Wat is OKR? Een raamwerk om doelen te stellen en groot te denken
Wat is OKR?
Objectives and key results (OKR) is een raamwerk voor het stellen van doelen dat organisaties helpt doelen – of doelstellingen – te definiëren en vervolgens de resultaten te volgen. Het raamwerk is ontworpen om organisaties te helpen verreikende doelen te stellen in dagen in plaats van maanden.
OKR bestaat al sinds de jaren zeventig. Het concept is bedacht door Andy Grove, maar gepopulariseerd door John Doerr, die een van de eerste investeerders in Google was. OKR werd al snel een belangrijk aandachtspunt voor Google, en bedrijven als LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify, AirBnB en Uber hebben sindsdien dit voorbeeld gevolgd.
De OKR-formule van John Doerr bestaat uit het stellen van een doel, dat is “wat ik wil hebben bereikt,” en de belangrijkste resultaten, die zijn “hoe ik het voor elkaar ga krijgen.” Dus, met OKR, is een doel niet alleen wat je wilt bereiken; het moet een manier bevatten om de prestatie te meten. Omarmd door tech-bedrijven, kunnen OKR’s bedrijven helpen om op koers te blijven in een snelle, steeds veranderende industrie, terwijl ze toch innovatie aanmoedigen.
OKR’s ondersteunen een doel of visie en ze moeten ook meetbaar, flexibel, transparant en ambitieus zijn. Ze worden ook meestal vastgesteld door het leiderschap en ze zijn nooit gekoppeld aan compensatie of prestatiebeoordelingen. Uiteindelijk helpen OKR’s bedrijven om – vaak ambitieuze – doelen te stellen en zich vervolgens te richten op het bereiken van de resultaten in de loop van een kwartaal.
OKR’s en KPI’s (key performance indicators) lijken op het eerste gezicht op elkaar, maar KPI’s zijn bedoeld om de “gezondheid van het bedrijfsinitiatief” te meten, zegt Ada Chen Rekhi, oprichter en COO van NoteJoy. Volgens haar zijn KPI’s “rapportagemaatstaven en minder doelgericht van aard,” vergelijkbaar met een informatief dashboard.
“Hoewel zowel KPI’s als OKR’s worden gebruikt als prestatie-indicatoren, kunnen OKR’s worden gezien als een geëvolueerde KPI, omdat ze specifieker zijn met kwantificeerbare resultaten,” zegt Pete Zabroszky, oprichter van BestVPN.
Je hoeft KPI’s niet in te ruilen voor OKR’s, maar je moet wel de verschillen tussen de twee vaststellen. OKR’s zijn gekoppeld aan zakelijke doelen en doelstellingen, in plaats van aan het werk van werknemers. KPI’s daarentegen kunnen direct worden gekoppeld aan het dagelijkse werk van een medewerker – ze zijn ontworpen voor het behalen van succes op de werkplek.
Hoe gebruik je OKR’s
OKR’s zijn “eenvoudig en flexibel,” wat goed of slecht kan zijn, afhankelijk van hoe ze worden geïmplementeerd binnen je organisatie, zegt Ben Brubaker-Zehr, oprichter van Meddo. Je moet een “stel het in en vergeet het” mentaliteit vermijden – OKR’s moeten in lijn zijn met bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsinitiatieven, met regelmatige check-ins om de voortgang gedurende het hele kwartaal te meten.
“Als ze goed worden uitgevoerd, kunnen OKR’s zeer effectief zijn en ervoor zorgen dat de organisatorische doelstellingen op duidelijke, verantwoordelijke en meetbare manieren worden gecascadeerd. Als ze dat niet doen, zijn ze vaag, persoonlijk en niet bijzonder nuttig”, zegt hij.
OKR’s bevatten meestal drie tot vijf doelstellingen op hoog niveau, met nog eens drie tot vijf belangrijke meetbare resultaten voor elke doelstelling. Zelfs bij de grootste organisaties is het nooit raadzaam om meer dan vijf OKR’s tegelijk te hebben. Voor kleinere teams en organisaties kunt u het beter bij drie houden. Nadat u uw doelstellingen hebt vastgesteld, houdt u de voortgang van elk belangrijk resultaat afzonderlijk bij en verwijst u er vaak naar gedurende het kwartaal.
“Op de werkvloer is het een handig hulpmiddel om projecten en initiatieven te begeleiden, want als er een project opduikt dat niet binnen onze OKR’s voor het kwartaal valt, moeten we beslissen of we het willen toevoegen, en een lagere prioriteit willen geven, of dat we nee moeten zeggen tegen dit project,” zegt Chen Rekhi.
Opstellen van OKR’s
U wilt uw team aanmoedigen om doelen te stellen die ongemakkelijk en ambitieus zijn. Het is echter belangrijk om te benadrukken dat de uitkomsten van OKR’s geen negatieve invloed hebben op prestatiebeoordelingen, compensatie of baanzekerheid.
Je wilt een brainstormbijeenkomst houden waar je team kan vaststellen welke doelen de meeste impact zullen hebben in het volgende kwartaal. Atlassian stelt voor om de vraag te stellen: “Wat is de belangrijkste impact die we in het komende kwartaal moeten maken?”
Als je eenmaal OKR’s hebt vastgesteld, moet je ze een score geven, meestal met behulp van een glijdende schaal tussen 0 en 1, of een percentage tussen nul en 100. Een score van 0,3 of 30 procent betekent dat je je doel hebt gemist, terwijl een score van 0,7 of 70 procent betekent dat je vooruitgang hebt geboekt, maar het doel niet hebt bereikt, aldus Atlassian. Een score van 1,0 of 100 procent betekent dat je je doel hebt bereikt, maar Atlassian adviseert dat zelfs een score van 0,7 of 70 procent als een succes wordt beschouwd. OKR-doelstellingen zijn meestal lange-termijn of “stretch goals” die langer dan een kwartaal duren om te voltooien.
Stel de belangrijkste resultaten vast
Als je eenmaal je doelstellingen hebt vastgesteld, moet je de belangrijkste resultaten bepalen. Maak van uw KR’s geen to-do-lijst, maar richt u op resultaten die verband houden met business professionals. De KR’s moeten uitleggen hoe bepaalde taken de gewenste resultaten zullen opleveren. Atlassian geeft de volgende voorbeelden van een onjuiste OKR en een juiste OKR:
Fout: “Ship feature X voor het einde van het kwartaal.”
Goed: “Door feature X te verschepen neemt het aantal aanmeldingen van nieuwe gebruikers dit kwartaal met 10 procent toe.”
Om je doelen meetbaar te maken, moet je nadenken over elke doelstelling en de resultaten die je wilt bereiken. Aangezien doelen inherent kwalitatief zijn, wil je een objectieve manier inbrengen om succes te meten. Elke KR moet ook een eigenaar hebben in het team – die persoon is verantwoordelijk voor het bijhouden van de voortgang en het vinden van manieren om het gewenste resultaat te bereiken.
Wat maakt een goede OKR?
OKR’s zijn bedoeld om flexibel te zijn, wat betekent dat ze kunnen worden aangepast aan uw prioriteiten. Als je eenmaal je OKR’s hebt vastgesteld, en je hebt er het volste vertrouwen in dat je een KR kunt halen, dan stelt Atlassian voor om het doel met meer dan 30 procent te verhogen. Als je er niet zeker van bent dat je je KR-doelstellingen haalt, betekent dat dat je je doelen waarschijnlijk hoog genoeg hebt gesteld.
“We gebruiken OKR’s om onze bedrijfsdoelstellingen voor het hele jaar vorm te geven en vervolgens, gewapend met deze doelen op hoog niveau, individuele taken en projecten uit te werken voor elk team. Dit stelt ons in staat om elk project te benaderen met een begrip van hoe het zich verhoudt tot de bredere doelstellingen binnen het bedrijf,” zegt Zabroszky.
Elke maand moet u de OKR’s evalueren en controleren om er zeker van te zijn dat alles op de goede weg is. U wilt de score aan het einde van het kwartaal voor elke KR voorspellen om te beoordelen hoe het gaat, om eventuele problemen op te sporen of om prioriteiten aan te passen als dat nodig is. Bereken het gemiddelde van alle KR’s en dat is de totaalscore voor die specifieke doelstelling.
OKR best practices
OKR’s worden gebruikt voor zowel individuele als teamdoelen om kenniswerkers te helpen prioriteiten te stellen in een snelle omgeving, zegt Chen Rekhi. De tech industrie is snel – dus is het belangrijk om gefocust te blijven op de belangrijkste prioriteiten.
“OKR’s zijn waardevol als een hulpmiddel om initiatieven te prioriteren en de gewenste resultaten van die doelen te definiëren. OKR’s bepalen het doel (objective) en de gewenste resultaten die je met je werk wilt bereiken (key results),” zegt Chen Rekhi.
Atlassian biedt de volgende check-list voor het vaststellen van OKR’s:
- Stel de klant centraal
- Beknibbel niet op ambitie
- Bind OKR’s aan grotere bedrijfsdoelen
- Een paar O’s en KR’s is genoeg
- Als je het niet kunt meten, is het geen goede KR
- KR’s zijn uitkomsten – geen taken
- Stel KR-eigenaren aan
Als je OKR’s af zijn, wil je ze evalueren om te kijken wat werkte en wat je in de toekomst moet veranderen. Vraag uzelf en uw team of uw doelstellingen ambitieus genoeg waren, of de belangrijkste resultaten meetbaar waren, of er OKR’s genegeerd werden, of ze in lijn blijven met de bedrijfsstrategie en of de organisatie zich betrokken voelt bij de OKR’s. U wilt vaststellen wat u hebt geleerd en hoe u dat in het volgende kwartaal kunt toepassen.