Kompletny przewodnik po polityce podróży korporacyjnych

Możesz nie myśleć, że naprawdę potrzebujesz polityki podróży. W końcu większość osób podróżujących służbowo korzysta z niskobudżetowych linii lotniczych, więc nieodpowiedzialne wydawanie pieniędzy może nie być problemem w Twojej firmie. Ale dobra polityka podróży nie dotyczy tylko tego, co podróżni mogą kupić na swojej karcie firmowej lub ile mogą wydać na przeloty czy zakwaterowanie.

Polityka podróży służbowych to coś więcej: to Twój sposób na to, aby podróże służbowe nie pochłaniały całego czasu zespołu administracyjnego. To także sposób na zapewnienie bezpieczeństwa podróżującym.

Zbadajmy, jak napisać politykę podróży służbowej, która naprawdę ma znaczenie.

Jak stworzyć politykę podróży dla pracowników (tak, aby naprawdę jej przestrzegali)

Pomimo, że Twoja firma bezwzględnie skorzysta z posiadania polityki, ważne jest, aby postawić pracowników na pierwszym miejscu. Jeśli weźmiesz pod uwagę potrzeby swoich pracowników, zwiększysz szanse, że Twoja polityka będzie dla nich użyteczna.

Oto dwa ważne sposoby, aby wprowadzić to w życie.

• Zawarcie informacji potrzebnych pracownikom (takich jak zwrot kosztów i bezpieczeństwo) – Jeśli pracownicy muszą odwoływać się do Twojej polityki, to jest bardziej prawdopodobne, że się z nią zapoznają. Uwzględnij politykę dotyczącą podróży i wydatków, aby pracownicy wiedzieli, za co mogą otrzymać zwrot kosztów, a także procedurę zwrotu kosztów. Uwzględnij również ubezpieczenie podróżne i procedury awaryjne.
• Wyraźnie określ zatwierdzone narzędzie do rezerwacji podróży z wbudowanymi zasadami – Nie powinieneś oczekiwać, że pracownicy będą pamiętać dozwoloną stawkę za noc w 100 różnych miastach. Wykorzystaj swoją politykę podróży, aby przypomnieć pracownikom, co jest zatwierdzonym narzędziem rezerwacji podróży. Platforma ta powinna zawierać wbudowane polityki z budżetami według stawek i tras, a także procesy zatwierdzania, więc jeśli coś jest poza polityką, prośba zostanie wysłana do właściwego menedżera.

Jeśli szukasz szczegółów na temat najlepszego formatu polityki podróży, sprawdź nasz szablon polityki.

Jak napisać politykę podróży krok po kroku

Przyjrzyjrzyjmy się teraz procesowi pisania polityki, która naprawdę działa. Musisz ustalić cele i priorytety aktualizacji, zaangażować ważnych interesariuszy i sprawdzić, co działa, a co nie działa w Twojej obecnej polityce.

Przegląd aktualnej polityki lub praktyk

Czy Twoja polityka jest przestarzała lub nie masz jej wcale?

Przed dostosowaniem szablonu, warto sprawdzić, co jest, a co nie jest skuteczne w Twojej aktualnej polityce lub procesach podróży. Zrób to razem z interesariuszami podczas spotkania inauguracyjnego.

Określ cele i priorytety

Określ dwa lub trzy najważniejsze cele aktualizacji polityki, takie jak zaspokojenie potrzeb rosnącego zespołu. Oto przykładowe cele aktualizacji polityki podróży służbowych:

• Zmniejszenie zamieszania wśród podróżnych
• Zmniejszenie pracy ręcznej dla zespołu administracyjnego
• Poprawa zgodności z polityką podróży
• Zmniejszenie niepotrzebnych kosztów
• Poprawa obowiązku opieki i bezpieczeństwa podróżnych
• Poprawa finansowe śledzenie wydatków na podróże
• Podniesienie satysfakcji podróżnych

Zaangażuj interesariuszy

Rozmiar i organizacja Twojej firmy określi, kto musi zatwierdzić Twój nowy szablon polityki podróży. Ludzie są zajęci. Niektórzy interesariusze będą zaangażowani w cały proces. W przypadku innych interesariuszy, powinieneś dać im listę rzeczy do zatwierdzenia lub sprawdzenia, aby nie prosić o zbyt wiele ich czasu.

Oto kto powinien pomóc w napisaniu polityki podróży firmy lub zatwierdzić jej ostateczną wersję:

• Menadżer ds. podróży – Wnosi wgląd w zachowanie podróżnych, cele polityki i wszystkie szczegóły dotyczące sprzedawców, wynegocjowanych stawek i wiele więcej.
• Kierownik biura – Wnosi wgląd w problemy związane z procesem rezerwacji podróży i wsparciem podróży, a także pomaga ustalić cele w zakresie poprawy polityki i procedur
• Dyrektor generalny – Wnosi wgląd w cele dotyczące zgodności i oszczędności kosztów. Będzie miał również pomysły na usprawnienie procedur raportowania wydatków
• COO – Pomaga w ustaleniu celów dotyczących usprawnienia procesów i oszczędności czasu, jak również poprawy obowiązku opieki i zgodności
• Frequent travelers – Wie, co działa, a co nie w obecnej polityce podróży, i może również działać jako głos innych podróżujących
• HR – Rozumie wymagania i oczekiwania pracowników, a także ma inny zestaw celów związanych z podróżami (zatrudnianie, w przeciwieństwie do sprzedaży czy marketingu)

Współpracuj, aby stworzyć politykę, która spełni potrzeby wszystkich. Wybierz spośród członków zespołu wymienionych powyżej. Aby zminimalizować zakłócenia w regularnych obowiązkach każdego z nich, zorganizuj spotkanie inauguracyjne, aby ustalić cele, a następnie pracuj niezależnie, aby ukończyć dostosowywanie szablonu. W razie potrzeby możesz zwrócić się do poszczególnych interesariuszy o pomoc w niektórych sekcjach. Następnie zorganizuj końcowe spotkanie z wszystkimi interesariuszami, aby przejrzeć politykę przed jej wdrożeniem.

Wybierz styl zarządzania podróżami i poziom restrykcyjności

Zanim zaczniesz pisać swoją politykę, zdecyduj się również na styl zarządzania podróżami i poziom restrykcyjności. Znajomość tych kwestii ułatwi podjęcie innych decyzji.

• Styl zarządzania podróżami – Czy podróżni będą sami dokonywać rezerwacji za pomocą narzędzia do rezerwacji podróży służbowych? Czy też administrator/manager nadal będzie zajmował się rezerwacjami? Jak dużo wolności i autonomii chcesz zaoferować swoim podróżnym?

• Poziom restrykcyjności – Jeśli pozwolisz podróżnym na samodzielną rezerwację, jak restrykcyjna ma być Twoja polityka wbudowana w narzędzie do rezerwacji? Czy chcesz, aby umożliwiało ono podróżowanie poza polityką i po prostu wysyłało powiadomienie do menedżera? A może chcesz, aby wymagało to zatwierdzenia? A może chcesz, aby podróżni mogli wybrać szczegóły podróży, a następnie poprosić o zatwierdzenie wszystkich wyjazdów?

Jeśli interesariusze nadal nie zgadzają się co do stylu zarządzania podróżami, naprawdę trudno jest prawidłowo napisać politykę lub skonfigurować proces zatwierdzania wewnątrz narzędzia do rezerwacji podróży służbowych.

Decyduj, co zawrzeć w swojej polityce

Następnie, musisz zdecydować, co zawrzeć w swojej polityce. Poniżej przedstawiamy przegląd podstaw. Więcej szczegółów znajdziesz w następnej części tego przewodnika.

• Wprowadzenie z omówieniem, dlaczego polityka jest ważna dla pracowników i co znajdą w środku
• Twoja zatwierdzona procedura rezerwacji podróży i zatwierdzone narzędzie do rezerwacji podróży służbowych
• Kategorie dopuszczalnych wydatków, wraz ze szczegółowymi informacjami na temat tego, co podlega zwrotowi w każdej kategorii
• Zakupy bezzwrotne (aby podróżni wiedzieli, za co muszą zapłacić sami, jeśli chcą czegoś, co nie jest objęte ubezpieczeniem)
• Jak składać raporty wydatków i wnioski o zwrot kosztów
• Jak skontaktować się z działem pomocy w podróży, ubezpieczeniem podróżnym i dostawcami usług związanych z obowiązkiem opieki, jak również z procedurami awaryjnymi

Podczas gdy polityka wydatków na podróże dla małych firm może obejmować tylko kilka popularnych miast i tras, po których podróżuje firma, korporacja może potrzebować uwzględnić maksima dla każdego głównego miasta i trasy na świecie.

Opracuj swoją politykę i uzyskaj akceptację interesariuszy

Kolejnym krokiem jest opracowanie polityki i upewnienie się, że zawiera ona wszystkie powyższe elementy. Uzyskaj akceptację wszystkich interesariuszy, nie tylko tych z wyższych szczebli. Pamiętaj, aby uzyskać informacje zwrotne od jednej lub kilku osób często podróżujących, aby upewnić się, że dokument jest tak jasny i zwięzły, jak to tylko możliwe.

Ustaw zautomatyzowaną politykę podróży, która działa podczas procesu rezerwacji

Po zaktualizowaniu dokumentu polityki podróży, powinieneś stworzyć jego zautomatyzowaną wersję, która będzie kierować rezerwacjami podróży przez całą dobę. Zautomatyzowane zasady podróżowania blokują lub umożliwiają realizację podróży w momencie rezerwacji, w oparciu o parametry, takie jak globalny maksymalny koszt na lot lub maksymalny koszt na określonych trasach. Dowiedz się więcej o automatyzacji zatwierdzania podróży.

W naszym następnym artykule przedstawimy Ci politykę wypełniania pustych pól, aby ten proces był jak najszybszy.