Here's Why An Old-School Spreadsheet Is Still The Best Way To Track Your Expenses

AP Images Pilnie zarządzam moimi osobistymi finansami i śledzę domowe wydatki od ponad 20 lat.

Jak sumiennie, pytacie?

Cóż, mogę wam powiedzieć, że mój rachunek za kablówkę w lutym 1998 roku wynosił $8.03, i że wydałem $141.16 w 2006 roku na roczną prenumeratę Los Angeles Times.

Mogę również zweryfikować z całkowitą pewnością, że 7% mojego dochodu w 2007 roku poszło na artykuły spożywcze, i ręczę, że wydałem $88.95 w moim lokalnym K-Mart w sierpniu 2001 roku. Tylko nie pytaj mnie, na co, bo nie jestem aż tak dokładny w prowadzeniu dokumentacji.

Dlaczego śledzenie wydatków jest ważne

Poświęcenie czasu na śledzenie i analizowanie swoich dochodów i tego, gdzie one trafiają, jest kluczowym elementem zarządzania finansami osobistymi. Dzieje się tak dlatego, że odkrywamy ukryte przecieki pieniężne, które pomagają lepiej rozdysponować zasoby, zapewniając w ten sposób, że zawsze otrzymujemy najwięcej z naszej wypłaty.

Ułatwia to również wyznaczanie celów finansowych.

Oczywiście, przed śledzeniem wydatków, musisz je zarejestrować.

Choć nie jest to niemożliwe, próba śledzenia wszystkich zakupów gotówkowych może być niezwykle żmudna i czasochłonna. Z drugiej strony, wszystko, co zostało zakupione za pomocą kart kredytowych i debetowych, jest automatycznie rejestrowane i dostępne do wglądu online lub w ramach miesięcznych wyciągów z rachunku – dlatego używam kart kredytowych do tak wielu rzeczy, jak to tylko możliwe.

As for keeping tabs on how you spend your money, there are a panoply of options available.

Now I realize many people are initially attracted to sites like Mint, OneBudget, Adaptu, andMyBudget-Online because their automation features essentially make the job of tracking your money almost effortless. Problem w tym, że w świecie finansów osobistych uważam, że zbyt duża automatyzacja może być przekleństwem. Dzieje się tak dlatego, że kiedy narzędzia do zarządzania pieniędzmi stają się zbyt przyjazne dla użytkownika, wielu ludzi ma bardzo małą motywację do zrozumienia danych, które są im udostępniane.

Dla osób niezdyscyplinowanych finansowo, z czasem jest to pewny przepis na porażkę.

Duża zaleta arkuszy kalkulacyjnych

Dla mnie, bardziej oldschoolowe, praktyczne podejście jest jedyną drogą; używam mojego własnego arkusza kalkulacyjnego Excel, ponieważ zmusza mnie to do aktywnego zarządzania moimi finansami osobistymi. Daje mi to również większą kontrolę niż korzystanie z witryny internetowej, takiej jak Mint.

W rzeczywistości, każdego stycznia daję moim czytelnikom wgląd w niektóre z wykresów i podziałów finansowych na najwyższym poziomie w moim corocznym wpisie o stanie gospodarstwa domowego.

Prawda, arkusz kalkulacyjny nie jest tak seksowny, jak zautomatyzowane aplikacje internetowe do śledzenia pieniędzy, ale jest to ta sama sprawdzona metoda, której z powodzeniem używam do śledzenia moich dochodów, wartości netto i wydatków od ponad 17 lat.

Mimo, że stworzony przeze mnie arkusz kalkulacyjny Excel był dość prosty na początku, z biegiem lat stał się coraz bardziej szczegółowy i złożony, z wykresami kołowymi i grafami, które jasno pokazują wyniki naszych wydatków domowych i bieżące trendy.

Dzisiaj mój arkusz kalkulacyjny dzieli nasze wydatki domowe na 13 głównych kategorii i 50 podkategorii. Główne kategorie obejmują:

• Kredyty
• Użytki
• Medyczne & Stomatologiczne
• Wydatki na samochód
• Spożywcze
• Wydatki na dom (wyłączając hipoteki)
• Rozrywka
• Podatki
• Wypłaty VAT

I jeszcze kilka szybkich porad …

• Jeśli dopiero zaczynasz, ważne jest, aby upewnić się, że odłożyć około godziny lub tak co najmniej raz w miesiącu na przeglądanie książeczki czekowej, rachunki, i / lub wyciągi z kart kredytowych i rejestrowanie wydatków w arkuszu kalkulacyjnym.
• Często aktualizując swój finansowy arkusz kalkulacyjny, nie tylko będziesz w stanie szybko wychwycić wszelkie potencjalne błędy na swoich rachunkach, ale także nie będziesz mógł popaść w beznadziejne zaległości w swoich obowiązkach związanych z prowadzeniem dokumentacji.
• Jeśli nie jesteś ekspertem w Excelu, nie ma powodu do rozpaczy; Microsoft posiada wiele szablonów arkuszy budżetowych, które możesz pobrać i zmodyfikować do swoich potrzeb. W rzeczywistości, ich szablon „arkusz budżetu osobistego” został pobrany ponad 3,6 miliona razy.
• Jeśli nigdy nie korzystałeś z arkusza kalkulacyjnego, nie bądź onieśmielony – nie są one trudne w użyciu! Tak, arkusze kalkulacyjne są niezwykle potężnymi narzędziami dla tych, którzy wiedzą, jak wykorzystać wszystko, co mają do zaoferowania. Ale dla większości ludzi, podstawy potrzebne do prawidłowego śledzenia wydatków mogą być nauczone w mniej niż 30 minut.
• Jeśli nie chcesz wydawać pieniędzy na arkusz kalkulacyjny, taki jak Microsoft Excel, możesz wypróbować jego darmowy odpowiednik z OpenOffice. Używałem OpenOffice wcześniej i jest to bardzo zdolna alternatywa. Możesz również skorzystać z darmowych szablonów finansów osobistych dostarczanych przez Google Docs lub Savvy Spreadsheets.
• Gdy już skutecznie zdyscyplinujesz się, aby zawsze wydawać mniej niż zarabiasz, śledzenie wydatków staje się realną alternatywą dla budżetowania, która pozwala skupić się na optymalizacji finansów, aby uzyskać jak najwięcej korzyści z inwestycji.
• I na koniec, ale nie mniej ważne, pamiętaj o tym: W końcu tak naprawdę nie ma znaczenia, jakiego narzędzia używasz. Ważne jest Twoje zaangażowanie w aktywne zarządzanie swoimi finansami.