Papierkram in der Familie 2019 organisieren: ein einfaches System
Machen Papierstapel Sie verrückt?
Vielleicht fragen Sie sich, wie Sie all das Papier am besten aufbewahren können. Welche Papiere sollten Sie aufbewahren und welche können Sie sicher recyceln? Lassen Sie mich einen Moment Zeit nehmen und über die Organisation von Papierkram sprechen.
Alle diese Fragen werden in diesem Mega-Post beantwortet, wie man Papierkram wie Rechnungen und Akten organisiert.
Eines der größten Hindernisse für die Organisation, ist Papierkram.
Rechnungen, Post, Schularbeiten und andere Papiere kommen täglich in unser Zuhause. Wenn man da nicht den Überblick behält, kann der Papierkram schnell zu einem Chaos werden! Ich hasse es, wenn sich diese Papiere auf meinem Tresen stapeln – es macht mich ein bisschen verrückt! Sie auch?
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Deshalb folge ich einem System, um meinen Papierkram organisiert zu halten.
Ich habe zwei einfache Anforderungen an mein Papierkram-System:
Einfach zu pflegen.
Wenn es nicht einfach und bequem (wie super einfach) für mich ist, mit dem Papierkram Schritt zu halten, werde ich es ignorieren.
Das macht mir das Leben auf der Straße schwer (vielleicht verpasste Rechnungen, fehlende Schulmitteilungen usw.). Das ist meine Motivation, den Papierkram im Griff zu behalten!
Erlauben Sie mir, später leicht zu finden, was ich brauche.
Wenn ich viel Zeit damit verbringen muss, mich durch einen Stapel Papiere oder einen Haufen Ordner zu wühlen, um später etwas zu finden, ist mein System nutzlos und wird ignoriert.
Benutzerfreundlichkeit ist eine große Anforderung bei jedem System und dieses ist keine Ausnahme. Wenn ich bereit bin, meinen jährlichen Finanzüberblick zu machen, dauert es nur eine Minute, um den benötigten Papierkram zusammenzusuchen.
Angesichts dieser beiden Ziele ist mein Papierkram-System NICHT:
Dieses Papierkram-System ist NICHT zu 100 % elektronisch.
Ich bezahle die meisten unserer Rechnungen online und bewahre etwas „Papierkram“ online auf (mehr dazu später), aber ich verbringe keine Zeit damit, Rechnungen oder Quittungen einzuscannen. Ich weiß, dass manche Leute gut mit einem 100 % papierlosen System zurechtkommen, aber das ist einfach nichts für mich.
Dieses System ist nicht bildlich perfekt.
Mein System ist nicht schön. Es ist so gar nicht Pinterest-würdig!
Ich kümmere mich nicht darum, ob der Papierkram perfekt abgeheftet ist oder alle meine Akten farblich gekennzeichnet sind. Ich beschrifte meine Ordner mit der Hand. Mein Planer kann an jedem beliebigen Tag zu viele Papiere enthalten.
Sicher, ein hübsches Ablagesystem oder passende Papierfächer wären toll, aber das hat für mich keine Priorität, also lasse ich mich davon nicht unterkriegen. Meine Priorität ist Einfachheit: einfach abzulegen, einfach wiederzufinden.
So gehe ich mit all dem Papierkram um.
Eingehende Post und Papiere werden sortiert, sobald sie das Haus betreten. Das dauert täglich nur ein paar Minuten, und auf diese Weise geht nichts verloren oder wird vergessen, bis es zu spät ist.
Papiere kommen an 1 von 4 Orten:
Papierkorb
(Im Zweifelsfall wegwerfen!) Ich behalte normalerweise nicht die verirrten Kataloge, die ankommen. Junk-Mail wird sofort weggeschmissen.
Post für meinen Mann kommt in ein für ihn reserviertes Fach in der Küche.
(Tipp: Recyceln Sie die Umschläge auch hier, um Papier zu sparen.)
Mein Planer
Rechnungen und andere Papiere, die meine Aufmerksamkeit erfordern, werden an der Innenseite meines Planers angeheftet. Außerdem notiere ich mir normalerweise auf meiner laufenden To-Do-Liste, dass ich mich um diesen Punkt kümmern muss.
Wenn es sich um eine Rechnung handelt, die erst in einiger Zeit fällig ist, erstelle ich eine Erinnerung in meinem Google-Kalender, damit ich es nicht vergesse.
Ich versuche, alle Papiere, die meine Aufmerksamkeit benötigen, sofort zu bearbeiten. Das kann das Bezahlen einer kleinen Rechnung sein (per Online-Rechnungsbegleichung), das Unterschreiben eines Erlaubnisscheins oder das Eingeben einer Quittung in meine Haushaltssoftware.
Wenn ich das in ein oder zwei Minuten erledigen kann, dann erledige ich es jetzt.
Ablage (temporär / permanent)
An diesem Punkt bleiben nur noch Papiere übrig, die abgeheftet werden müssen. Ich unterscheide zwischen zwei Arten der Ablage – temporär und permanent.
- Temporäre Ablage
Einige Papiere müssen für eine kurze Zeit aufbewahrt werden (ein Zeitplan für Freiwillige, eine Einladung zu einer Party, etc.)
Diese Art von Dingen könnte in einen Schrank geklebt werden (unser Kühlschrank ist nicht magnetisch, sonst würde ich sie dort aufhängen).
Andere Dinge werden in meinem Planer verstaut, bis ich sie brauche oder sie entsorgen kann (normalerweise während meines wöchentlichen Rückblicks, wenn ich einen kurzen Blick durch alle Papiere im Planer werfe).
Andere Papiere müssen auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden. Dazu gehören bezahlte Rechnungen, medizinische Dokumente, Quittungen für größere Anschaffungen usw. Diese Papiere haben ein temporäres Zuhause in einem Fach direkt in der Küche.
- Langfristige Ablage
Wenn die Ablage voll ist, ist das für mich ein Signal, ein paar Minuten damit zu verbringen, diese Papiere dauerhaft abzulegen. Ich bringe den Stapel nach oben ins Kinderzimmer, wo ich ein paar Plastikablagekästen (wie diesen) aufbewahre.
In ein paar Minuten kann ich die restlichen Papiere abheften.
Jetzt ist mein System aufgeräumt und bereit für weiteren Papierkram.
Nur ein paar Minuten täglich halten dieses System in Ordnung. Das mag nach vielen Schritten klingen, aber es braucht wirklich nur ein oder zwei Minuten täglich und dann vielleicht 5-10 Minuten einmal pro Woche oder so, um das System reibungslos am Laufen zu halten (und das Zwischenlagerfach vor dem Überlaufen zu bewahren).
Martha Stewart empfiehlt, Ihren Papierkram der Einfachheit halber zu zentralisieren.
Wie Sie Ihren Papierkram in Kategorien einteilen
Um Ihre Papiere abzulegen, wählen Sie Kategorien, die es Ihnen ermöglichen, Dinge später leicht zu finden und die Dinge auch relativ ordentlich zu halten.
Ich habe einen Standardsatz von Kategorien und ich kann je nach Bedarf einen neuen Ordner (und eine Kategorie) hinzufügen, je nachdem, welcher Papierkram aufbewahrt werden muss.
Meine Standardablagekategorien:
- Belege und Garantien – große Anschaffungen
- Belege und Garantien – kleine Anschaffungen (ich bewahre nur Belege auf, auf die ich später zugreifen möchte)
- Medizinische – Rechnungen (getrennt nach Personen, wenn nötig)
- Medizinische – Aufzeichnungen (getrennt nach Personen, wenn nötig)
- Rechnungen und Papiere der Versorgungsunternehmen (stellen Sie sicher, dass Sie die besten Tarife für diese Rechnungen aushandeln)
- Steuererklärungen – laufendes Jahr
- Steuerunterlagen
- Hypothekenabrechnungen und -unterlagen
- Papierkram für die Heimschule (bis es am Ende des Jahres in einer Mappe zusammengestellt wird)
- Die
- Hauswartungsunterlagen
- Gerätehandbücher (wegen der schieren Menge in einer separaten Box aufbewahrt)
- Offizielle Papiere (Geburtsurkunden, Autoscheine, Kopien von Reisepässen, etc.)
- Lebensversicherungspolicen
- Autoversicherungen, Wartungsprotokolle und Zulassungspapiere
- Memorabilien – ich behalte viele persönliche Briefe, die ich erhalte – ich habe ein Faible für persönliche Briefe, die auf physischem Papier geschrieben sind, in meinem Herzen!
Papiere, die ich nicht aufbewahre
- Bank- und Kreditkartenabrechnungen – ich schließe meine Konten mindestens einmal im Monat ab und ich kann meine Abrechnungen immer online einsehen.
- Die meisten alltäglichen Quittungen – sobald ich sie in meine Konten eingegeben habe, werden sie weggeworfen.
- Kataloge – ich mag es nicht, wenn sich diese Dinge stapeln. Ich finde, dass Kataloge mich (und meine Familie) nur unzufrieden mit dem machen, was ich schon habe.
- Karten – alle Karten, die wir erhalten, werden für ein paar Tage in der Küche ausgestellt und dann recycelt.
Schlüssel, damit dieses System für Sie funktioniert:
- Einen bestimmten Platz für Dinge zu haben, besonders einen für andere Leute, die auch Papierkram in Ihrem Haus erhalten.
- Die „kleinen“ Dinge sofort erledigen. Es ist so viel schöner, diese Dinge nur einmal anzufassen und sie aus dem Weg zu räumen.
- Ein Erinnerungssystem für Dinge haben, die Sie nicht sofort erledigen.
- Ein einfaches dauerhaftes Ablagesystem haben. Ein Pappkarton und ein paar Manila-Ordner reichen völlig aus.
Mancher Papierkram sollte besser elektronisch aufbewahrt werden.
Ein Großteil meines Papierkrams und meiner Aufzeichnungen online zu halten, ist eine große Hilfe, um den physischen Papierkram zu minimieren. (Bleiben Sie dran für einen zukünftigen Beitrag darüber, welche Aufzeichnungen ich online aufbewahre.)
Wie sieht es mit der Verwaltung der Schulunterlagen der Kinder aus?
Ich bewahre eine Auswahl von Schularbeiten für unser Heimschulportfolio auf. Zwei meiner Kinder sind jetzt in der Schule, also behalte ich nur ein paar ihrer Papiere pro Woche, falls wir für etwas mehr Zeit brauchen.
Alle Mitteilungen von der Schule werden sofort unterschrieben und für den nächsten Tag in den Rucksack gelegt. Wichtige Termine werden im Kalender markiert.
Was ist mit all den Papierbasteleien, die die Kinder machen?
Um, ich bin eine schreckliche Mutter in diesem Bereich 🙂
Ich klebe normalerweise die ein oder zwei neuesten Kreationen in der Küche auf und recycle den Rest. Meinen Kindern scheint das egal zu sein – der Spaß liegt für sie wirklich im Prozess und nicht so sehr im Endergebnis.
Wenn sie etwas haben, auf das sie besonders stolz sind, hängen wir es vielleicht in ihrem Zimmer auf, heben es auf oder machen einfach ein Foto davon und recyceln es.
Papierkram im Haushalt ist wie Wäsche.
Sie erneuert sich täglich! Stellen Sie sicher, dass Sie ein System haben, um ihn unter Kontrolle zu halten.