7 wskazówek, jak lepiej organizować spotkania 1 na 1

Jako menedżer lub lider zespołu, spotkania 1 na 1 dają możliwość regularnego kontaktu z zespołem. Pomagają zbudować silny rapport, co z kolei zwiększa efektywność i zrozumienie. Jako indywidualny współpracownik i członek zespołu, spotkania jeden na jeden są niezbędnym elementem rozwoju zawodowego.

W firmie Atlassian uważamy, że wyrobienie sobie nawyku regularnych rozmów z przełożonym jest niezwykle ważne. Bez względu na to, czy chodzi o sprawdzenie statusu projektu, rozwianie wątpliwości lub blokad, czy też o rozmowę na temat obecnego i przyszłego rozwoju, spotkania te tworzą fundament zrozumienia, zwłaszcza gdy odbywają się konsekwentnie.

Ale łatwo jest odłożyć spotkania 1 na 1 na bok. Wszyscy jesteśmy zajęci, a czas na te osobiste interakcje często się skraca, zwłaszcza gdy nie jesteśmy zdyscyplinowani. To duży błąd.

W ciągu moich lat pracy jako menedżer ludzi, widziałem wpływ, jaki mają efektywne spotkania, jeśli chodzi o skalowanie zespołu, a to jest szczególnie prawdziwe w przypadku spotkań 1 na 1. Oto więc dodatkowa wskazówka. Nazwiemy ją wskazówką nr 0: faktycznie organizuj spotkania 1 na 1 konsekwentnie. Najlepiej raz na tydzień lub dwa razy w miesiącu.

Te siedem wskazówek pomoże Ci w tym. Przeczytaj je, a następnie porozmawiaj ze swoim zespołem (lub menedżerem) o tym, jak najlepiej wykorzystać wspólnie spędzony czas.

Podziel się agendą

Istnieją konkurencyjne szkoły myślenia na temat tego, czy spotkania 1 na 1 są przede wszystkim korzystne dla menedżera czy dla członka zespołu. Choć ważne jest, aby obie strony czuły, że spotkanie 1 na 1 jest uzasadnionym wykorzystaniem ich czasu, uważam, że członkowie zespołu powinni mieć tu pierwszeństwo.

Proponuję, aby członek zespołu miał 75% udziału w agendzie, a menedżer 25%. Poświęć minutę na uzgodnienie punktów, które omówicie na początku spotkania. (Lub, jeśli jesteś naprawdę zorganizowany, wcześniej.)

Członkowie zespołu, słuchajcie uważnie: z 75 procentami władzy wiąże się 75 procent odpowiedzialności! Pomyśl o tematach z wyprzedzeniem i bądź przygotowany.

Każdy członek mojego zespołu i ja mamy wspólną tablicę Trello, na której możemy dodawać punkty porządku obrad, gdy tylko przyjdą nam do głowy, śledzić, o czym rozmawialiśmy, i przypisywać sobie działania następcze.

Wskazówka: Skopiuj ten szablon tablicy Trello i dostosuj go do swoich agend spotkań 1 na 1. (I znajdź więcej kreatywnych zastosowań dla tablic Trello tutaj.

Nie używaj spotkań 1 na 1 do aktualizacji statusów

Aktualizacje statusów są niezbędne dla menedżerów i członków zespołu. Ponadto, są wygodnym, dobrze znanym tematem. Z tych powodów łatwo mogą stać się głównym punktem spotkań 1 na 1. Nie pozwól, aby tak się stało!

Menedżerom zawsze doradza się, aby przekazywali swoim podwładnym informacje zwrotne i często rozmawiali o celach zawodowych, zamiast zachowywać to wszystko na coroczną ocenę. Zgadnij co? Spotkania 1 na 1 to doskonały czas na takie rozmowy.

Aktualizacje projektu powinny (najlepiej) odbywać się za pośrednictwem alternatywy bez spotkania: poczty elektronicznej, problemów Jira, czatu lub staromodnego, dobrego przejazdu przez biurko. Jeśli jest coś ważnego do przedyskutowania, jak pivoty lub ważne decyzje, uczyń z tego ostatni temat w agendzie spotkań jeden na jeden, aby przypadkowo nie zaabsorbować całego spotkania.

Zachęcaj do szczerości

Spotkania jeden na jeden będą efektywne tylko wtedy, gdy zarówno menedżer, jak i członek zespołu zaufają, że znajdują się w bezpiecznej przestrzeni, w której mogą mówić otwarcie. Stworzenie takiego środowiska wymaga wysiłku od obu stron.

Ze swojej strony menedżerowie powinni wyrobić sobie nawyk częstego przekazywania informacji zwrotnych z konkretnymi przykładami. Dążyć do tego, aby mieszanka pochwał i konstruktywnej krytyki miała proporcje 50/50. Mów szczerze o wyzwaniach, przed którymi stoi zespół, aby członkowie zespołu czuli się głęboko związani z jego misją. Może nawet zainspirujesz ich do większego wkładu w pracę zespołu.

Członkowie zespołu, bądźcie otwarci na to, z czym się zmagacie i potrzebujecie pomocy. Twój menedżer jest po to, aby Cię wspierać. Jeśli rozmowa nie stanie się trochę niezręczna, to znaczy, że nie drążysz ważnych spraw.

Zrób notatki

Zrobienie notatek pomaga zapamiętać dyskusję, tworzy podstawę dla kolejnych kroków i sygnalizuje, że jesteś zaangażowany w rozwój zarówno członka zespołu, jak i zespołu. Osobiście uważam, że trudno jest nadążyć z robieniem notatek na bieżąco. I nie lubię, gdy jedno (lub oboje) z nas dziobie w laptopie, zamiast w pełni angażować się w aktywne słuchanie.

Aby technologia nie przeszkadzała, spróbuj poświęcić ostatnie pięć minut spotkania 1 na 1 na podsumowanie i robienie notatek. Możesz też poświęcić pięć minut na notatki zaraz po spotkaniu, kiedy wszystko jest jeszcze świeże. Jeśli musisz pisać notatki na bieżąco, przynajmniej wycisz głośne powiadomienia, takie jak e-mail i programy do czatowania.

Wyjdź z sali konferencyjnej

Zmienna lokalizacja spotkań 1 na 1 to świetny sposób na zmianę wzorców interakcji. Prawda jest taka, że tak naprawdę nie wiesz, jak Twoja rutyna siedzenia przy stole wpływa na dynamikę władzy.

Więc zmieszaj to. Idźcie razem na kawę. Zjedzcie lunch i porozmawiajcie. Zróbcie spacer i pogadajcie, co jest dobre dla kreatywnego myślenia i budowania relacji. Może to również uratować ci życie. Pamiętaj, aby rozważyć rodzaje rozmów, które są odpowiednie dla tych różnych środowisk.

Sprecyzuj, czego oczekujesz od rozmowy

W przypadku każdego tematu, jasno określ, czego oczekujesz od dyskusji. Członkowie zespołu: czy prosisz swojego menedżera o podjęcie jakiegoś konkretnego działania, czy prosisz o informacje na temat tego, jak Ty sam powinieneś działać? Menedżerowie: zapytaj członka zespołu, czy chciałby, abyś zaangażował się w rozwiązanie problemu, czy po prostu uświadamia Ci, że ma do czynienia z trudną sytuacją, nad którą właśnie pracuje.

Przyjdź na każde spotkanie przygotowany z agendą lub listą tematów, które chciałbyś omówić. Menedżerowie mogą mieć tematy, które chcieliby omówić, ale to Ty (pamiętaj o podziale 75-25 powyżej) powinieneś ostatecznie prowadzić dyskusję.

Podsumowanie i ustalenie oczekiwań

Często zaczynamy nasze rozmowy 1 na 1 od najważniejszych tematów, a kończymy na najmniej ważnych. Ma to wpływ na normalizację priorytetów w umysłach zarówno menedżera, jak i członka zespołu.

Na koniec spotkania podejmij świadomy wysiłek, aby podsumować najważniejsze tematy i zadania, używając pytań takich jak:

• Jakie są oczekiwania wobec siebie nawzajem w tym tygodniu?
• Jakie były najważniejsze działania, które zamierzaliśmy podjąć w tym tygodniu?

Następnie omów te kwestie następnym razem, abyście oboje czuli, że wasze spotkania 1 na 1 mają ciągłość i dynamikę z tygodnia na tydzień.

Subskrybuj