Outlook Forms: Wie erstellt man ausfüllbare Formulare in Microsoft Office 2016 / 2019?

Hinweis: Der Inhalt dieses Beitrags gilt für Office 2019,2016, 2013, 2010; Desktop und Office 365 Versionen; Windows 10, 8 und 7;

Beitrag aktualisiert am: Mai 2020

Hier ist eine Frage von Deanne:

Ich arbeite in der Einzelhandelsbranche. Ich verwende Outlook, um meine Kontaktinformationen zu verwalten. Ich bin ziemlich angetan von Outlook als Kontaktmanager, aber es ist klar, dass ich in der Lage sein muss, die grundlegenden Funktionen des Kontaktformulars zu erweitern. Meine Anforderung ist es, mehrere Felder hinzuzufügen, die es mir ermöglichen, Links zu den Social-Media-Profilen jedes meiner Kontakte zu speichern. Langer Rede kurzer Sinn, ich denke, ich habe hier ein paar Fragen: Erstens: Wie mache ich die Menüpunkt-Schaltflächen, die es mir ermöglichen, mit Outlook-Formularen zu interagieren, und zweitens: Wie kann ich tatsächlich vorgehen und mein Kontakt-Formular erstellen oder ändern. Jegliche Tipps sind super willkommen. Danke!

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz einfach benutzerdefinierte, ausfüllbare Formulare in Microsoft Outlook erstellen können. Wir werden das Kontakt-Formular als Beispiel anpassen, aber der Prozess ist voll anwendbar für E-Mails, Aufgaben, Aufgabenanfragen, Termineinladungen, Journaleinträge und so weiter.

OK. let’s get started.

Die Arbeit mit Formularen in Outlook ist nicht besonders schwierig. Outlook liefert einige vordefinierte Vorlagen mit, und die Grundidee ist, diese Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Benutzerdefinierte Outlook-Formulare erstellen

Hier ist der Prozess zum Einfügen und Bearbeiten von Outlook-Benutzerformularen:

1. Registerkarte „Outlook Developer“ einrichten.
2. Ein vorhandenes Outlook-Formular öffnen.
3. Ändern Sie das Formular so, dass es Ihre benutzerdefinierten Felder enthält.
4. Speichern Sie Ihr benutzerdefiniertes Benutzerformular.
5. Testen Sie Ihre Arbeit gründlich.
6. Teilen Sie es mit anderen Outlook-Benutzern an Ihrem Arbeitsplatz oder in Ihrer Gruppe, damit sie das nützliche Formular, das Sie gerade erstellt haben, nutzen können :-).

Outlook-Formulare: Ein ausführliches Beispiel

Microsoft Outlook liefert eine schöne Sammlung von Formularen mit, die sich auf die wichtigsten Outlook-Objekte beziehen und die Sie auswählen können, um mit der Formularentwicklung zu beginnen. Das ist sehr nützlich, denn wir wollen das Rad nicht neu erfinden. In diesem Tutorial werden wir einfach weitermachen und das bereits vorhandene Formular „Kontakte“, das in Ihrer Standardformularbibliothek gespeichert ist, erweitern.

Speziell werden wir uns darauf konzentrieren, wie Sie das Formular „Kontakte“ anpassen können. Der Einfachheit halber gehen wir davon aus, dass Sie die folgenden Social-Media-Informationen für Ihre Kontakte verwalten möchten:

• LinkedIn-Profil
• Twitter-Profil
• Facebook-Profil
• Facebook-Gruppe

So sieht unser angepasstes Outlook-Benutzerformular aus:

Schritt 0: Einrichten der Registerkarte „Entwickler“

Wie der obige Leser bereits erwähnt hat, müssen wir, bevor wir mit unseren benutzerdefinierten Outlook-Formularen beginnen, die sogenannte Registerkarte „Entwickler“ aktivieren. Dadurch können wir auf die Outlook-Funktionen zugreifen, die wir für die Entwicklung unserer eigenen Formulare benötigen.

So geht’s:

1. Zunächst öffnen Sie Microsoft Outlook.
2. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Multifunktionsleiste und wählen Sie Multifunktionsleiste anpassen.

1. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Entwickler und wählen Sie OK.

1. Sie sehen nun die neu hinzugefügte Registerkarte „Entwickler“ in Ihrem Ribbon.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr bestehendes Formular

1. Gehen Sie in Ihrem Outlook-Ribbon auf das Menü Entwickler.
2. Klicken Sie nun auf Formular entwerfen.
3. Stellen Sie sicher, dass im Feld Suchen in die Bibliothek Standardformulare ausgewählt ist.
4. Wählen Sie das Kontaktformular aus.
5. Klicken Sie auf Öffnen.
6. Nun werden wir fortfahren und das bestehende Kontaktformular modifizieren.
7. Sie werden feststellen, dass unser Formular in der Entwurfsansicht geöffnet wurde.
8. Im nächsten Schritt werden wir mehrere neue benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um unsere Social-Media-Informationen für den Kontakt zu speichern.

Schritt 2: Hinzufügen von benutzerdefinierten Formularfeldern

In diesem Schritt erstellen wir benutzerdefinierte Formularfelder (Spalten0) für die Social Media-Informationen.

• In Ihrer Ribbon Tools-Gruppe klicken Sie auf die Schaltfläche Field Chooser.
• Dieser Dialog öffnet sich und unten im Feldauswahldialog klicken Sie auf Neu.

• Erstellen Sie Ihre erste neue Spalte, nennen Sie sie LinkedIn, wählen Sie Typ = Text und Format = Text, wie unten gezeigt.

• Nun wiederholen Sie den obigen Vorgang für die nächsten 3 Felder: Twitter, Facebook, Facebook-Gruppe.
• Sie werden Ihre neuen Felder im Abschnitt Benutzerdefinierte Felder im Ordner sehen, wie unten gezeigt:

Schritt 3: Hinzufügen einer benutzerdefinierten Formularseite

In diesem Schritt fügen wir eine benutzerdefinierte Seite zum Kontakt-Formular hinzu. In dieser Seite speichern wir die Felder für das Social-Media-Profil.

1. Nun gehen Sie weiter und klicken Sie auf den (S.2) neben „Allgemein“, wie unten gezeigt.

1. Nun klicken Sie im Ribbon auf die Schaltfläche „Seite“ und wählen „Seite umbenennen“.

1. Geben Sie Social Media in das Feld Seitenname ein und klicken Sie auf OK.
2. Ziehen Sie nun die vier Felder aus der Feldauswahl auf Ihre Social Media Seite und positionieren Sie sie wie unten gezeigt:

1. Hinweis: Um Ihre benutzerdefinierten Felder auszurichten, wählen Sie sie einfach aus (stellen Sie sicher, dass Sie die STRG-Taste drücken, während Sie alle Felder auswählen), dann machen Sie einen Rechtsklick und drücken Sie Ausrichten, dann wählen Sie die Ausrichtungsrichtung.
2. Als Teil Ihrer Formularentwicklung sollten Sie Ihre Arbeit regelmäßig überprüfen. Am besten tun Sie das, indem Sie auf die Schaltfläche Dieses Formular ausführen klicken. Dies zeigt Ihnen, wie Ihre Arbeit für den Benutzer aussehen wird.

Schritt 4: Speichern Sie Ihr Outlook-Formular

Wie Sie bereits gesehen haben, befindet sich Ihr modifiziertes Kontaktformular noch im Designmodus. Wenn Sie es in Betrieb nehmen wollen, sollten Sie es in Ihrer Formularbibliothek veröffentlichen. Je nach Ihren Berechtigungen können Sie es für Ihre eigene Verwendung zur Verfügung stellen oder anderen Kollegen in Ihrer Organisation erlauben, es ebenfalls zu verwenden.

1. Aus der Multifunktionsleiste klicken Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichen.
2. Wählen Sie Formular veröffentlichen als…
3. Unter Anzeigename geben Sie ContactFormSocial ein
4. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Erweiterter Benutzerhinweis: Ihr Formular wird als .oft-Datei im AppData-Verzeichnis Ihres Home-Verzeichnisses gespeichert:: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Schritt 5: Probieren Sie Ihr neues Formular aus

Wir sind fast am Ziel. Jetzt ist es an der Zeit, unsere Arbeit auszuprobieren.

1. Öffnen Sie die Registerkarte „Kontakte“ in Outlook.
2. Wählen Sie „Neue Elemente“.
3. Wählen Sie „Benutzerdefinierte Formulare“.
4. Wählen Sie den Eintrag ContactFormSocial.
5. Schaltfläche Social Media in der Multifunktionsleiste anklicken (Sie haben sie gerade im vorherigen Schritt hinzugefügt ;-))
6. Voila‘ – fertig!

Schritt 6: Verwenden Sie Ihr neues Kontaktformular standardmäßig

Wenn Sie mit dem Ergebnis Ihrer Arbeit zufrieden sind, können Sie Ihr neues Formular als Standard-Kontaktformular in Microsoft Outlook festlegen. Tun Sie dies nur, wenn Sie die gesamte Anleitung befolgt haben, da dieser Schritt sonst irrelevant ist.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte „Kontakte“.
2. Markieren Sie Ihren Ordner der Kontaktbibliothek (standardmäßig heißt er Kontakte).
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Eigenschaften.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein den Namen Ihres Formulars (in unserem Fall ContactFormSocial) im Feld Beim Posten in den Ordner.
5. Klicken Sie auf OK.

Besprechungsformularvorlagen für Outlook

Wenn Sie eine ausführlichere Anleitung suchen, schauen Sie sich unbedingt dieses detaillierte Beispiel für die Gestaltung einer E-Mail- und Terminvorlage für Outlook an (gilt sowohl für Windows als auch für macOSX)

Wo finde ich meine Outlook-Vorlagen?

Ein paar Leser hatten Probleme, den Speicherort ihrer benutzerdefinierten Formulare für Outlook zu finden.

Standardmäßig liegt der Speicherort unter Ihrem Benutzerkonto. Unter Windows 10 /8 oder 7 wird er daher wahrscheinlich lauten: C\:users\<Ihr_Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.