tillen, of u heeft net getekend om met eCity samen te werken aan een nieuwe website of campagne, hieronder leest u wat u kunt verwachten van de eerste project kickoff meeting.
Wat is een project kickoff meeting?
Het primaire doel van een project kickoff meeting is het vaststellen van de communicatiemethoden tussen de klant en het bureau, en het afronden van de projecttijdlijnen. Dit helpt om het team vanaf het begin op één lijn te krijgen, wat leidt tot meer succesvolle projecten en minder gemiste deadlines.
Een project kickoff meeting helpt alle betrokkenen een gezicht bij een naam te zetten en elkaar beter te leren kennen. Waar mogelijk raden wij aan een project kick-off meeting persoonlijk te houden, maar voor sommige klanten kan de locatie vereisen dat een kick-off meeting virtueel plaatsvindt, via een videoklant of over de telefoon. De vergadering begint meestal met team introducties, gaat over in een recapitulatie van de strategie en doelstellingen voor het project, en eindigt met logistieke overwegingen, zoals gewenste communicatiekanalen, budget overwegingen, en een voorgestelde tijdlijn.
Wat zijn de doelen van het project kickoff?
Introduceer het Team: In veel gevallen is de project kickoff de eerste gelegenheid die het bureau heeft om de klant persoonlijk te ontmoeten. Daarom is het goed om zowel het team van het bureau als dat van de klant voor te stellen. Op deze manier hebben alle betrokkenen een beter idee van de rol die ieder individu speelt in de organisatie en hoe dit het project verder zal beïnvloeden.
Bekijk het projectproces: Wij kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk eCity’s beproefde proces is voor het leveren van resultaten aan onze klanten die een positieve invloed hebben op hun bedrijfsresultaat. Het komt echter regelmatig voor dat klanten fase één willen versnellen of helemaal overslaan om sneller resultaten te kunnen zien. De project kickoff meeting geeft ons de kans om in detail uit te leggen wat we doen in de ontdekkings- en onderzoeksfases van elk project, en hoe dit zal leiden tot een beter eindresultaat voor zowel de klant als de gebruikers van de klant.
Erkende methoden van communicatie: Heldere communicatie is de sleutel tot een goed verloop van een project, dat op tijd wordt afgerond en binnen het budget blijft. Als projectmanagers gebruiken we de project kickoff meeting om vast te stellen wie van beide kanten het belangrijkste aanspreekpunt is, hoe vaak ze op de hoogte gehouden willen worden van de voortgang, en welke methode of methoden van communicatie ze prefereren. Ons doel is om met klanten te communiceren op de manier die voor hen het gemakkelijkst en meest effectief is, of dat nu per telefoon, e-mail, Google Docs, een projectmanagementtool zoals Basecamp, of een combinatie van alle vier is.
Finaliseer tijdlijn: Zoals elke ervaren projectmanager u zal vertellen, is de tijdlijn de ruggengraat van het project. Om het project te laten slagen, moet de tijdlijn realistisch zijn en door alle betrokkenen worden goedgekeurd. De project kickoff meeting is een goede gelegenheid om te bespreken hoe het feedback- en goedkeuringsproces er aan de kant van de klant uit zal zien, en hoe dit de tijdslijn zal beïnvloeden.
Wat mogen klanten verwachten van deze vergadering?
De project kickoff is voor klanten een unieke gelegenheid om kennis te maken met de mensen achter een bureau. Bij eCity zijn we er trots op dat we met onze klanten een relatie kunnen opbouwen die verder gaat dan het wekelijkse statusgesprek. Om dit te bereiken is het van belang dat alle betrokkenen bij het project aanwezig zijn bij de startbijeenkomst.
Wij adviseren klanten ook om voorbereid te komen om vragen te beantwoorden over hun proces voor het geven van feedback op belangrijke deliverables. In de loop van onze vele jaren als digitaal bureau hebben we gemerkt dat de meest succesvolle projecten tot stand komen wanneer de projectmanager en de contactpersoon op één lijn zitten wat betreft het goedkeuringsproces en het effect dat dit kan hebben op de deadlines van het project.
Ten slotte is dit de gelegenheid voor de klant om eventuele resterende vragen te stellen voordat het project in een stroomversnelling komt. Vragen over de omvang van het project, het budget, de tijdlijn en het proces worden allemaal verwacht in dit stadium. Vergeet niet dat deze bijeenkomst net zo belangrijk is voor de klant als voor het bureau.
Volgende Stappen
De project kickoff meeting is slechts de eerste stap van vele op weg naar een succesvolle projectlancering. Nadat iedereen elkaar heeft ontmoet en de gewenste resultaten van het project heeft besproken, is het tijd voor het bureau om aan de slag te gaan en deze dromen werkelijkheid te laten worden. Bij eCity bestaat deze volgende stap doorgaans uit het overhandigen van brand immersion-materiaal en het plannen van interviews met belanghebbenden. Vervolgens gaan we aan de slag met gebruikersonderzoek dat de basis vormt voor onze contentstrategie.
Bent u klaar om aan de slag te gaan met uw volgende grote digitale project? eCity heeft het voorrecht gehad om samen te werken met gevestigde klanten als de Universiteit van Pennsylvania, Pentec Health en Porsche om digitale strategieën te ontwikkelen die leiden tot betere bedrijfsresultaten en die gebruikers in elke fase betrekken. Bekijk voor meer informatie onze meest recente case studies.
