Jaki jest cel spotkania otwierającego projekt?
Jako agencja digital jesteśmy dumni z tworzenia rozwiązań, które wykraczają poza ładne strony internetowe czy krzykliwe taktyki marketingowe. Sukces definiujemy w kategoriach rezultatów, jakie nasi klienci są w stanie osiągnąć dzięki temu, co tworzymy. Spotkanie rozpoczynające projekt nadaje ton sukcesowi poprzez zapewnienie odpowiednich procesów, aby dotrzymać terminów projektu i dostarczyć wysokiej jakości produkty przez cały okres trwania współpracy.
Niezależnie od tego, czy rozważasz współpracę z agencją, aby przenieść swój marketing cyfrowy na wyższy poziom, czy też właśnie podpisałeś umowę z eCity na pracę nad nową stroną internetową lub kampanią, oto czego możesz się spodziewać po wstępnym spotkaniu rozpoczynającym projekt.
Co to jest spotkanie rozpoczynające projekt?
Podstawowym celem spotkania rozpoczynającego projekt jest ustalenie metod komunikacji pomiędzy klientem a agencją oraz sfinalizowanie harmonogramu projektu. Pomaga to zapewnić zgranie zespołu od samego początku, co prowadzi do większego sukcesu projektu i mniejszej liczby niedotrzymanych terminów.
Spotkanie otwierające projekt pomaga wszystkim zaangażowanym w projekt w dopasowaniu twarzy do nazwiska i lepszym poznaniu się. Jeśli to możliwe, zalecamy przeprowadzenie spotkania otwierającego projekt osobiście, ale w przypadku niektórych klientów lokalizacja może wymagać, aby spotkanie otwierające projekt odbyło się wirtualnie, za pośrednictwem klienta wideo lub przez telefon. Spotkanie zazwyczaj rozpoczyna się od przedstawienia zespołu, przechodzi do podsumowania strategii i celów projektu, a kończy się na kwestiach logistycznych, takich jak preferowane kanały komunikacji, względy budżetowe i proponowany harmonogram.
Jakie są cele spotkania otwierającego projekt?
Przedstawienie zespołu: W wielu przypadkach spotkanie podsumowujące projekt jest pierwszą okazją dla agencji do spotkania się z klientem twarzą w twarz. Dlatego dobrze jest przedstawić zarówno agencję, jak i zespół klienta. W ten sposób wszyscy zaangażowani będą mieli lepsze pojęcie o roli, jaką każda osoba odgrywa w organizacji i jak to wpłynie na projekt w przyszłości.
Przegląd procesu projektowego: Nie możemy przecenić znaczenia sprawdzonego procesu eCity w dostarczaniu naszym Klientom wyników, które pozytywnie wpłyną na ich wyniki finansowe. Jednak często zdarza się, że Klienci chcą przyspieszyć lub całkowicie pominąć fazę pierwszą, aby szybciej zacząć widzieć rezultaty. Spotkanie rozpoczynające projekt daje nam szansę na szczegółowe wyjaśnienie, co robimy w fazach odkrywania i badania każdego projektu i jak to doprowadzi do lepszego wyniku końcowego zarówno dla klienta, jak i jego użytkowników.
Ustalenie metod komunikacji: Jasna komunikacja jest kluczem do zapewnienia, że projekt przebiega płynnie, jest ukończony na czas i mieści się w budżecie. Jako kierownicy projektu, używamy spotkania rozpoczynającego projekt, aby ustalić, kto będzie głównym punktem kontaktowym po obu stronach, jak często chcieliby być informowani o naszych postępach i jaką metodę lub metody komunikacji preferują. Naszym celem jest komunikowanie się z klientami w sposób, który jest dla nich najłatwiejszy i najbardziej efektywny, niezależnie od tego, czy jest to telefon, e-mail, Google Docs, narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Basecamp, czy jakaś kombinacja wszystkich czterech.
Finalize Timeline: Jak powie Ci każdy doświadczony kierownik projektu, linia czasu jest kręgosłupem projektu. Aby projekt zakończył się sukcesem, linia czasu musi być realistyczna i uzgodniona przez wszystkich zaangażowanych. Spotkanie rozpoczynające projekt jest doskonałą okazją do omówienia, jak będzie wyglądał proces przekazywania informacji zwrotnych i zatwierdzania po stronie klienta oraz jaki będzie to miało wpływ na harmonogram. Pomaga to uniknąć kosztownych opóźnień w dalszej części linii.
Czego klienci powinni oczekiwać od tego spotkania?
Spotkanie rozpoczynające projekt stanowi wyjątkową okazję dla klientów, aby poznać ludzi stojących za agencją. W eCity jesteśmy dumni z tworzenia relacji z naszymi klientami, które wykraczają poza cotygodniową rozmowę o statusie projektu. Aby to osiągnąć, ważne jest, aby wszyscy interesariusze projektu byli obecni na spotkaniu rozpoczynającym projekt.
Zalecamy również, aby klienci byli przygotowani do odpowiedzi na pytania dotyczące ich procesu przekazywania informacji zwrotnej na temat kluczowych produktów. W ciągu wielu lat naszej działalności jako agencja cyfrowa odkryliśmy, że najbardziej udane projekty mają miejsce wtedy, gdy kierownik projektu i osoba kontaktowa są na tej samej stronie, jeśli chodzi o proces zatwierdzania i jego wpływ na terminy realizacji projektu.
Na koniec, jest to okazja dla klienta, aby zadać wszelkie pozostałe pytania, jakie może mieć przed rozpoczęciem projektu. Pytania dotyczące zakresu projektu, budżetu, harmonogramu i procesu są oczekiwane na tym etapie. Pamiętaj, że to spotkanie jest tak samo ważne dla klienta, jak i dla agencji.
Następne kroki
Spotkanie rozpoczynające projekt jest tylko pierwszym z wielu kroków na drodze do udanego rozpoczęcia projektu. Po tym, jak wszyscy się spotkali i przedyskutowali pożądane rezultaty projektu, nadszedł czas, aby agencja zabrała się do pracy i zamieniła te marzenia w rzeczywistość. W eCity ten kolejny krok zazwyczaj wiąże się z przekazaniem Klientom materiałów do zanurzenia się w marce i zaplanowaniem rozmów z interesariuszami. Następnie rozpoczynamy badania użytkowników, które mają na celu określenie strategii treści. Wtedy dzieje się magia!
Czy jesteś gotowy do rozpoczęcia kolejnego dużego projektu cyfrowego? eCity miało zaszczyt pracować z uznanymi klientami, takimi jak University of Pennsylvania, Pentec Health, Porsche i innymi, nad stworzeniem strategii cyfrowych, które napędzają wyniki biznesowe i angażują użytkowników na każdym etapie. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszymi najnowszymi studiami przypadków.
