Zeven stappen voor een zo effectief mogelijke vergadering
Dit artikel is geschreven door Neal Hartman, universitair hoofddocent bedrijfscommunicatie aan de MIT Sloan School of Management.
De vergadering die maar door blijft gaan; de vergadering waarin iedereen met zijn of haar smartphone zit te klungelen; de vergadering die door Doug van Accounting wordt gekaapt; of de vergadering waarin bijna iedereen in de zaal zich hetzelfde afvraagt: waarom ben ik hier eigenlijk?
Regaderingen vullen steeds meer uren van de werkdag, en toch beschouwen de meeste werknemers ze als tijdverspilling. Volgens een onderzoek van Salary.com onder Amerikaanse professionals zijn vergaderingen de belangrijkste productiviteitskiller op kantoor. (Het omgaan met kantoorpolitiek was een goede tweede, volgens het onderzoek van 2012.)
Maar er zijn manieren om effectieve, efficiënte vergaderingen te houden die uw werknemers een energiek en enthousiast gevoel geven over hun werk. Hier zijn enkele tips:
1, Maak uw doel duidelijk. Een vergadering moet een specifiek en afgebakend doel hebben. Voordat u een uitnodiging verstuurt, moet u zich afvragen: Wat wil ik bereiken? Attendeer je mensen op een verandering in het management of een verschuiving in de strategie? Bent u op zoek naar input van anderen over een probleem waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd? Wilt u tot een besluit komen over een bepaalde kwestie? Permanente vergaderingen met vage doelen, zoals “status updates”, zijn zelden een goede besteding van tijd.
2. Bedenk wie er wordt uitgenodigd. Als u een vergadering belegt, denk dan goed na over wie er echt bij moet zijn. Als je een verandering aankondigt, nodig dan de mensen uit die door de aankondiging worden geraakt. Als je een probleem probeert op te lossen, nodig dan de mensen uit die een goede bron van informatie zullen zijn voor een oplossing. Als mensen het gevoel hebben dat wat er besproken wordt niet relevant voor hen is, of dat ze niet de vaardigheden of expertise hebben om te helpen, zullen ze hun aanwezigheid op de vergadering als tijdverspilling beschouwen.
3. Houd je aan je schema. Maak een agenda met alle punten die u tijdens de vergadering wilt bespreken, samen met een tijdlijn waarin u voor elk punt een bepaald aantal minuten uittrekt, en e-mail deze van tevoren naar de mensen. Als je eenmaal in de vergadering bent, zet die agenda dan op een scherm of whiteboard zodat anderen hem kunnen zien. Dit houdt mensen gefocust.
4. Neem geen gijzelaars. Niets laat een vergadering sneller ontsporen dan één persoon die meer praat dan hem toekomt. Als u merkt dat één persoon het gesprek monopoliseert, noem hem dan. Zeg: “We waarderen uw bijdragen, maar nu hebben we input van anderen nodig voordat we een beslissing nemen.” Wees er publiekelijk over. Door al in een vroeg stadium basisregels vast te stellen, creëert u een kader voor de manier waarop uw groep functioneert.
5. Begin op tijd, eindig op tijd. Als u verantwoordelijk bent voor regelmatige vergaderingen en de reputatie hebt dat u op tijd begint en op tijd eindigt, zult u verbaasd zijn hoeveel collega’s hun best zullen doen om uw vergaderingen bij te wonen. Mensen waarderen het als u begrijpt dat hun tijd waardevol is. Nog een opmerking over tijd: Plan een vergadering niet langer dan een uur. Zestig minuten is over het algemeen de langste tijd dat werknemers echt betrokken kunnen blijven.
6. Ban technologie. De realiteit is dat als mensen iPads of BlackBerry’s mee de ruimte in mogen nemen, ze zich niet op de vergadering zullen concentreren of eraan zullen bijdragen. In plaats daarvan zullen ze e-mailen, surfen op het web, of gewoon wat spelen met hun technologie. Ogen naar boven, alstublieft.
7. Follow-up. Het komt vaak voor dat mensen na een vergadering een heel andere mening hebben over wat er is besproken. Om dit risico te verkleinen, stuurt u binnen 24 uur na de vergadering een memo naar alle deelnemers. Documenteer de gegeven verantwoordelijkheden, gedelegeerde taken en eventuele toegewezen deadlines. Zo is iedereen op de hoogte.
Vergaderingen kunnen echt waardevol en productief zijn. Je moet alleen de stappen nemen om ze zo te maken.
