Drobna gotówka

Petty cash to niewielka ilość środków uznaniowych w formie gotówki wykorzystywanych na wydatki, w przypadku których nie jest rozsądne dokonywanie wypłat czekiem, ze względu na niedogodności i koszty wypisania, podpisania, a następnie realizacji czeku.

Najpopularniejszym sposobem rozliczania drobnych wydatków gotówkowych jest zastosowanie systemu imprest. Fundusz początkowy byłby tworzony poprzez wystawienie czeku na żądaną kwotę. Kwota 100 dolarów jest wystarczająca dla większości małych firm, ponieważ wydatki, które mają być pokryte są niewielkie. Zapis księgowy dla tego funduszu początkowego polegałby na obciążeniu konta Petty Cash i uznaniu konta bankowego. Następnie czek ten zostałby zrealizowany w celu uzyskania rzeczywistej gotówki potrzebnej na płatności.

W miarę dokonywania wydatków, opiekun funduszu (księgowy lub członek personelu administracyjnego) będzie zwracał pracownikom koszty, a w zamian otrzyma bon na drobną gotówkę z załączonym paragonem/fakturą. W każdym momencie, suma gotówki w kasie plus zwrócone bony muszą być równe oryginalnemu funduszowi.

Gdy fundusz się wyczerpie, np. pozostanie 20$, opiekun prosi o uzupełnienie i przedstawia bony do zwrotu. Zakładając, że vouchery sumują się do 80$, wystawiany jest czek na 80$ uzupełnienia i rejestrowany jest debet na 80$ na wydatki biurowe. Po zrealizowaniu czeku, dysponent ma ponownie gotówkę w pierwotnej wysokości 100 USD.