Listy fundraisingowe: Prośba o darowiznę – prosta sprawa (+ darmowy szablon)

Podczas gdy millenialsi reagują na cyfrowe apele o datki, pokolenie baby boomer w przeważającej większości preferuje korespondencję bezpośrednią.

Mogą być wysyłane przez cały rok lub w celu zbierania funduszy na konkretne kampanie. Listy fundraisingowe zazwyczaj szczegółowo opisują potrzeby organizacji i informują darczyńców o tym, jak mogą pomóc. Dają szansę opowiedzenia potencjalnym darczyńcom swojej historii, pokazania wpływu, jaki organizacja wywiera, i zebrania poparcia dla swojej misji.

Listy fundraisingowe dzielą się na dwie odrębne kategorie: apele indywidualne i korporacyjne.

W tym artykule skupimy się na apelach indywidualnych.

Spis treści:

• Jak napisać skuteczny list fundraisingowy dla organizacji non-profit
• Przykłady listów fundraisingowych dla organizacji non-profit
• Szablon listu fundraisingowego dla organizacji non-profit
• Przygotowanie the Perfect Fundraising Letter

How to Write an Effective Nonprofit Fundraising Letter

Początkowo, poświęć trochę czasu na przejrzenie swojej misji i wizji, a także celów organizacyjnych. Następnie przeprowadź burzę mózgów i sprecyzuj cel listu fundraisingowego. Wreszcie, należy połączyć cel listu fundraisingowego z ogólną misją organizacji.

Przed napisaniem listu fundraisingowego należy również określić, jak dla nas będzie wyglądał sukces. Ile pieniędzy macie nadzieję zebrać i jak je wykorzystacie? Co zamierzacie osiągnąć? Odpowiedzi na te pytania pomogą ukierunkować treść Twojego listu.

Pomocne jest również podjęcie z wyprzedzeniem decyzji, ile listów z prośbami chcesz wysłać, jak często i kiedy jest najlepszy czas, aby to zrobić.

Pro tip: Zacznij swój pierwszy projekt od: „Piszę do Ciebie, ponieważ…”. Nawet jeśli ostatecznie wyedytujesz te słowa, rozpoczęcie od nich pomoże Ci sprecyzować cel i być na dobrej drodze do odpowiedniej wiadomości!

Pomyśl o swojej publiczności

Istnieje tyle rodzajów listów fundraisingowych, ile jest projektów i działań fundraisingowych. Wszystkie listy fundraisingowe, które wysyłasz, powinny być napisane w sposób, który będzie przekonujący dla docelowej grupy odbiorców.

Aby to osiągnąć, zazwyczaj warto dokonać segmentacji darczyńców.

Segmentacja darczyńców pozwala na dostosowanie tonu i informacji oraz zachęca darczyńców do angażowania się w relacje z organizacją non-profit w sposób, który jest odpowiedni dla miejsca, w którym się znajdują na początku swojej drogi jako darczyńcy.

Darczyńca, który przez lata wielokrotnie wspierał organizację, powinien otrzymać inny list niż osoba, która dopiero co została darczyńcą. Segmentacja pomaga również budować zaufanie i umożliwia organizacji non-profit strategiczny wzrost darowizn.

Jeśli nie masz dobrej bazy danych fundraiserów, zbieraj je poprzez ankiety wśród darczyńców. To bardzo ważne, abyś znał dane demograficzne i psychograficzne swoich odbiorców.

Opowiedz wciągającą historię

Opowiadanie historii jest kluczem do skutecznej komunikacji. Skup się w swoim liście fundraisingowym na historii konkretnej osoby lub sytuacji, w której pomogła Twoja organizacja non-profit.

Badania wykazały, że ludzie są bardziej zainteresowani losem pojedynczej, rozpoznawalnej osoby niż losem kilku osób lub ogólnym stwierdzeniem potrzeby. Przeczytaj więcej o tym, dlaczego darczyńcy dają i nie dają.

Zacznij swój list fundraisingowy od czegoś, co przykuje uwagę czytelnika: śmiałego pytania, stwierdzenia lub gry słów.

Głównym tematem Twojej opowieści powinno być to, kto lub co potrzebuje pomocy. Opowiedz historię rodziny walczącej o opłacenie szkoły dla czwórki swoich dzieci lub zwierzęcia potrzebującego domu na zawsze.

Po napisaniu o potrzebie, nakreśl rozwiązanie. Podaj, co robi Twoja organizacja non-profit i jak wygląda jej sukces.

Następnie przedstaw bohatera: swojego darczyńcę. To on sprawia, że zmiana staje się faktem. Spraw, by darczyńca był bohaterem tej historii za każdym razem.

Pozostań Donorocentryczny

Pośród kilku „magicznych” słów, które pomagają organizacjom non-profit zwiększyć darowizny, słowo „Ty” wyróżnia się na tle innych.

Komunikacja skoncentrowana na darczyńcy jest kamieniem węgielnym udanej kampanii fundraisingowej. Użycie słowa „ty” sprawia, że darczyńcy czują się docenieni i usuwa mury pomiędzy nimi a organizacją.

Darczyńcy, którzy czują się docenieni, są bardziej skłonni do ponownej darowizny.

Zastąp słowo „ja” słowem „ty”, kiedy tylko jest to możliwe, aby dodać ludzkie zainteresowanie i podkreślić osobisty charakter.

• Pozwoliłeś nam zatrudnić 1000 bezdomnych w zeszłym roku – a twoje poświęcenie robi różnicę.

Pro tip: Staraj się nie używać nazwy swojej organizacji w treści listu. Trzymając ją z dala od treści listu, jesteś zmuszony skupić się na darczyńcy.

Bądź krótki i słodki

Większość listów fundraisingowych ma od jednej do dwóch stron. Jednak najlepiej jest porzucić wszelkie zasady, gdy dopiero zaczynasz. Pozwól, by to treść dyktowała długość Twojego listu. Pisz tak długo, jak długo masz coś do powiedzenia, a potem przestań.

Nie czuj się tak, jakbyś musiał dodawać mnóstwo dodatkowych informacji tylko po to, by wyrobić się z liczbą słów.

Unikaj obcych zwrotów i wielkich słów.

Używaj przymiotników i przysłówków oszczędnie, unikaj skrótów i akronimów.

Chociaż Twój list fundraisingowy powinien być krótki i słodki, nigdy nie powinieneś rezygnować z jakości. Zawsze drukujcie listy na wysokiej jakości papierze i wysyłajcie je w trwałych kopertach. Nie zapomnijcie też, aby wasz list był charakterystyczny dla waszej organizacji. Przynajmniej umieść swoje logo w nagłówku.

Ułatw czytanie

Pomyśl o swoim liście jako o jeszcze jednej okazji do poinformowania darczyńcy o tym, czym zajmuje się Twoja organizacja i dlaczego jej praca ma znaczenie. Aby tak się stało, Twój list musi być łatwy do czytania.

Używanie dużej ilości białej przestrzeni sprawia, że to, co masz do powiedzenia, jest bardziej zachęcające dla odbiorców.

Używaj krótkich słów, krótkich zdań, krótkich akapitów i szybko przejdź do rzeczy! Używaj czytelnej czcionki o rozmiarze co najmniej 12. Wybierz czytelność ponad ładny design (jeśli nie możesz zrobić obu). Pisz w krótkich, strawnych akapitach.

Pomóż darczyńcy dostrzec ważne części Twojej wiadomości, podkreślając słowa kluczowe i frazy, a nawet zaznaczając je lub używając pogrubionego tekstu. Unikaj też używania przesadnego języka sprzedaży. To tylko sprawi, że będziesz brzmiał fałszywie.

Używaj prostego języka angielskiego i nie martw się o to, że Twój przekaz będzie zbyt prosty. Używanie prostego języka gwarantuje, że każdy z Twoich czytelników zrozumie, co masz mu do powiedzenia.

Jeff Brooks sugeruje, że listy fundraisingowe powinny być napisane na poziomie 4-6 klasy.

Opuszczaj statystyki

Mimo że wiele organizacji non-profit używa statystyk, by pokazać swój wpływ i uchodzić za bardziej wiarygodne, statystyki zazwyczaj nie skłaniają ludzi do dawania datków.

Mimo że fundraiserzy non-profit mają jak najlepsze intencje, listy fundraisingowe mogą czasem wyglądać tak: Nakarmiliśmy 88 dzieci w wieku poniżej 5 lat i ich umiejętności matematyczne poprawiły się o 12%, a dokładnie 91,7% twojego datku poszło bezpośrednio na ten cel.

Zamiast tego opowiedz emocjonalną historię, do której czytelnicy mogą się odnieść.

Możesz zwiększyć swoją wiarygodność, odnosząc się do wpływu konkretnej kwoty pieniędzy na jakiś problem. Powiedz swoim darczyńcom, na co przeznaczą 25 dolarów (np. kupią przybory szkolne dla jednego dziecka na 3 miesiące, kupią karmę dla 5 schroniskowych kotów na miesiąc, itp.)

Podkreśl pilność i wezwij do działania

Darczyńcy lepiej reagują na pilne potrzeby, a nie takie, które mogą łatwo zignorować do następnego apelu. Nie wystarczy jednak po prostu powiedzieć „to pilne” lub „przekaż darowiznę teraz”, choć użycie tych słów i wyrażeń może pomóc. Trzeba powiedzieć darczyńcom, dlaczego powinni wpłacić datek właśnie dziś. Co jest stawką? Jakie jest ryzyko? Jakie są konsekwencje?

Głównym celem listu jest przyciągnięcie darczyńców, więc wzmacniaj to przesłanie. Na końcu listu z darowiznami należy napisać jasne, przekonujące wezwanie do działania, wyraźnie prosząc czytelnika o datek. Nie zakładaj, że to jest jasne.

Wspaniałe wezwania do działania to prawdziwe pytania, które sugerują rzeczywiste kwoty dla darczyńców. „Czy ofiarujesz 25 dolarów, aby zmienić życie dziecka na zawsze?” t

Pro tip: Pozyskanie partnera do wyrównania datków przez pewien okres czasu pomaga zainspirować darczyńców i zmotywować ich do wpłacania datków teraz, zamiast „później” (co często zamienia się w nigdy).

Podziękuj i podpisz

Zawsze dziękuj swoim darczyńcom w liście fundraisingowym – niezależnie od tego, czy chodzi o rozważenie darowizny, czy o to, że są darczyńcami od lat.

Podpisz swój list fundraisingowy, ale zignoruj pokusę, by podpisywać się jako organizacja (np. „Czerwony Krzyż”). Czerwony Krzyż”). Zamiast tego wybierz pracownika, członka zarządu lub kluczowego wolontariusza, który będzie reprezentował organizację.

W ten sposób wzmocnisz poczucie osobistego związku i dodasz ludzki akcent do komunikacji fundraisingowej.

Jak już przy tym jesteś, zadbaj o personalizację listu. Za wszelką cenę należy unikać sformułowań „Drogi Przyjacielu” czy „Drogi Ceniony Darczyńco”. Używaj imienia lub nazwiska darczyńcy i zaadresuj list do niego (a nie tylko na zewnątrz, na kopercie z adresem).

I nie pisz błędnie jego imienia! Aby tego uniknąć, cały czas aktualizuj bazę danych swoich darczyńców i potencjalnych darczyńców.

Przepisuj, poprawiaj

Przed wysłaniem listu fundraisingowego poproś kogoś innego, aby go przejrzał. Kiedy czytamy coś zbyt wiele razy, zmniejsza się nasza zdolność do wychwytywania błędów i niespójności.

Uzyskaj opinie członków swojego zespołu, a także członka grupy docelowej na temat wczesnej wersji, aby upewnić się, że list jest przejrzysty.

Najlepiej będzie, jeśli dasz sobie czas przed sporządzeniem pierwszej wersji i spojrzysz na nią ponownie. Pozwoli Ci to spojrzeć na list świeżym okiem i znaleźć rzeczy, które można poprawić.

Nie zapomnij o odpowiedniej korekcie, zanim dotrze on do Twoich zwolenników.

Pro tip: Nie zapomnij o P.S. (post scriptum). Badania ruchu gałek ocznych wykazały, że dwie pierwsze rzeczy, na które czytelnicy zwracają uwagę przy otwieraniu listu, to ich imię i nazwisko oraz postscriptum. Dlatego upewnij się, że Twoje post scriptum powtarza Twój apel.

Pozostań prosty

Podczas gdy przygotowanie pakietu (teaser, list, koperta z odpowiedzią, zdjęcia, różne inne wkładki) może pokazać ciężką pracę i troskę, jaką włożyłeś w jego przygotowanie, list jest ostatecznie najważniejszym elementem Twojego pakietu.

Jeśli umieścisz w nim zbyt wiele dodatków, darczyńca nie będzie w stanie skupić się na liście, a nawet może się pogubić i odrzucić cały pakiet.

Zastanów się, czy pakiet jest minimalny i czy zawiera tylko te elementy, które mają najwyższą wartość i zachęcają darczyńcę do złożenia datku.

Co więcej, niektórych darczyńców mogą odstraszać wymyślne pakiety – chcą, aby każdy grosz trafił na cel.

Jeśli przygotowujesz bardziej rozbudowany pakiet, zastanów się, w jaki sposób każdy z tych elementów może przekonać darczyńcę do podjęcia działania już teraz. Użyj jednolitego motywu, symboli, kolorów i krojów pisma. Postaraj się, by zapadł w pamięć.

Ułatw przekazanie darowizny

Po godzinach, dniach, a nawet tygodniach spędzonych na tworzeniu najlepszego możliwego listu fundraisingowego, ważne jest, byś ułatwił swoim darczyńcom przekazanie darowizny.

Aby uzyskać optymalne rezultaty, zaoferuj swoim darczyńcom możliwość przekazania darowizny online i offline.

Wysłanie listu bez urządzenia do odpowiedzi to strata pieniędzy.

Pozwól swoim darczyńcom przekazać datek online, tworząc prostą, spersonalizowaną stronę dedykowaną wyłącznie zbieraniu datków z tego konkretnego apelu. W przeciwnym razie skieruj swoich darczyńców na ogólną stronę darowizn, którą wykorzystasz do zbierania datków na wszystkie apele fundraisingowe.

Nie pomijaj formularza darowizny online jako części procesu direct mail. Ostatnie badania wskazują, że jednym z najlepszych sposobów na napędzanie darowizn online jest wysłanie listu.

Przykłady listów fundraisingowych dla organizacji non-profit

Muzeum Więzienne w Nowym Jorku

Macmillan Cancer Support

Save the Children

Szablon listu fundraisingowego organizacji non-profit

Przeglądanie przykładowych dokumentów może służyć jako użyteczne źródło informacji i podstawa do tworzenia własnych listów fundraisingowych.

Użyj tego przykładowego listu jako wskazówek, gdy następnym razem będziesz musiał wysłać list fundraisingowy w imieniu swojej organizacji non-profit.

Szablon idealnego listu fundraisingowego

Wspaniały fundraising to autentyczne, ludzkie połączenie, a nie wysokiej klasy sztuka. Jeśli chcesz naprawdę dotrzeć do ludzi, opowiadaj historie. I opowiadaj je tak, jak ludzie opowiadają je ustnie.

Podczas gdy organizacje nastawione na zysk mogą sobie pozwolić na opłacenie profesjonalnego copywritera, organizacje non-profit często polegają na pracownikach wewnętrznych. Nie oznacza to jednak, że nie można stworzyć przekonującego i skutecznego listu fundraisingowego!

Podążaj za tymi wskazówkami – dostosowując je do swoich wyjątkowych okoliczności – a następnie eksperymentuj. Śledź uważnie wyniki, abyś mógł odpowiednio zmienić swój plan gry.

Mamy nadzieję, że dało Ci to pewien wgląd w to, jak napisać wspaniały list fundraisingowy.

Czy pisałeś już taki w przeszłości? Z jakimi listami odniosłeś największy sukces? Daj nam znać, pisząc na Twitterze na Donorbox.